เปลี่ยนเวิร์กช็อปที่บันทึกไว้ให้เป็น รายงานการประชุมที่ค้นหาได้
หัวหน้าทีมที่ทำงานแบบกระจายตัวบันทึกเวิร์กช็อประดับโลกเป็นภาษาอังกฤษ และการประชุมภายในเป็นภาษาโปรตุเกส จากนั้นใช้สรุปและแชตกับบทถอดเสียงเพื่อเก็บมติการตัดสินใจได้เร็วขึ้น ใน SozAI บทถอดเสียง 99% มีป้ายกำกับผู้พูด
สรุปสั้นๆ
SozAI เปลี่ยนเวิร์กช็อปที่บันทึกไว้ การประชุมทั้งองค์กร และการประชุมภายในให้เป็นทรานสคริปต์ที่ระบุผู้พูด สรุปที่สร้างโดย AI รายงานการประชุมฉบับร่าง และคำตอบที่ค้นหาได้ หัวหน้าทีมแบบกระจายบันทึกเวิร์กช็อปเป็นภาษาอังกฤษและการประชุมเป็นภาษาโปรตุเกส อัปโหลดไฟล์ ตรวจทานสรุป และใช้แชตกับทรานสคริปต์เพื่อค้นหามติ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง และรายละเอียดงบประมาณ โดยไม่ต้องเปิดฟังบันทึกทั้งหมดซ้ำ
การตั้งค่า
- ผู้ใช้งาน
- หัวหน้าทีมแบบกระจาย
- การบันทึกโดยทั่วไป
- เวิร์กช็อป การประชุมทั้งองค์กร การประชุมภายใน
- ปริมาณ
- ไฟล์ขนาดไม่เกิน 500 MB และยาวประมาณ 2.8 ชั่วโมง
- ภาษา
- ภาษาอังกฤษและภาษาโปรตุเกส
- อุปกรณ์
- iOS, Android, macOS, เว็บไซต์
- รูปแบบการส่งออกที่ใช้
- รายงานการประชุมฉบับร่างและทรานสคริปต์ TXT
- พื้นที่จัดเก็บ
- เซิร์ฟเวอร์ในเยอรมนี; HTTPS ระหว่างการส่งข้อมูล
ตัวเลขมาจากข้อมูลรวมแบบไม่ระบุตัวตนจากการใช้งาน SozAI ในระบบจริงและคลังทรานสคริปต์สาธารณะ ไม่ได้มาจากองค์กรใดองค์กรหนึ่งที่ระบุชื่อ
การบันทึกที่ยาวทำให้มติสำคัญหาได้ยาก
การบันทึกการประชุมช่วยเก็บเวิร์กช็อประดับโลก การประชุมรวมทั้งองค์กร และการอัปเดตภายในไว้ครบถ้วน แต่ก็ทำให้รายละเอียดสำคัญจมหายอยู่ในไฟล์เสียงยาว ๆ เมื่อมีคนถามเรื่องงบประมาณ กำหนดส่ง หรือคำขอจ้างงาน คำตอบอาจอยู่ที่ไหนสักแห่งในบทสนทนายาวเป็นชั่วโมง
ภาษาที่ใช้ประชุมหลายภาษายิ่งเพิ่มความซับซ้อนอีกชั้น ในรูปแบบการใช้งานแบบไม่ระบุตัวตนที่อยู่เบื้องหลังสถานการณ์ตัวอย่างนี้ หัวหน้าทีมบันทึกเวิร์กช็อปนานาชาติเป็นภาษาอังกฤษ และการประชุมภายในเป็นภาษาโปรตุเกส การติดตามงานต้องทำมากกว่าการเปิดเสียงซ้ำ พวกเขาต้องหาช่วงที่ถูกต้องและส่งสรุปที่ชัดเจนให้คนที่พลาดการประชุม
ผู้จัดการส่วนใหญ่ต้องการรายงานการประชุม งานที่ต้องทำต่อ และวิธีตรวจสอบมติอย่างรวดเร็วก่อนที่จะต้องมีคลังข้อความแบบคำต่อคำครบทั้งหมด หากไม่มีโครงสร้างนี้ ไฟล์บันทึกจะสะสมขึ้นเรื่อย ๆ และหัวหน้าทีมจะกลายเป็นแหล่งข้อมูลหลักเมื่อทุกคนต้องการคำชี้แจง
ขนาดของงานในเวิร์กโฟลว์นี้
จากการบันทึกสู่การติดตามงาน
หลังจบแต่ละเวิร์กช็อปหรือการประชุมรวมทั้งองค์กร หัวหน้าทีมจะอัปโหลดไฟล์บันทึกไปยัง SozAI ป้ายกำกับผู้พูดช่วยให้ระบุได้ง่ายขึ้นว่าใครเป็นคนยกประเด็น ใครอนุมัติขั้นตอนถัดไป หรือใครเป็นคนเปลี่ยนทิศทางการสนทนา ผู้จัดการเริ่มจากสรุปด้วย AI แล้วนำไปต่อยอดเป็นร่างรายงานการประชุม
เมื่อมีคำถามภายหลัง แชตกับบทถอดเสียงจะพาไปหาคำตอบได้ตรงจุด แทนที่จะต้องเปิดไฟล์ฟังซ้ำ หัวหน้าทีมสามารถถามได้เลยว่ากลุ่มตัดสินใจเรื่องหัวข้อเฉพาะอย่างไร จากนั้นบทถอดเสียงจะช่วยรองรับการติดตามงาน การตรวจสอบสถานะ และการสรุปเป็นลายลักษณ์อักษร
สำหรับทีมที่ใช้หลายภาษา เวิร์กโฟลว์เดียวกันนี้รองรับทั้งการประชุมภาษาอังกฤษและโปรตุเกส SozAI รองรับเนื้อหามากกว่า 20 ภาษา และการแปลเป็นภาษาปลายทางมากกว่า 15 ภาษา
เวิร์กโฟลว์การประชุม 4 ขั้นตอน
- 1 บันทึกเวิร์กช็อป การประชุมรวมทั้งองค์กร หรือการประชุมภายใน
- 2 อัปโหลดไฟล์เสียงหรือวิดีโอเพื่อรับบทถอดเสียงพร้อมป้ายกำกับผู้พูด
- 3 ใช้สรุปจาก AI เป็นร่างแรกของรายงานการประชุม
- 4 ถามแชตกับบทถอดเสียงเกี่ยวกับหัวข้อ ผู้รับผิดชอบ หรือกำหนดส่ง
การติดตามงานหลังประชุมเริ่มจากคำตอบที่หาเจอ
สำหรับผู้จัดการคนนี้ การถอดเสียงมีความสำคัญเพราะช่วยให้นึกข้อมูลได้เร็วขึ้น การติดตามงานเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจนขึ้น และย้อนกลับไปดูไฟล์บันทึกได้ง่ายขึ้น
สรุปกลายเป็นร่างรายงานการประชุม
สรุปจาก AI ช่วยให้หัวหน้าทีมมีจุดเริ่มต้นสำหรับบันทึก มติ และงานที่ต้องดำเนินการต่อ
ค้นหามติการตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
แชตกับบทถอดเสียงตอบคำถามเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมตกลงกันได้ โดยไม่ต้องเปิดฟังทั้งเซสชันซ้ำ
บันทึกเดียวครอบคลุมหลายภาษาที่ใช้ประชุม
เวิร์กช็อปภาษาอังกฤษและการประชุมภายในภาษาโปรตุเกสสามารถอยู่ในบันทึกที่ค้นหาได้ชุดเดียว แทนการแยกเก็บในหลายระบบจดบันทึก
อะไรทำให้เวิร์กโฟลว์นี้ใช้ได้จริง
ป้ายกำกับผู้พูดช่วยให้ความรับผิดชอบชัดเจน
เมื่อ 99% ของบทถอดเสียงมีป้ายกำกับผู้พูด หัวหน้าทีมจึงเชื่อมโยงมติและข้อกังวลกับผู้พูดที่เกี่ยวข้องได้
เซสชันยาวก็ยังอยู่ในเวิร์กโฟลว์นี้ได้
SozAI ประมวลผลไฟล์ที่ยาวได้สูงสุด 2.8 ชั่วโมง ครอบคลุมเวิร์กช็อป การอบรม และการบันทึกการประชุมรวมทั้งองค์กรจำนวนมาก
ใช้คำถามแทนการกลับไปฟังซ้ำ
แชตกับบทถอดเสียงช่วยให้ผู้จัดการถามข้อมูลจากไฟล์บันทึกได้ทันทีเมื่อเริ่มติดตามงาน แทนการค้นหาในเสียงด้วยตนเอง
ระยะเวลาของแต่ละขั้นตอน
- บันทึกการประชุมระหว่างเวิร์กช็อปหรือการประชุม
หัวหน้าทีมบันทึกเวิร์กช็อป การประชุมทั้งองค์กร หรือการอัปเดตภายในเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาโปรตุเกส
- อัปโหลดไฟล์หลังการประชุม
อัปโหลดบันทึกไปยัง SozAI ไฟล์แต่ละไฟล์มีขนาดไม่เกิน 500 MB และยาวประมาณ 2.8 ชั่วโมง
- สร้างทรานสคริปต์ประมาณห้านาทีสำหรับการบันทึก 50 นาที
SozAI มักส่งผลการบันทึกยาวหนึ่งชั่วโมงกลับมาภายในประมาณหนึ่งถึงสองนาที พร้อมป้ายกำกับผู้พูดบนทรานสคริปต์
- จัดทำรายงานการประชุมฉบับร่างหลังประมวลผลเสร็จ
หัวหน้าทีมตรวจทานสรุปจาก AI ตรวจสอบมติและรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการเทียบกับทรานสคริปต์ แล้วส่งออกรายงานการประชุมฉบับร่างเป็น PDF
- ค้นหามติภายหลัง เมื่อมีคำถามเกิดขึ้น
ใช้แชตกับทรานสคริปต์เพื่อถามเกี่ยวกับหัวข้อ ผู้รับผิดชอบ กำหนดส่ง หรือรายการงบประมาณ แทนการเปิดฟังบันทึกทั้งหมดซ้ำ
สิ่งที่เวิร์กโฟลว์นี้ไม่ทำ
คุณภาพเสียงมีผลต่อความแม่นยำ
ในการทดสอบความแม่นยำที่ SozAI เผยแพร่ กับเสียงอ่านที่ชัดเจน อัตราคำผิดอยู่ที่ 3.6% สำหรับภาษาอังกฤษ และ 8.0% สำหรับภาษาโปรตุเกส ความแม่นยำลดลงเมื่อมีคนพูดทับกัน สำเนียงหนัก เสียงรบกวนรอบข้าง และเสียงคุณภาพระดับโทรศัพท์
ต้องตรวจทานสรุป
SozAI จัดทำสรุปและรายงานการประชุมฉบับร่าง แต่ไม่ได้อนุมัติมติ ยืนยันผู้รับผิดชอบงาน หรือทดแทนการตรวจทานกับทรานสคริปต์ต้นฉบับโดยอิสระ
ข้อจำกัดด้านขนาดและระยะเวลาไฟล์
SozAI ไม่รับไฟล์ที่มีขนาดเกิน 500 MB หรือการบันทึกที่ยาวเกินประมาณ 2.8 ชั่วโมงต่อไฟล์อย่างมีนัยสำคัญ
ทรานสคริปต์ไม่ใช่ไฟล์บันทึกต้นฉบับ
SozAI สร้างข้อความ ประทับเวลา ป้ายกำกับผู้พูด สรุป และคำตอบจากแชต แต่ไม่สามารถขจัดความกำกวมที่เกิดจากเสียงไม่ชัดหรือการพูดทับกันได้
คำศัพท์ที่ใช้ในหน้านี้
- ป้ายกำกับผู้พูด
- ป้ายกำกับผู้พูด หรือที่เรียกว่าการแยกผู้พูด (diarization) ใช้ระบุว่าผู้เข้าร่วมคนใดเป็นผู้พูดในแต่ละส่วนของทรานสคริปต์
- แชตกับทรานสคริปต์
- แชตกับทรานสคริปต์ช่วยให้ผู้ใช้ถามคำถามเกี่ยวกับไฟล์บันทึกที่ถอดเสียงแล้ว และค้นหารายละเอียดการสนทนาที่เกี่ยวข้อง
- ประทับเวลาระดับคำ
- การประทับเวลาระดับคำจะผูกข้อมูลเวลาไว้กับคำแต่ละคำ เพื่อให้จับคู่ข้อความในทรานสคริปต์กับช่วงที่เกี่ยวข้องในไฟล์บันทึกได้
- รายงานการประชุมฉบับร่าง
- รายงานการประชุมฉบับร่างคือบันทึกการประชุมที่จัดทำจากสรุปของ AI และทรานสคริปต์ ซึ่งยังต้องผ่านการตรวจทานโดยมนุษย์ก่อนเผยแพร่
รูปแบบการประชุมที่หลายทีมมีร่วมกัน
ในผู้ใช้มากกว่า 5,400 คน SozAI เปลี่ยนบทสนทนาที่บันทึกไว้ให้เป็นเนื้อหาที่ผู้คนอ่าน แชร์ และย้อนกลับมาดูได้ ทีมต่าง ๆ ใช้สรุป ป้ายกำกับผู้พูด คำบรรยาย การแปล และแชตกับบทถอดเสียง เพื่อไม่ให้ข้อมูลสำคัญติดอยู่แค่ในไฟล์เสียง
เรื่องราวนี้เป็นการสังเคราะห์จากรูปแบบการใช้งานจริงแบบไม่ระบุตัวตนในระบบโปรดักชัน ไม่ใช่บัญชีลูกค้ารายใดรายหนึ่งที่ระบุตัวตนได้
คำตอบ
คำถามเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์นี้
SozAI เปลี่ยนเวิร์กช็อปที่บันทึกไว้เป็นรายงานการประชุมได้อย่างไร
SozAI รับไฟล์บันทึกเวิร์กช็อปและสร้างทรานสคริปต์ที่มีป้ายกำกับผู้พูด ประทับเวลา และสรุปจาก AI หัวหน้าทีมตรวจทานสรุปในประเด็นมติ รายการสิ่งที่ต้องดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่ง จากนั้นส่งออกร่างที่ตรวจทานแล้วเป็น PDF เมื่อภายหลังมีคำถามเฉพาะเกี่ยวกับหัวข้อที่พูดในเวิร์กช็อป แชตกับทรานสคริปต์จะให้คำตอบที่ตรงประเด็น
SozAI ระบุได้หรือไม่ว่าใครพูดอะไรในการประชุม
SozAI ใช้การแยกผู้พูดเพื่อเพิ่มป้ายกำกับผู้พูดในทรานสคริปต์ และทรานสคริปต์ 99% ที่สร้างในแอปมีป้ายกำกับดังกล่าว ป้ายกำกับช่วยให้หัวหน้าทีมแยกได้ว่าใครเป็นผู้แจ้งข้อกังวล อนุมัติขั้นตอนถัดไป หรือมอบหมายงาน การพูดทับกันและเสียงที่ไม่ชัดอาจลดความน่าเชื่อถือของการแยกผู้พูด
SozAI ใช้เวลานานเท่าใดในการถอดเสียงการประชุม
การบันทึกยาวหนึ่งชั่วโมงมักพร้อมภายในประมาณหนึ่งถึงสองนาทีหลังอัปโหลด หัวหน้าทีมจึงตรวจทรานสคริปต์ ใช้สรุปจาก AI เป็นร่างรายงานการประชุม และถามแชตของทรานสคริปต์เรื่องการตัดสินใจหรือกำหนดส่งได้ ความเร็วในการประมวลผลไม่ได้ทำให้ไม่ต้องตรวจส่วนที่เสียงไม่ชัด
SozAI ถอดเสียงการประชุมภาษาอังกฤษและภาษาโปรตุเกสได้หรือไม่
SozAI รองรับ 99 ภาษาและมีการตรวจจับภาษาอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์นี้ใช้ SozAI กับเวิร์กช็อปภาษาอังกฤษและการประชุมภายในภาษาโปรตุเกส ทำให้บันทึกทั้งสองรายการได้รับทรานสคริปต์ ป้ายกำกับผู้พูด สรุป และสิทธิ์เข้าถึงแชตกับทรานสคริปต์ การรองรับภาษาไม่ได้รับประกันความแม่นยำที่เท่ากันในทุกไฟล์บันทึก เนื่องจากคุณภาพไมโครโฟน สำเนียง และการพูดทับกันมีผลต่อผลลัพธ์
SozAI รองรับขนาดไฟล์และรูปแบบการส่งออกใดบ้าง
SozAI ประมวลผลไฟล์ขนาดไม่เกิน 500 MB และยาวประมาณ 2.8 ชั่วโมงต่อไฟล์ รูปแบบการส่งออกมี TXT, PDF, SRT และ VTT พร้อมการประทับเวลาระดับคำ หัวหน้าทีมสามารถใช้ TXT สำหรับทรานสคริปต์แบบข้อความล้วน หรือใช้ SRT และ VTT สำหรับคำบรรยายที่มีการกำหนดเวลา ข้อจำกัดด้านไฟล์ใช้กับการบันทึกแต่ละรายการที่อัปโหลด
SozAI ปกป้องข้อมูลการประชุมที่บันทึกไว้อย่างไร
SozAI จัดเก็บไฟล์ที่อัปโหลดบนเซิร์ฟเวอร์ในเยอรมนี และการอัปโหลดส่งผ่าน HTTPS ส่วนการรู้จำเสียงพูดและการสรุปทำงานที่พันธมิตรซึ่งระบุไว้ในหน้าผู้ประมวลผลช่วง ขั้นตอนทำงานนี้เก็บการบันทึก ทรานสคริปต์ สรุป และไฟล์ส่งออกไว้ในบัญชีเดียว ไม่ต้องใช้ระบบโน้ตแยกต่างหาก ตอนนี้ SozAI ยังไม่มีบทบาทผู้ดูแลทีม จึงต้องใช้กฎควบคุมการเข้าถึงและการเก็บรักษาของทีมเอง
เปลี่ยนไฟล์บันทึกการประชุมให้เกิดประโยชน์
อัปโหลดเวิร์กช็อป การประชุมรวมทั้งองค์กร และการประชุมทีม เพื่อรับบทถอดเสียง สรุป และคำตอบอย่างรวดเร็วจากการสนทนา