Biến các buổi workshop đã ghi âm thành biên bản có thể tìm kiếm
Một trưởng nhóm làm việc phân tán ghi lại các workshop toàn cầu bằng tiếng Anh và các cuộc họp nội bộ bằng tiếng Bồ Đào Nha, rồi dùng bản tóm tắt và trò chuyện với bản chép lời để nắm quyết định nhanh hơn. Trên SozAI, 99% bản chép lời có gắn nhãn người nói.
Tóm lại
SozAI chuyển các buổi workshop được ghi âm, phiên họp toàn công ty và cuộc họp nội bộ thành bản chép lời có gắn nhãn người nói, bản tóm tắt do AI tạo, biên bản dự thảo và câu trả lời có thể tìm kiếm. Trưởng nhóm làm việc phân tán ghi âm workshop bằng tiếng Anh và các cuộc họp bằng tiếng Bồ Đào Nha, tải tệp lên, xem lại bản tóm tắt và dùng tính năng trò chuyện với bản chép lời để tìm quyết định, người phụ trách, thời hạn và chi tiết ngân sách mà không cần nghe lại toàn bộ bản ghi.
Thiết lập
- Đối tượng
- Trưởng nhóm làm việc phân tán
- Bản ghi điển hình
- Workshop, phiên họp toàn công ty, cuộc họp nội bộ
- Khối lượng
- Tệp tối đa 500 MB và khoảng 2.8 giờ
- Ngôn ngữ
- Tiếng Anh và tiếng Bồ Đào Nha
- Thiết bị
- iOS, Android, macOS, website
- Định dạng xuất dùng
- Biên bản dự thảo DOCX và bản chép lời TXT
- Lưu trữ
- Trung tâm dữ liệu tại EU với mã hóa AES-256 khi lưu trữ
Các con số được lấy từ dữ liệu tổng hợp đã ẩn danh về hoạt động sử dụng SozAI trong thực tế và thư viện bản chép lời công khai, không phải từ một tổ chức được nêu tên.
Bản ghi dài che khuất quyết định
Các cuộc họp được ghi lại giúp lưu giữ workshop toàn cầu, các buổi họp toàn công ty và cập nhật nội bộ. Nhưng chúng cũng làm những chi tiết hữu ích bị chôn vùi trong các tệp âm thanh dài. Khi ai đó hỏi về một khoản ngân sách, thời hạn hay đề xuất tuyển dụng, câu trả lời có thể nằm đâu đó trong cả tiếng thảo luận.
Nhiều ngôn ngữ trong cuộc họp khiến mọi thứ phức tạp hơn. Trong các mẫu sử dụng đã được ẩn danh đứng sau tình huống tổng hợp này, trưởng nhóm ghi lại workshop quốc tế bằng tiếng Anh và các cuộc họp nội bộ bằng tiếng Bồ Đào Nha. Việc theo dõi sau cuộc họp không chỉ là phát lại âm thanh: họ cần tìm đúng đoạn và chia sẻ bản tóm tắt rõ ràng cho những người đã lỡ cuộc họp.
Phần lớn quản lý cần biên bản, đầu việc và cách nhanh để xác minh quyết định trước khi họ cần một bản lưu trữ đầy đủ từng lời một. Nếu không có cấu trúc đó, các bản ghi sẽ chất đống và trưởng nhóm sẽ trở thành nguồn giải thích mặc định.
Quy mô đằng sau quy trình này
Từ bản ghi đến theo dõi sau họp
Sau mỗi workshop hoặc buổi họp toàn công ty, trưởng nhóm tải bản ghi lên SozAI. Nhãn người nói giúp dễ xác định ai đã nêu mối lo ngại, phê duyệt bước tiếp theo hoặc chuyển hướng cuộc thảo luận. Người quản lý bắt đầu với bản tóm tắt AI và biến nó thành bản nháp biên bản cuộc họp.
Khi có câu hỏi phát sinh về sau, trò chuyện với bản chép lời mang lại đường đi trực tiếp đến câu trả lời. Thay vì phát lại bản ghi, trưởng nhóm hỏi nhóm đã quyết định gì về một chủ đề cụ thể. Từ đó, bản chép lời hỗ trợ việc theo dõi, kiểm tra trạng thái và viết phần tóm tắt.
Với các nhóm đa ngôn ngữ, cùng một quy trình có thể áp dụng cho các cuộc họp bằng tiếng Anh và tiếng Bồ Đào Nha. SozAI hỗ trợ nội dung bằng hơn 20 ngôn ngữ và dịch sang hơn 15 ngôn ngữ đích.
Quy trình họp gồm bốn bước
- 1 Ghi lại workshop, buổi họp toàn công ty hoặc cuộc họp nội bộ.
- 2 Tải lên tệp âm thanh hoặc video để nhận bản chép lời có nhãn người nói.
- 3 Dùng bản tóm tắt AI làm bản nháp đầu tiên cho biên bản cuộc họp.
- 4 Hỏi trò chuyện với bản chép lời về một chủ đề, người phụ trách hoặc thời hạn.
Theo dõi sau họp bắt đầu từ câu trả lời
Với người quản lý này, chép lời quan trọng vì nó giúp nhớ lại nhanh hơn, theo dõi bằng văn bản rõ ràng hơn và xem lại bản ghi dễ hơn.
Bản tóm tắt trở thành bản nháp biên bản
Bản tóm tắt AI cho trưởng nhóm điểm bắt đầu để ghi chú, lưu quyết định và đầu việc.
Dễ truy lại quyết định hơn
Trò chuyện với bản chép lời trả lời các câu hỏi cụ thể về điều cả nhóm đã thống nhất mà không cần phát lại toàn bộ buổi họp.
Một hồ sơ chung cho nhiều ngôn ngữ họp
Workshop bằng tiếng Anh và các cuộc họp nội bộ bằng tiếng Bồ Đào Nha có thể nằm trong một hồ sơ có thể tìm kiếm thay vì ở các hệ thống ghi chú tách rời.
Điều khiến quy trình này thực tế
Nhãn người nói làm rõ trách nhiệm
Với 99% bản chép lời có nhãn người nói, trưởng nhóm có thể gắn quyết định và mối lo ngại với đúng người phát biểu.
Các buổi họp dài vẫn phù hợp quy trình
SozAI xử lý tệp dài tới 2.8 giờ, bao phủ nhiều workshop, buổi đào tạo và bản ghi họp toàn công ty.
Đặt câu hỏi thay cho nghe lại
Trò chuyện với bản chép lời cho phép người quản lý hỏi bản ghi khi bắt đầu theo dõi thay vì phải tự tìm thủ công trong âm thanh.
Thời gian thực hiện từng bước
- Ghi âm cuộc họpTrong workshop hoặc cuộc họp
Trưởng nhóm ghi âm workshop, phiên họp toàn công ty hoặc cập nhật nội bộ bằng tiếng Anh hoặc tiếng Bồ Đào Nha.
- Tải tệp lênSau cuộc họp
Bản ghi được tải lên SozAI. Mỗi tệp có thể có dung lượng tối đa 500 MB và thời lượng khoảng 2.8 giờ.
- Tạo bản chép lờiKhoảng năm phút cho bản ghi 50 phút
SozAI chép lời với tốc độ khoảng 10x thời gian thực. Khoảng 99% bản chép lời được tạo trong ứng dụng có gắn nhãn người nói.
- Soạn biên bảnSau khi xử lý
Trưởng nhóm xem lại bản tóm tắt do AI tạo, đối chiếu các quyết định và đầu việc với bản chép lời, rồi xuất biên bản dự thảo dưới dạng DOCX.
- Tra cứu một quyết địnhSau đó, khi phát sinh câu hỏi
Tính năng trò chuyện với bản chép lời được dùng để hỏi về một chủ đề, người phụ trách, thời hạn hoặc khoản ngân sách thay vì nghe lại toàn bộ bản ghi.
Những việc quy trình này không thực hiện
Chất lượng âm thanh ảnh hưởng đến độ chính xác
SozAI đạt độ chính xác khoảng 99% ở cấp độ từ với lời nói rõ ràng được ghi bằng microphone đủ tốt. Độ chính xác giảm khi nhiều người nói chồng lấn, giọng địa phương nặng, có tiếng ồn nền hoặc âm thanh ở chất lượng điện thoại.
Cần xem lại bản tóm tắt
SozAI tạo bản tóm tắt và biên bản dự thảo; công cụ không tự phê duyệt quyết định, xác nhận người phụ trách đầu việc hoặc thay thế việc đối chiếu với bản chép lời nguồn.
Giới hạn về dung lượng và thời lượng tệp
SozAI không tiếp nhận tệp lớn hơn 500 MB hoặc bản ghi dài hơn đáng kể so với khoảng 2.8 giờ cho mỗi tệp.
Bản chép lời không phải bản ghi gốc
SozAI tạo văn bản, mốc thời gian, nhãn người nói, bản tóm tắt và câu trả lời từ tính năng trò chuyện. Công cụ không loại bỏ được sự mơ hồ do âm thanh không rõ hoặc lời nói chồng lấn gây ra.
Các thuật ngữ dùng trên trang này
- Nhãn người nói
- Nhãn người nói, còn gọi là diarization, cho biết người tham gia nào tương ứng với từng phần của bản chép lời.
- Trò chuyện với bản chép lời
- Tính năng trò chuyện với bản chép lời cho phép người dùng đặt câu hỏi về bản ghi đã được chép lời và lấy lại các chi tiết liên quan trong cuộc thảo luận.
- Mốc thời gian ở cấp độ từ
- Mốc thời gian ở cấp độ từ gắn thông tin thời điểm với từng từ, để có thể đối chiếu một đoạn chép lời với bản ghi.
- Biên bản dự thảo
- Biên bản dự thảo là ghi chép cuộc họp được soạn từ bản tóm tắt do AI tạo và bản chép lời, vẫn cần con người xem xét trước khi phân phối.
Mẫu họp chung của nhiều nhóm
Với hơn 5,400 người dùng, SozAI biến các cuộc trò chuyện đã ghi âm thành nội dung mà mọi người có thể đọc, chia sẻ và xem lại. Các nhóm dùng bản tóm tắt, nhãn người nói, phụ đề, dịch thuật và trò chuyện với bản chép lời để thông tin quan trọng không bị mắc kẹt trong âm thanh.
Câu chuyện này là một tình huống tổng hợp từ các mẫu sử dụng đã được ẩn danh trong hoạt động thực tế, không phải từ một tài khoản khách hàng cụ thể nào.
Câu trả lời
Câu hỏi về quy trình này
SozAI chuyển một workshop được ghi âm thành biên bản cuộc họp như thế nào?
SozAI tiếp nhận bản ghi workshop và tạo bản chép lời có nhãn người nói, mốc thời gian cùng bản tóm tắt do AI tạo. Trưởng nhóm xem lại bản tóm tắt về các quyết định, đầu việc, người phụ trách và thời hạn, sau đó xuất bản dự thảo đã xem xét dưới dạng DOCX. Tính năng trò chuyện với bản chép lời cung cấp câu trả lời theo mục tiêu khi câu hỏi phát sinh sau đó liên quan đến một chủ đề cụ thể đã được thảo luận trong workshop.
SozAI có thể xác định ai đã nói gì trong cuộc họp không?
SozAI sử dụng diarization người nói để thêm nhãn người nói vào bản chép lời, và 99% bản chép lời được tạo trong ứng dụng có các nhãn này. Các nhãn giúp trưởng nhóm phân biệt ai nêu quan ngại, phê duyệt bước tiếp theo hoặc giao một đầu việc. Lời nói chồng lấn và âm thanh kém có thể làm giảm độ tin cậy của việc phân tách người nói.
SozAI mất bao lâu để chép lời một cuộc họp?
SozAI chép lời với tốc độ khoảng 10x thời gian thực. Bản ghi 50 phút thường sẵn sàng trong khoảng năm phút. Sau đó, trưởng nhóm có thể xem lại bản chép lời, dùng bản tóm tắt do AI tạo làm dự thảo biên bản và hỏi tính năng trò chuyện với bản chép lời về các quyết định hoặc thời hạn. Tốc độ xử lý không loại bỏ nhu cầu kiểm tra những đoạn âm thanh không rõ.
SozAI có thể chép lời các cuộc họp bằng tiếng Anh và tiếng Bồ Đào Nha không?
SozAI hỗ trợ 100+ ngôn ngữ và có tính năng tự động phát hiện ngôn ngữ. Quy trình này dùng SozAI cho các workshop bằng tiếng Anh và cuộc họp nội bộ bằng tiếng Bồ Đào Nha, để cả hai loại bản ghi đều có bản chép lời, nhãn người nói, bản tóm tắt và quyền truy cập trò chuyện với bản chép lời. Hỗ trợ ngôn ngữ không đảm bảo độ chính xác giống nhau trên mọi bản ghi, vì chất lượng microphone, giọng địa phương và lời nói chồng lấn đều ảnh hưởng đến kết quả.
SozAI hỗ trợ dung lượng tệp và định dạng xuất nào?
SozAI xử lý các tệp tối đa 500 MB và khoảng 2.8 giờ cho mỗi tệp. Các định dạng xuất gồm TXT, DOCX, PDF, SRT và VTT, kèm mốc thời gian ở cấp độ từ. Trưởng nhóm có thể dùng DOCX cho biên bản dự thảo, TXT cho bản chép lời thuần văn bản hoặc SRT và VTT cho phụ đề có căn thời gian. Giới hạn tệp áp dụng cho từng bản ghi được tải lên.
SozAI bảo vệ dữ liệu cuộc họp được ghi âm như thế nào?
SozAI xử lý và lưu trữ các tệp được tải lên tại các trung tâm dữ liệu ở EU, với mã hóa AES-256 khi lưu trữ. Quy trình này giữ bản ghi, bản chép lời, bản tóm tắt và các tệp xuất được liên kết với tài khoản thay vì yêu cầu một hệ thống ghi chú riêng. Mã hóa khi lưu trữ không khiến bản chép lời được miễn khỏi các yêu cầu riêng của nhóm về kiểm soát quyền truy cập và thời hạn lưu giữ.
Khai thác giá trị từ bản ghi cuộc họp
Tải lên workshop, buổi họp toàn công ty và các cuộc họp nhóm để nhận bản chép lời, bản tóm tắt và câu trả lời nhanh từ nội dung thảo luận.
