要点
録音データと文字起こしはまったく別のものであり、信頼できるのは録音データだけです。Teamsはクラウドに保存します。チャネル会議はそのチャネルのSharePointドキュメントライブラリに、それ以外の会議は主催者のOneDriveに保存されます。Google Meetは主催者のドライブに、会議録画用に作られたフォルダへ保存します。Zoomのローカル録画は会議を実施したパソコンに保存され、ユーザーのドキュメント内のZoomフォルダの下、会議の日時を名前にしたサブフォルダに入ります。ファイルをダウンロードして自分で文字起こしをすれば、どのプラットフォームのルールにも縛られなくなります。
「会議を録音した」という言葉には、実は二つの意味があります。どこかに動画ファイルがあるという意味の場合もあれば、プラットフォームが通話の文字起こしまで作ってくれたという意味の場合もあります。前者はほぼ必ず実現していますが、後者はプラットフォームやアカウント、そして通話中に字幕がオンになっていたかどうかによって変わってきます。
つまり作業は二段階に分かれます。まずファイルを探すこと。これは各プラットフォームがどこに保存するかを知っているかどうかの問題です。次にそこから文字を取り出すこと。これはプラットフォームがすでにやってくれている場合もあれば、ダウンロードしたファイルから自分でやる場合もあります。二つ目の方法は始めるまでに少し時間がかかりますが、必ず結果が出ます。だからこそ、一つ目の方法が使える場合でも知っておく価値があります。
Teams:ファイルはクラウドにある。どのクラウドかは会議の種類で決まる
Teamsの録画は、録画ボタンを押した人のパソコンには残りません。組織のクラウドストレージに直接送られ、どこに保存されるかは会議の種類によって決まります。
チャネル会議だった場合、録画はそのチャネルのSharePointドキュメントライブラリに、チャネルの他のファイルと一緒に保存されます。これは比較的助かる方のパターンで、そのチャネルにアクセスできる人なら誰かに頼まなくても録画を見られます。それ以外の会議、つまり予定していた招待や急に始まった通話の場合、録画は主催者のOneDriveに保存されます。これは主催者個人のストレージの中にあるものです。会議のチャットにリンクがあり、それがまだ有効なこともありますが、ファイル自体は自分のアカウントではない場所にあります。
これは20分も探し回る前に知っておく価値があります。予定された会議の参加者で、チャットのリンクが切れていたり、そもそもチャットに入っていなかったりした場合、検索してもファイルは見つかりません。会議を設定した人がファイルを持っているので、その人にファイルそのものか、アクセス権限をもらうよう頼むのが解決策です。
もう一つ知っておくべきことは、この保存状態が永久には続かないという点です。録画は組織が設定した保持ポリシーの下にあり、その期間が終わればファイルは消えます。その録画が自分にとって大事なものなら、見られるうちにダウンロードしておきましょう。ダウンロードしたコピーは自分のものになり、誰かが決めた期限に縛られなくなります。
Google Meet:録画ボタンがそもそもあったかどうかが先の問題
Meetの録画は、主催者のGoogleドライブの、会議録画専用に作られたフォルダに保存されます。チャネル以外のTeams会議と同じ形で、共有スペースではなく一人分のストレージであり、そこにアクセスできるかどうかは、その人が共有してくれるか、管理者が権限を出してくれるかにかかっています。
Meetでややこしいのは、そこに至る前の段階です。録画機能はすべてのWorkspaceのプランで使えるわけではありません。だから録画ボタンを探して、他の操作と同じメニューの中にあるはずだと言われても、実際には何も見つからない人がいます。見落としているわけではなく、そのアカウントにはそもそもその機能がないのです。誰も録画できない通話だった場合、見つけるべきファイルも、復元できる文字起こしも存在せず、ドライブをいくら探しても変わりません。
それが自分の状況で、しかもその会議が大事だったなら、正直なところ記憶と誰かが書き残したメモから会議の内容を組み立て直すしかありません。そして次回は自分で録音を用意して、プラットフォームのプランに関係なくファイルが存在するようにしておくことです。自分で録った録音は、止めた瞬間から自分の端末にあるファイルになるので、どのドライブに送られたかという問題そのものを避けられます。
Zoom:録画方式によって答えが変わる
三つのプラットフォームの中で、ファイルが本当にパソコンの中にある可能性があるのはZoomだけです。Zoomの録画はローカル録画かクラウド録画のどちらかで、この二つはまったく違う動き方をします。
ローカル録画は会議を実施したパソコンに書き込まれます。ユーザーのドキュメント内にあるZoomフォルダの下に保存され、その中には会議の日時を名前にしたサブフォルダがあるので、このパターンを知っていれば目当てのファイルを見つけるのは簡単です。自分が主催者だった場合、それは自分のパソコンにあるので、誰にも期限を切られる心配がありません。他の人が主催者だった場合、そのファイルは相手のパソコンにあり、相手がそれを残しているかぎりは安全ですが、パソコンを初期化してしまったりバックアップを取っていなかったりすれば消えてしまいます。
クラウド録画はZoomのアカウント上に保存され、TeamsやMeetのケースと同じように振る舞います。アカウントに紐づいていて、組織が設定した保持期間に従います。実際の違いは、誰に頼めばいいかという点です。もっと詳しく知りたい場合はZoomの録画がどこに保存されるかを解説したガイドがあります。
どちらの場合でも、ファイルを見つけたら最初にすることは同じです。文字にすることを考える前に、まず自分のパソコンにファイルのコピーを持っておきましょう。
プラットフォームの文字起こし機能でできること、できないこと
三つのプラットフォームはどれも自前の文字起こしを作れます。それが存在していて、読める状態になっているなら、それを使いましょう。プラットフォームがすでにやってくれた作業をやり直しても、得るものはありません。
ただ、それが何であるかは理解しておいてください。プラットフォームの文字起こしは、録画とまったく同じように、アカウントと保持ポリシーに紐づいています。録画が削除されたり、管理者が設定した保持期間が終われば、文字起こしも一緒に消えます。両者は別々に保存されているわけではないので、録画が消えた後に文字起こしだけを見つけることは、基本的にはできません。
プラットフォームの文字起こしは、あくまでその場の字幕機能が聞き取った内容だけをカバーします。通話中に一回だけリアルタイムで処理されたものです。後からやり直すことはできないので、大事な5分間が聞き取れずに意味不明な文章になっていても、より高品質な設定で再処理することはできません。また、電話で参加した人がシステムに正しく認識されない形で入っていた場合、その人の発言は記録に含まれないことが多く、決定を左右する質問をした電話参加者が記録からすっぽり抜けてしまうことがあります。
この最後の点が一番人を油断させます。文字起こしを読むと、完璧に見えるのです。発言者名があり、タイムスタンプがあり、通話の始めから終わりまで通しで続いています。ただ、聞き取れなかった部分をわざわざ教えてはくれません。
ファイルをダウンロードした瞬間から、プラットフォームは関係なくなる
動画や音声をダウンロードすれば、それは普通のファイルになります。その瞬間から、文字起こしをすることはそのファイルを作ったプラットフォームとは無関係になります。会議がTeamsで行われたことも、Zoomの保持期間が終わりに近づいていることも、Meetの録画が他人のドライブにあることも関係ありません。ファイルには期限がないのです。今日文字起こししてもいいし、来年もう一度文字起こししてもいいし、もっと良いツールが出てきたときにそれで文字起こししてもいいのです。
これが、この方法を予備の手段としてではなく、本命の方法として扱うべき理由です。ダウンロードという一手間が増えるだけで、その代わりに他人のアカウントやプラン、ポリシーへの依存を一切なくせます。
このファイルを受け付けてくれるツールはたくさんあります。SozAIもその一つで、iOS、Android、macOSで動作し、音声や動画ファイルを直接読み込んで、発言者ラベル付きのテキスト、要約、そして99以上の言語への翻訳を作成します。録画が音声ではなく動画ファイルの場合は、動画ファイルをテキストに変換する方法についても詳しく解説しています。どのツールを使うにしても、大事なのはファイルを手元に持っていることです。
実際にどんな文字が出てくるのか、そしてそれは誰のものなのか
読む前に期待値を調整しておきましょう。文字起こしの精度は、元の音声の質次第です。会議の音声は質が悪いことが多く、部屋の向こう側にいる人がノートパソコンのマイクで話していたり、二人が同時に話していたり、電話参加者の音声にハムノイズが入っていたりします。もともとはっきり録れていなかった言葉は、どうやっても復元できません。音声が聞き取りづらいと感じるなら、文字起こしも同じように読みづらくなります。
発言者ラベルは役に立ちますが、あくまで推測です。同時に話す場面があるとラベルが混乱し、一回の通話で二回発言した人が、二つの別々のラベルに分かれてしまったり、隣の人のラベルと混ざってしまったりすることがあります。参加者リストと照らし合わせて名前を直す作業は、たいてい2分程度で済み、やっておく価値があります。
もっと大事なことは、文字起こしそのものは「私たちは何を決めたのか」という問いへの答えではないという点です。それは答えを作るための素材にすぎません。誰かがそれを読んで、決定事項を抜き出す作業が必要です。もし聞かれているのがその質問なら、文字の壁から使える議事録に落とし込む作業こそが、本当に仕事を終わらせるステップになります。
最後に、業務上の会議の録画は、通常それを作った組織の所有物であり、誰が見られるか、どこに送っていいかというルールは、プラットフォームのものではなく組織のものです。自分のパソコンにコピーをダウンロードしても、そのルールは変わりません。ダウンロードすることでファイルはより長く残り、より持ち運びやすくなりますが、それはまさに、次にそのファイルがどこへ渡るかについて気をつけるべき理由でもあります。
