Speaker A
Kalendarz może być zarówno naszym największym przyjacielem do organizacji tego, co mamy w tym tygodniu do zrobienia, ale też w niektórych momentach wrogiem, ponieważ narzuca nam się coraz więcej różnego typu spotkań.
Poznaj narzędzie i Calendar do automatycznego przygotowania się do spotkań i wymuszania agendy w Google Workspace.
Key Takeaways
- Automatyzacja przygotowania do spotkań znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie.
- Wymuszanie agendy i briefów przed spotkaniem poprawia efektywność i organizację pracy.
- Integracja z Workspace Studio i AI Gemini pozwala na inteligentne wsparcie i uzupełnianie brakujących informacji.
- Automatyczne tworzenie zadań i podsumowań po spotkaniu ułatwia realizację ustaleń.
- Konfiguracja powiadomień i przypomnień na czacie pomaga być na bieżąco i lepiej zarządzać czasem.
Summary
- Kalendarz bywa pomocny, ale często spotkania odbywają się bez agendy, co powoduje stratę czasu.
- i Calendar umożliwia przygotowanie się do spotkań w 5 minut zamiast 45, automatyzując procesy.
- Narzędzie pozwala wymusić istnienie agendy i otrzymywać briefingi na czacie Google przed spotkaniem.
- Dostępne są gotowe automatyzacje w Workspace Studio w kategorii Better meetings.
- Automatyzacje obejmują wysyłanie podsumowań i akcji po spotkaniu oraz tworzenie zadań na podstawie transkrypcji.
- Można otrzymywać przypomnienia i notyfikacje na czacie na 10 minut przed spotkaniem.
- Jeśli spotkanie nie ma agendy, system może zapytać AI Gemini o przydatne informacje na podstawie maili, czatów i dokumentów.
- Istnieje możliwość tworzenia flow, które na 2 dni przed spotkaniem wysyła draft maila z prośbą o dodanie agendy.
- Cały proces jest konfigurowalny i pozwala zaoszczędzić czas oraz lepiej przygotować się do spotkań.
- Prezentacja pokazuje praktyczne zastosowanie automatyzacji w codziennej pracy w Google Workspace.
Full Transcript — Download SRT & Markdown
Speaker A
Spotkania, będąc tak naprawdę jedno za drugim, często występują bez agendy, bez jakiegokolwiek komentarza odnośnie czego to spotkanie w ogóle ma dotyczyć, i w tym momencie tracimy naprawdę dużo czasu i możemy się frustrować podejściem w taki sposób. Dlatego teraz,
Speaker A
podczas tej lekcji, pokażę ci, jak się przygotowywać do spotkania w 5 minut zamiast 45 czy dłużej, jak można wymusić istnienie agendy przed spotkaniem i jak otrzymywać dodatkowe briefingi o takim spotkaniu na wasz czat googlowy.
Speaker A
Spójrzmy w kalendarz. Tak jak widzicie, w kalendarzu mam tutaj trochę spotkań i chociażby na dzisiaj mam wrzucone spotkanie techniczne Orion, w którym nie ma nic.
Speaker A
Tak samo na jutro mam jakieś spotkanie marketingowe Orion, w którym znowu nie ma nic.
Speaker A
Nie mamy agendy, nie wiemy, jak się do tego spotkania przygotować, nie wiemy, co tak naprawdę zrobić i w ogóle, czy ono ma sens? Może to mógłby być e-mail albo wiadomość na czacie. Nie dowiemy się tego do momentu, dopóki nie zapytamy organizatora i nie poprosimy tak naprawdę
Speaker A
o podesłanie więcej informacji. Jak możemy to zrobić, żeby nie robić tego ręcznie? Możemy wejść z powrotem do naszego Workspace Studio i teraz, przejeżdżając na dół w zakładce Discover, zobaczcie, że mamy pełną kategorię nazwaną Better meetings, w tym miejscu znajdziecie już gotowe
Speaker A
automatyzacje, które pozwolą wam zarówno przygotowywać się lepiej do spotkań, jak i właśnie wymuszać agendy, jak i robić sobie różnego typu briefingi, wiele, wiele innych elementów. Mamy tutaj 6 klocków.
Speaker A
Pierwszy: wyślij mi podsumowanie i akcje po spotkaniu, czyli jeżeli spotkanie się zakończyło, mieliśmy zrobioną notatkę, to otrzymujemy w tym momencie pełną informację odnośnie tego, co było ustalone i co ja muszę zrobić.
Speaker A
Automatycznie utwórz zadania ze spotkania, bazując na transkrypcji. W tym momencie, jeżeli będzie wykonana transkrypcja, od razu do waszej to-do listy będą przypięte kroki tego, co musicie wykonać.
Speaker A
Otrzymaj przed spotkaniem brief na czacie, który nam powie, czego możemy się na tym spotkaniu spodziewać i tak naprawdę jak się do tego przygotować.
Speaker A
Wyślij gościom podsumowanie i akcje po spotkaniu. Otrzymaj przypomnienie odnośnie spotkania w czacie, czy na przykład: przygotuj draft spotkania.
Speaker A
Jeżeli teraz będziemy chcieli przykładowo otrzymywać na czacie notyfikacje przed spotkaniem, możemy wybrać ten szablon.
Speaker A
Widzicie, że już nam się załadował pełen flow i ten flow już jest skonfigurowany. W starterze mamy Based on a meeting, czyli bazując na spotkaniu.
Speaker A
W polu Spotkanie jest wybrane każde spotkanie. Time offset jest 10 minut przed spotkaniem, czyli na 10 minut przed spotkaniem.
Speaker A
Decyzja - w tym wypadku sprawdza, czy to spotkanie ma załączone jakieś notatki i przydatne szczegóły, które mogą nam ewentualnie być potrzebne do tego, żeby podsumować co i jak.
Speaker A
I prosi o to, żeby zwrócić False, jeżeli nie ma żadnych notatek ani żadnego dokumentu.
Speaker A
Dlaczego to jest robione? To jest robione, ponieważ jeżeli mamy gotowe notatki, to w tym momencie decyzja będzie prawdziwa i w tym momencie możemy wykorzystać funkcję Summarize, żeby automatycznie wyciągnąć podsumowanie notatek podklejonych do spotkania i na bazie tego wysłać sobie na przykład na czacie wiadomość,
Speaker A
która nam powie o tym, co się w tym spotkaniu dzieje. I ta wiadomość jest zbudowana w sposób taki: Spotkanie jest za 10 minut, tutaj jest link do spotkania, a tu jest podsumowanie notatek i szczegółów o uczestnikach spotkania.
Speaker A
A co jeżeli, przykładowo, nie będzie właśnie agendy? Na dzień dzisiejszy uruchomię tę automatyzację, to przy spotkaniu, które nie ma agendy, automatyzacja zdecyduje, że nie ma agendy, nie ma informacji i nic nie wykona.
Speaker A
Nie prześle mi tak naprawdę żadnego dodatkowego powiadomienia czy czegokolwiek takiego. Możemy to rozwiązać już na tym etapie, dodając kolejny krok. I w ramach kolejnego kroku możemy wskazać warunek If, powiedzieć, że jeżeli decyzja w kroku drugim była negatywna, to w tym momencie,
Speaker A
zamiast robić Summarize, które tutaj widzicie, gdzie robił nam podsumowanie spotkania konkretnie, możemy użyć na przykład: Zapytaj Gemini.
Speaker A
I Gemini'owi możemy powiedzieć coś takiego. Nawet prompt się automatycznie już załadował: "Przeszukaj sieć i wszelakie wiadomości, które mogą być przydatne do mojego spotkania." Okej, ale ja bym wolał, żeby nie przeszukiwało sieci, tylko przykładowo chciałbym, żeby przeszukało moje maile,
Speaker A
czaty, kalendarze, dokumenty. "Przeszukaj moje maile, czaty, dokumenty, kalendarz i powiedz mi, o czym może być to spotkanie." Mogę ewentualnie dopisać, jak się powinienem przygotować lub wymusić jakąś konkretną formułę.
Speaker A
Teraz mogę znowu kliknąć: Dodaj krok i w ramach tego kolejnego kroku wybrać: Poinformuj mnie na czacie.
Speaker A
Skopiuję sobie tę wiadomość, którą tutaj mieliśmy wcześniej. Wkleję. Tak jak widzicie, niestety przy kopiowaniu jeszcze nie przenoszą się zmienne, więc musimy ręcznie sobie to wyczyścić, kliknąć: Dodaj zmienną, i teraz tak, Spotkanie (meeting title) jest za 10 minut.
Speaker A
Wstawię sobie tutaj dodatkowo link do tego spotkania, czyli bazując na spotkaniu Meeting Link. I teraz tu jest podsumowanie notatek.
Speaker A
I robię: Zapytaj Gemini i Content. Może nie napiszę tutaj, że to jest podsumowanie notatek, tylko zamiast tego: Tu znajdziesz predykcję, o czym może być to spotkanie.
Speaker A
I mamy gotowe. Klikam Test run. Może nie sprawdzajmy tego na spotkaniu Lunch, ale wybierając spotkanie mam chociażby to spotkanie Orion Budżet. Tak, to będzie dobre.
Speaker A
Klikam Start. I widzimy, że spotkanie zostało odczytane. Jest podejmowana decyzja. Gemini odpowiedziało False. Zgadza się, bo tak jak zerkniemy na spotkanie, akurat ja to poranne teraz promptuję, nie mamy tu żadnej notatki, więc dobrze odpowiedziało.
Speaker A
I na bazie tego poszliśmy krok dalej, pytamy Gemini'a, Gemini przeszukuje nasze wszystkie dane na koncie Workspace'owym i wygenerował. Spotkanie zatytułowane...
Speaker A
dotyczy krytycznych problemów finansowych i technicznych w projekcie Orion... I wynalazł na mailu różne rzeczy, które się znalazły. Wysłał wiadomość na czacie.
Speaker A
Jak przejdę tutaj do maila, zobaczę czat, zobaczę aplikację o nazwie Get pre-meeting briefs i tutaj mam pełne podsumowanie tego, co właśnie zrobiliśmy.
Speaker A
Więc jak widzicie, możecie dostawać takie proste snippety zaraz przed spotkaniem, żeby można było w bardzo łatwy sposób się do niego przygotować i nastawić.
Speaker A
A co jeżeli mamy więcej czasu do spotkania niż te 10 minut i przykładowo chcielibyśmy, żeby jednak ktoś się postarał i napisał agendę do tego spotkania?
Speaker A
Możemy w Studio utworzyć sobie nowy flow. I tworząc nowy flow, wybieramy Starter, którym jest Bazując na spotkaniu.
Speaker A
Spotkanie możemy wybrać każde lub zawęzić sobie do jakiegoś innego. Time offset, załóżmy, wybiorę w dniach i powiem 2 dni.
Speaker A
Wystartuj przed spotkaniem. I teraz mogę zrobić Decyzję, żeby oszczędzić wam czasu, nie będę tu pisał promptu, ale mógłbym tutaj napisać: "Jeżeli to spotkanie ma notatkę, to wtedy True. Jeżeli spotkanie nie ma notatki, to False." Albo odwrotnie. I wtedy, w zależności od tego,
Speaker A
co tam ustawiam, jeżeli spotkanie, załóżmy, nie ma notatki, bo to ma być flow, który będzie nam generował agendę, to robimy Dodaj krok.
Speaker A
W ramach tego kroku możemy przykładowo zdraftować maila. I w ramach tego zdraftowanego maila nawet nie musimy wykorzystywać nigdzie AI. Piszemy, że mail ma być kierowany do... Z kalendarza wybieramy gości.
Speaker A
Subject wskazujemy, jaki ma być tytuł tego maila, czyli: Proszę o dodanie agendy do spotkania.
Speaker A
I mogę tu przykładowo wstawić tytuł tego spotkania. I mogę napisać komuś ładnego maila. Ja teraz kopiuję to, co tutaj mamy, ale mógłbym napisać ładnego maila i w ramach tego ładnego maila poprosić kogoś, żeby się postarał i żeby nam
Speaker A
to spotkanie ładnie opisał. Jak włączę coś takiego, to automatycznie na 2 dni przed każdym spotkaniem będzie generowany draft wiadomości. To jest draft.
Speaker A
On będzie dodany do mojej skrzynki mailowej, do zakładki Wersje robocze. Więc żebym na przykład wiedział, że coś takiego zostało przygotowane, mogę dodatkowo dodać sobie krok, w którym znotyfikuję na przykład sam siebie na czacie i powiem sobie, że został przygotowany draft.
Speaker A
I tutaj ewentualnie wskażę, co to jest za draft. Na bazie tego mogę przykładowo powiedzieć, jaki to jest tytuł tego drafta.
Speaker A
I w ten sposób mamy gotową automatyzację, która będzie na 2 dni przed spotkaniem weryfikowała, czy mamy agendę dodaną do tego spotkania. Jeżeli nie, to przygotuje nam maila do wysyłki, o którym nas poinformuje na czacie.
Speaker A
I w tym momencie wystarczy, że wejdziemy w tego maila, klikniemy Wyślij i już osoby, które nie uzupełniły agendy w spotkaniu, dostaną prośbę o napisanie pełnej notatki.
Topics:i Calendarautomatyzacja spotkańGoogle Workspacezarządzanie kalendarzemagenda spotkaniaprzygotowanie do spotkańAI Gemininotatki ze spotkańautomatyczne przypomnieniaBetter meetings
