Points clés
L’enregistrement et la transcription sont deux choses différentes, et seul l’enregistrement est fiable. Teams le conserve dans le cloud : les réunions de canal vont dans la bibliothèque de documents SharePoint du canal, tout le reste atterrit dans le OneDrive de l’organisateur. Google Meet enregistre dans le Drive de l’organisateur, dans un dossier prévu pour les enregistrements de réunion. Zoom écrit les enregistrements locaux sur la machine qui a hébergé la réunion, dans un dossier Zoom situé sous les documents de l’utilisateur, dans un sous-dossier nommé d’après la date et l’heure de la réunion. Téléchargez le fichier et transcrivez-le vous-même, et plus aucune règle de la plateforme ne s’applique.
On dit « j’ai enregistré la réunion » et on veut dire deux choses différentes selon les cas. Parfois, cela signifie qu’il existe un fichier vidéo quelque part. Parfois, cela signifie que la plateforme a aussi produit un texte défilant de l’appel. Le premier cas se produit presque toujours. Le second dépend de la plateforme, du compte, et du fait que les sous-titres étaient activés ou non au moment de l’appel.
Le travail se divise donc en deux étapes. D’abord trouver le fichier, ce qui revient à savoir où chaque plateforme le range. Ensuite en extraire le texte, ce que la plateforme a parfois déjà fait pour vous, ou que vous devez faire vous-même à partir du fichier téléchargé. La seconde méthode demande plus de temps au départ, mais elle fonctionne à chaque fois, et c’est pour cela qu’elle vaut la peine d’être connue, même quand la première option est disponible.
Teams : le fichier est dans le cloud, et lequel dépend de la réunion
Un enregistrement Teams ne se trouve pas sur l’ordinateur de la personne qui a appuyé sur enregistrer. Il part directement vers le stockage cloud de l’organisation, et son emplacement final dépend du type de réunion.
S’il s’agissait d’une réunion de canal, l’enregistrement part dans la bibliothèque de documents SharePoint de ce canal, avec les autres fichiers du canal. C’est le cas le plus pratique, car toute personne ayant accès au canal a aussi accès à l’enregistrement sans avoir à le demander à quelqu’un. Pour toute autre réunion, une invitation planifiée ou un appel improvisé, l’enregistrement part dans le OneDrive de l’organisateur. Il appartient au stockage de cette personne. Vous avez peut-être un lien vers ce fichier depuis le chat de la réunion, et ce lien fonctionne peut-être encore, mais le fichier lui-même vit dans un compte qui n’est pas le vôtre.
Cela vaut la peine de le savoir avant de passer vingt minutes à chercher. Si vous étiez simple participant à une réunion planifiée et que le lien du chat ne fonctionne plus, ou que vous n’avez jamais eu accès à ce chat, le fichier n’est pas quelque chose que vous pouvez retrouver par vous-même. La personne qui a organisé la réunion le possède, et la solution consiste à la contacter, soit pour obtenir le fichier, soit pour obtenir l’autorisation d’y accéder.
L’autre chose à savoir, c’est que cette disposition n’est pas permanente. Les enregistrements suivent la politique de conservation définie par l’organisation, et quand cette période se termine, le fichier disparaît. Si l’enregistrement compte pour vous, téléchargez-en une copie tant que vous pouvez encore y accéder. Une copie téléchargée vous appartient et n’est plus soumise à l’horloge de personne.
Google Meet : le Drive de l’organisateur, à condition que le bouton ait existé
Un enregistrement Meet est sauvegardé dans le Google Drive de l’organisateur, dans un dossier créé spécifiquement pour les enregistrements de réunion. C’est le même principe que pour Teams hors réunions de canal : il s’agit du stockage d’une seule personne, pas d’un espace partagé, et l’accès dépend du fait que cette personne le partage, ou qu’un administrateur intervienne.
Le problème avec Meet se situe en amont de tout cela. L’enregistrement n’est pas disponible sur tous les niveaux d’abonnement Workspace. C’est pour cette raison que certaines personnes cherchent le bouton d’enregistrement, qu’on leur dit qu’il devrait se trouver dans le menu avec les autres options, et qu’elles ne trouvent rien à cet endroit. Elles ne l’ont pas raté : le compte ne dispose simplement pas de cette fonction. Si vous étiez sur un appel où personne ne pouvait enregistrer, il n’y a aucun fichier à trouver ni aucune transcription à récupérer, et chercher dans Drive n’y changera rien.
Si c’est votre situation et que la réunion comptait, la réponse honnête est de la reconstituer de mémoire et à partir de ce que d’autres ont pu noter, puis de prévoir votre propre enregistrement la prochaine fois, pour que le fichier existe indépendamment du niveau d’abonnement de la plateforme. Un enregistrement que vous faites vous-même devient un fichier sur votre propre appareil dès qu’il s’arrête, ce qui évite toute question sur le Drive dans lequel il aurait pu atterrir.
Zoom : deux réponses différentes selon la façon dont l’enregistrement a été fait
Zoom est la seule des trois plateformes où le fichier peut réellement se trouver sur un ordinateur. Un enregistrement Zoom est soit local, soit dans le cloud, et les deux ne se comportent pas du tout de la même façon.
Un enregistrement local est écrit sur la machine qui a fait tourner la réunion. Il se trouve dans un dossier Zoom sous les documents de l’utilisateur, et à l’intérieur, un sous-dossier porte le nom de la date et de l’heure de la réunion, ce qui rend la recherche simple une fois qu’on connaît le principe. Si vous étiez l’hôte, le fichier est sur votre propre machine et personne ne peut le faire expirer sous vos yeux. Si quelqu’un d’autre était l’hôte, le fichier se trouve sur sa machine, et il est aussi en sécurité que cette machine l’est : toujours là si cette personne l’a conservé, disparu si elle a réinitialisé son ordinateur ou n’a jamais fait de sauvegarde.
Un enregistrement cloud, lui, se trouve sur le compte Zoom, et se comporte comme les cas de Teams et de Meet. Il est lié à un compte et à la politique de conservation appliquée par l’organisation. La différence pratique entre les deux, c’est la personne à qui il faut demander. Pour un guide plus complet, il existe un article sur l’endroit où Zoom enregistre les fichiers.
Dans tous les cas, le premier réflexe une fois le fichier trouvé est le même : en récupérer une copie sur votre propre machine avant même de penser au texte.
Ce qu’une transcription fournie par la plateforme peut, et ne peut pas, vous offrir
Les trois plateformes peuvent produire leur propre transcription. Quand elle existe et qu’elle est lisible, autant l’utiliser. Il n’y a aucun mérite à refaire un travail que la plateforme a déjà fait.
Sachez tout de même ce que vous avez entre les mains. Une transcription fournie par la plateforme est liée au compte et à la politique de conservation exactement comme l’enregistrement lui-même. Quand l’enregistrement est supprimé ou que la période de conservation fixée par un administrateur se termine, la transcription disparaît avec lui. Les deux ne sont pas stockés séparément, et retrouver l’une après la disparition de l’autre n’est en général pas possible.
Une transcription fournie par la plateforme ne couvre également que ce que ses propres sous-titres ont entendu, rien de plus. C’est une seule passe, faite en direct pendant l’appel. Il n’y a pas de seconde passe possible, donc vous ne pouvez pas la relancer plus tard avec une meilleure qualité quand il s’avère que les cinq minutes cruciales sont sorties en bouillie. Et elle n’inclut généralement pas les personnes qui ont rejoint par téléphone d’une manière que le système n’a pas su attribuer, ce qui signifie que la personne connectée par téléphone qui a posé la question ayant fait basculer la décision peut tout simplement être absente du compte rendu.
C’est ce dernier point qui piège le plus de gens. La transcription a l’air complète. Elle a des intervenants identifiés, des horodatages, elle couvre l’appel du début à la fin. Ce qu’elle ne fait pas, c’est signaler les passages qu’elle a manqués.
Une fois le fichier téléchargé, la plateforme n’a plus d’importance
Téléchargez la vidéo ou l’audio, et cela devient un fichier ordinaire. À partir de ce moment, le transcrire ne dépend plus de la plateforme qui l’a produit. Peu importe que la réunion se soit déroulée sur Teams, que la période de conservation Zoom touche à sa fin, ou que l’enregistrement Meet se trouve dans le Drive de quelqu’un d’autre. Rien dans ce fichier n’expire. Vous pouvez le transcrire aujourd’hui, le transcrire à nouveau l’année prochaine, le transcrire avec un meilleur outil quand un meilleur outil existera.
C’est l’argument pour traiter cette méthode comme la voie principale plutôt que comme une solution de repli. Elle demande une étape supplémentaire, le téléchargement, et en échange elle supprime toute dépendance envers le compte, le niveau d’abonnement et la politique de quelqu’un d’autre.
De nombreux outils acceptent ce type de fichier. SozAI en fait partie : l’application fonctionne sur iOS, Android et macOS, et prend directement en charge les fichiers audio ou vidéo, pour produire un texte avec identification des intervenants, un résumé et une traduction dans plus de 99 langues. Vous trouverez aussi un article sur la conversion d’un fichier vidéo en texte si l’enregistrement est une vidéo plutôt qu’un export audio. Quel que soit l’outil choisi, ce qui compte, c’est d’avoir le fichier en main.
À quoi ressemblera le texte, et à qui il appartient
Fixez vos attentes avant de le lire. Une transcription n’est jamais meilleure que l’audio dont elle est issue, et l’audio d’une réunion est souvent médiocre : une personne parlant dans le micro de son ordinateur portable depuis l’autre bout de la salle, deux personnes qui se coupent la parole, une connexion téléphonique qui bourdonne. Rien ne peut récupérer des mots qui n’ont jamais été captés clairement. Si le fichier vous semble mal enregistré, le texte le sera aussi.
L’identification des intervenants aide, mais reste une estimation, pas une certitude. Les prises de parole simultanées la perturbent, et une personne qui parle deux fois au cours de l’appel peut se retrouver répartie sur deux étiquettes différentes, ou fusionnée avec son voisin. Une vérification rapide des noms par rapport à la liste des participants vaut généralement les deux minutes que cela demande.
Plus largement, une transcription n’est pas une réponse à la question « qu’avons-nous décidé ? ». C’est la matière première pour y répondre. Quelqu’un doit encore la lire et en extraire les décisions, et si c’est la question qui vous a été posée, passer d’un mur de texte à des notes de réunion exploitables est l’étape qui termine réellement le travail.
Enfin, l’enregistrement d’une réunion professionnelle appartient généralement à l’organisation qui l’a produit, et les règles sur qui peut le consulter et où il peut circuler relèvent de l’organisation, pas de la plateforme. Télécharger une copie sur votre propre ordinateur ne change rien à cela. Cela rend simplement le fichier plus durable et plus facile à déplacer, deux raisons supplémentaires d’être prudent quant à sa destination suivante.
