Speaker A
Pierwsza automatyzacja, wprawdzie prosta, ale skuteczna i być może pomocna w wielu przypadkach, jest za nami. Obsłużyliśmy jedno zdarzenie, czyli formularz zapisu e-mail z potwierdzeniem.
Tutorial pokazujący, jak automatycznie wysyłać spersonalizowane maile do wielu odbiorców z Google Sheets za pomocą Make.com.
Key Takeaways
- Make.com umożliwia szybkie i efektywne wysyłanie spersonalizowanych maili z danych w Google Sheets.
- Tworzenie wersji roboczych maili to bezpieczna metoda testowania automatyzacji przed wysyłką.
- Formatowanie maili w HTML poprawia czytelność i estetykę wiadomości.
- Automatyzacja jest szczególnie przydatna przy jednorazowych lub rzadkich masowych wysyłkach.
- Dokładne mapowanie danych i testowanie scenariusza minimalizuje ryzyko błędów.
Summary
- Prezentacja automatyzacji wysyłki spersonalizowanych maili do wielu osób z arkusza Google Sheets.
- Omówienie przygotowania danych w Google Sheets: imię, nazwisko, e-mail, zadanie i deadline.
- Konfiguracja modułu Google Sheets w Make.com do pobierania danych z arkusza.
- Tworzenie wersji roboczych maili w Gmailu zamiast bezpośredniego wysyłania dla bezpieczeństwa.
- Mapowanie zmiennych z arkusza na pola maila, co pozwala na personalizację treści.
- Automatyczne iterowanie po rekordach i generowanie maili dla każdej osoby z listy.
- Wskazówki dotyczące formatowania maili za pomocą znaczników HTML, aby poprawić czytelność.
- Podkreślenie, że automatyzacja jest przydatna do jednorazowych lub okresowych wysyłek, niekoniecznie codziennych.
- Zalecenie testowania i ostrożności przy automatycznej wysyłce maili, aby uniknąć błędów.
- Możliwość dalszej personalizacji maili za pomocą formatowania HTML, np. pogrubienia, kursywy czy linków.
Full Transcript — Download SRT & Markdown
Speaker A
Ale co, jeśli chcemy przetworzyć wiele danych naraz, na przykład wysłać spersonalizowane maile do całej listy osób z arkusza Google? To bardzo częsty przypadek, kiedy mamy wielu respondentów, nie dysponujemy może systemem mailingowym, ponieważ to są nasi znajomi albo pracownicy,
Speaker A
ale chcemy te maile lekko spersonalizować. To bardzo częsty przypadek, ręczna wysyłka zajęłaby nam trochę czasu, musielibyśmy otworzyć każdego maila, napisać go i wysłać do każdego z naszych przyjaciół.
Speaker A
W Make postaramy się zrobić to szybciej. Tu mam przygotowane Google Spreadsheets z zadaniami. Załóżmy, że nie mamy żadnego oprogramowania do zarządzania taskami. Przygotowałem sobie taki przykładowy Google Spreadsheets, w którym mamy imię, nazwisko, e-mail, zadanie oraz deadline.
Speaker A
Cel: chcemy wysłać do ponad 10 osób spersonalizowanego maila, w którym każdej z tych osób wskażemy jej zadanie oraz deadline. Jak to zrobić?
Speaker A
Zaczynamy od modelu Google Sheets, który pobierze wszystkie dane z naszego arkusza. W tym celu wybieramy Search Rows.
Speaker A
Make ponownie prosi nas o wybranie konta, które musimy autentykować. Po tym, jak zautentykowaliśmy aplikację, to znaczy daliśmy jej dostęp do Google Sheets w naszym Google Drive, musimy wybrać spreadsheet, którym chcemy operować. W tym przypadku jest to Zadania, ponieważ tak nazwałem nasz plik, ma on tutaj też zakładkę Zadania,
Speaker A
którą też musimy określić. Jest to istotne, ponieważ to będzie źródło danych, z którego Make pobierał będzie dane.
Speaker A
I klikamy Save. I dla pewności, po podłączeniu tego pierwszego klocka, żeby sprawdzić, czy faktycznie pobiera poprawnie dane, możemy kliknąć prawym przyciskiem Run this module only.
Speaker A
W tym momencie Make odpali ten pojedynczy moduł i zwróci nam wszystkie dane. Jak widzicie, bardzo ładnie zaciągnął wszystkie poszczególne rekordy, jest tutaj 10 rekordów, mamy wylistowane wszystkie dane. I teraz dodajemy, tak jak poprzednio, moduł Gmail z akcją Send an E-mail.
Speaker A
Lub dla bezpieczeństwa, w tym przypadku poproszę go o Create a draft, czyli zamiast wysyłać maile, stworzy nam wersje robocze. Dlaczego proponuję to rozwiązanie na początek? Ponieważ kiedy uczymy się nowego narzędzia, lepiej nie dawać pełnego dostępu do wysyłki maili,
Speaker A
tylko stworzyć te wersje robocze, które możemy wysłać. Wiadomo, że nie jest to pełna automatyzacja, ale zaoszczędza nam trochę czasu, a mamy bezpieczeństwo i pewność, że nie wysłaliśmy przypadkiem błędnych maili, ponieważ wszystkim aplikacjom czasem zdarzają się błędy lub czasem my możemy
Speaker A
popełnić błąd w konfiguracji, więc bądźmy ostrożni. Klikam więc Gmail, wybieram z możliwych opcji Create a draft.
Speaker A
W pierwszej kolejności prosi nas o wybór foldera z naszej skrzynki pocztowej, w tym przypadku weźmy wersje robocze, ponieważ zdecydowaliśmy się stworzyć drafty maili.
Speaker A
W dalszej kolejności wybieramy adresata i podobnie jak poprzednio, nie wpisujemy tutaj maila, tylko zaznaczamy daną zmienną.
Speaker A
W tym przypadku jest to kolumna C, w której znajdują się maile. Make działa bardzo inteligentnie, to znaczy wiedząc, że ma wiele rekordów, sam iteruje po wszystkich rekordach w naszym arkuszu kalkulacyjnym, trochę jak taśma produkcyjna. Make weźmie pierwszy wiersz,
Speaker A
wyśle dla niego maila, potem weźmie drugi wiersz, wyśle kolejnego maila i tak dalej, aż do końca listy.
Speaker A
Zmapowaliśmy więc odbiorcę, w temacie maila możemy wpisać dowolną treść. W polu Content wpisujemy treść maila.
Speaker A
W tym przypadku chcemy go już nieco bardziej spersonalizować, czyli użyć zmiennych - imię, zadanie i deadline.
Speaker A
Pokażę wam, jak to zrobić. Wiem, że mail jest trochę suchy i mało sympatyczny, ale pamiętajcie, że na razie chcemy tylko przetestować, czy to działa, chcę wam pokazać metodę, jak Make operuje i żebyśmy przetestowali go.
Speaker A
Po wypełnieniu wszystkich pól, klikamy Save i pora znów przetestować nasz scenariusz. Uruchamiamy. I spójrzcie teraz na licznik operacji.
Speaker A
Make przetwarza każdy wiersz osobno i w kilka sekund w zasadzie przygotowaliśmy w pełni spersonalizowane maile.
Speaker A
Sprawdźmy, czy faktycznie znalazły się one w naszej skrzynce odbiorcy, wracamy w tym celu do naszej skrzynki pocztowej. Odświeżamy i udało się.
Speaker A
Mamy wszystkie drafty maili przygotowane. Kliknijmy, żeby zobaczyć. Jest. Mamy to? Jest tylko jeden problem. Tak jak widzicie, wpisałem wszystkie nasze zmienne i parametry do pola Content, ale niestety mail wyświetlił się tak, jakby był napisany w jednej linii. Musimy w tym celu użyć znaczników HTML.
Speaker A
Nie jest to takie skomplikowane, po to żeby powiedzieć Gmailowi, jak ma sformatować tego maila, czyli wprowadzić poszczególne spacje albo entery.
Speaker A
Pokażę wam, jak to zrobić. W tym celu operujemy znacznikami z HTML-a, które wskazują nam, gdzie są nowe linie.
Speaker A
Zapisaliśmy nowy format. Możemy skasować nasze dotychczasowe wersje robocze i spróbujemy jeszcze raz uruchomić nasz scenariusz.
Speaker A
Sprawdźmy wersje robocze. Nasze drafty wyświetliły się. Jak widzicie, wygląda to lepiej. Wiem, że posługiwanie się tagami HTML nie jest tak przyjemne, być może nie jest to tak intuicyjne, ale tak działa Make.com. Daje to natomiast też możliwości, żeby lekko ulepszyć naszego maila. Możemy użyć bolda,
Speaker A
możemy użyć pochyleń, możemy umieścić tutaj linki. Pamiętajcie, że jest to jednorazowa intuicja, natomiast raz przygotowany taki template możemy używać już co tydzień czy w dowolnych interwałach czasowych. Ten przykład automatyzacji akurat nie jest może czymś, co chcielibyśmy regularnie wykonywać codziennie czy co tydzień, być może jest
Speaker A
to coś, co chcemy zrobić ad hoc, czyli kiedy potrzebujecie przygotować na przykład 100 maili albo coś wykonać w jakichś powtarzalnych ilościach, no to wtedy taka iteracja pewnie się przyda i może okazać się pomocna.
Topics:automatyzacjaMake.comGoogle Sheetsspersonalizowane mailewysyłka mailiGmailwersje roboczeHTML w mailachautomatyczne mailemailing
