Perkara Penting
Rakaman dan transkrip adalah dua perkara yang berbeza, dan hanya rakaman yang boleh diharap sepenuhnya. Teams menyimpannya di awan: mesyuarat saluran (channel) disimpan dalam pustaka dokumen SharePoint saluran berkenaan, manakala mesyuarat lain disimpan dalam OneDrive penganjur. Google Meet menyimpan rakaman dalam Drive penganjur, dalam folder khusus untuk rakaman mesyuarat. Zoom menulis rakaman tempatan (local) ke komputer yang menjalankan mesyuarat itu, dalam folder Zoom di bawah dokumen pengguna, dalam subfolder yang dinamakan mengikut tarikh dan masa mesyuarat. Muat turun fail itu dan transkripkannya sendiri, dan semua peraturan platform tidak lagi terpakai.
Orang selalu berkata “saya sudah rakam mesyuarat itu” tetapi maksudnya boleh berbeza. Kadang-kadang maksudnya ada fail video tersimpan di suatu tempat. Kadang-kadang maksudnya platform itu juga menghasilkan teks berterusan bagi panggilan tersebut. Perkara pertama itu hampir selalu berlaku. Perkara kedua bergantung pada platform, akaun, dan sama ada sari kata (caption) dihidupkan pada masa itu.
Jadi kerja ini terbahagi kepada dua. Cari fail itu, yang bergantung pada pengetahuan tentang di mana setiap platform menyimpannya. Kemudian dapatkan teks daripadanya, sama ada platform sudah melakukannya untuk anda, atau anda perlu buat sendiri daripada fail yang dimuat turun. Cara kedua ini lebih lambat untuk dimulakan tetapi ia berjaya setiap kali, itulah sebabnya ia berbaloi diketahui walaupun cara pertama tersedia.
Teams: fail berada di awan, dan awan mana bergantung pada jenis mesyuarat
Rakaman Teams tidak disimpan di komputer riba orang yang menekan butang rakam. Ia terus dihantar ke storan awan organisasi, dan lokasi sebenarnya ditentukan oleh jenis mesyuarat itu.
Jika ia mesyuarat saluran (channel meeting), rakaman itu akan disimpan dalam pustaka dokumen SharePoint saluran tersebut, bersama-sama fail lain saluran itu. Ini hasil yang lebih senang, kerana sesiapa yang mempunyai akses kepada saluran itu juga mempunyai akses kepada rakaman tanpa perlu meminta sesiapa. Jika ia mesyuarat lain, jemputan berjadual atau panggilan spontan, rakaman itu akan disimpan dalam OneDrive penganjur. Ia menjadi milik storan peribadi orang itu. Anda mungkin ada pautan kepadanya daripada sembang mesyuarat, dan pautan itu mungkin masih berfungsi, tetapi fail sebenar itu berada dalam akaun yang bukan milik anda.
Ini penting diketahui sebelum anda membuang masa dua puluh minit mencari. Jika anda hanya peserta dalam mesyuarat berjadual dan pautan sembang itu sudah tidak berfungsi, atau anda tidak pernah berada dalam sembang itu, fail tersebut bukan sesuatu yang anda boleh cari sendiri. Orang yang menganjurkan mesyuarat itu yang memilikinya, dan penyelesaiannya ialah bertanya kepada mereka, sama ada untuk mendapatkan fail itu atau kebenaran mengaksesnya.
Perkara lain yang perlu diketahui ialah susunan ini tidak kekal selamanya. Rakaman disimpan mengikut dasar simpanan (retention policy) yang ditetapkan organisasi, dan apabila tempoh itu tamat, fail itu akan hilang. Jika rakaman itu penting kepada anda, muat turun salinan selagi anda masih boleh mengaksesnya. Salinan yang dimuat turun menjadi milik anda dan tidak lagi tertakluk kepada jangka masa sesiapa.
Google Meet: Drive penganjur, jika butang rakam itu wujud pun
Rakaman Meet disimpan dalam Google Drive penganjur, dalam folder yang dicipta khusus untuk rakaman mesyuarat. Bentuknya sama seperti Teams untuk mesyuarat bukan saluran: ia storan seorang individu, bukan ruang berkongsi, dan akses hanya diberi apabila orang itu berkongsi fail tersebut atau melalui pentadbir (admin).
Masalah dengan Meet bermula lebih awal daripada itu. Ciri rakaman tidak tersedia pada setiap peringkat (tier) Workspace. Itulah sebabnya sesetengah orang mencari kawalan rakam, diberitahu ia sepatutnya berada di bawah menu bersama pilihan lain, tetapi tidak menemui apa-apa di sana. Mereka bukan terlepas pandang. Akaun itu memang tidak mempunyai ciri tersebut. Jika anda berada dalam panggilan di mana tidak seorang pun boleh merakam, maka tidak ada fail untuk dicari dan tidak ada transkrip untuk diselamatkan, dan tidak kira berapa lama pun anda mencari dalam Drive, itu tidak akan berubah.
Jika itulah situasi anda dan mesyuarat itu penting, jawapan yang jujur ialah anda perlu menyusun semula daripada ingatan dan daripada apa sahaja yang dicatat oleh orang lain, dan pada masa akan datang, aturkan rakaman anda sendiri supaya fail itu wujud secara bebas daripada peringkat platform tersebut. Rakaman yang anda buat sendiri menjadi fail di peranti anda sendiri sebaik sahaja ia berhenti, yang mengelakkan semua persoalan tentang Drive siapa ia disimpan.
Zoom: dua jawapan berbeza bergantung pada cara ia dirakam
Zoom ialah satu-satunya platform daripada ketiga-tiga ini yang failnya mungkin benar-benar berada di dalam komputer. Rakaman Zoom sama ada tempatan (local) atau awan (cloud), dan kedua-duanya berbeza sama sekali dari segi cara ia berfungsi.
Rakaman tempatan ditulis ke komputer yang menjalankan mesyuarat itu. Ia disimpan dalam folder Zoom di bawah dokumen pengguna, dan di dalamnya ada subfolder yang dinamakan mengikut tarikh dan masa mesyuarat, yang memudahkan pencarian fail yang betul sebaik sahaja anda faham corak penamaannya. Jika anda yang menjadi hos, fail itu berada di komputer anda sendiri dan tidak sesiapa boleh menamatkan tempohnya tanpa pengetahuan anda. Jika orang lain menjadi hos, fail itu berada di komputer mereka, dan selamat atau tidaknya bergantung pada komputer mereka: masih ada jika mereka simpan, hilang jika mereka format komputer riba itu atau tidak pernah membuat sandaran (backup).
Rakaman awan pula disimpan dalam akaun Zoom, dan berkelakuan seperti kes Teams dan Meet. Ia terikat kepada satu akaun dan dasar simpanan yang ditetapkan organisasi. Perbezaan praktikal antara keduanya ialah siapa yang perlu anda tanya. Untuk penjelasan lebih lanjut, ada panduan tentang di mana Zoom menyimpan rakaman.
Walau apa pun caranya, langkah pertama sebaik sahaja anda menjumpainya adalah sama. Dapatkan salinan fail itu ke komputer anda sendiri sebelum memikirkan soal teks.
Apa yang transkrip platform boleh dan tidak boleh berikan
Ketiga-tiga platform ini boleh menghasilkan transkrip sendiri. Apabila transkrip itu wujud dan boleh dibaca, gunakannya. Tidak ada faedahnya mengulang kerja yang sudah dilakukan platform itu.
Namun, fahami apa yang anda pegang. Transkrip platform terikat kepada akaun dan dasar simpanan sama seperti rakaman itu. Apabila rakaman dipadam atau tempoh simpanan yang ditetapkan pentadbir tamat, transkrip itu turut hilang bersama. Ia tidak disimpan secara berasingan, dan mencari transkrip selepas rakaman hilang biasanya bukan sesuatu yang boleh diusahakan.
Transkrip platform juga hanya merangkumi apa yang didengari oleh sari katanya sendiri, dan itu sahaja. Ia hanya satu percubaan yang dibuat secara langsung semasa panggilan. Tidak ada percubaan kedua, jadi anda tidak boleh menjalankannya semula kemudian dengan kualiti yang lebih tinggi apabila didapati lima minit penting itu keluar sebagai bunyi kabur. Dan biasanya ia tidak akan merangkumi sesiapa yang menyertai melalui telefon dengan cara yang tidak dapat dikenal pasti sistem, yang bermaksud peserta yang menelefon masuk dan menanya soalan yang mengubah keputusan itu mungkin tidak wujud sama sekali dalam rekod.
Perkara terakhir itu yang paling sering mengelirukan orang. Transkrip itu kelihatan lengkap. Ia mempunyai label penutur, ia mempunyai cap masa, ia berjalan dari awal panggilan hingga ke penghujungnya. Yang tidak dilakukannya ialah memberitahu bahagian mana yang terlepas.
Sebaik fail dimuat turun, platform tidak lagi penting
Muat turun video atau audio itu dan ia menjadi fail biasa. Sejak saat itu, mentranskripkannya tidak lagi bergantung pada platform yang menghasilkannya. Tidak kira sama ada mesyuarat itu di Teams, atau tempoh simpanan Zoom akan tamat, atau rakaman Meet itu berada dalam Drive orang lain. Tidak ada apa-apa pada fail itu yang akan tamat tempoh. Anda boleh mentranskripkannya hari ini, mentranskripkannya semula tahun depan, atau mentranskripkannya dengan sesuatu yang lebih baik apabila sesuatu yang lebih baik wujud.
Itulah sebabnya cara ini patut dianggap sebagai laluan utama, bukan sekadar jalan alternatif. Ia cuma memerlukan satu langkah tambahan, iaitu memuat turun, dan sebagai balasannya ia menghapuskan segala kebergantungan kepada akaun, peringkat dan dasar orang lain.
Banyak alat boleh menerima fail itu. SozAI antaranya: ia berfungsi pada iOS, Android dan macOS serta menerima terus fail audio atau video, menghasilkan teks dengan label penutur, ringkasan dan terjemahan dalam 99+ bahasa, dan ada penjelasan lanjut tentang menukar fail video kepada teks jika rakaman itu berbentuk video dan bukan fail audio yang dieksport. Apa sahaja alat yang anda gunakan, perkara yang menjadikannya berkesan ialah memiliki fail itu di tangan anda.
Bagaimana rupa teks itu sebenarnya, dan siapa yang memilikinya
Tetapkan jangkaan anda sebelum membacanya. Transkrip hanya sebaik audio di sebaliknya, dan audio mesyuarat selalunya kurang jelas: seorang menggunakan mikrofon komputer riba dari jauh, dua orang bercakap serentak, seorang menelefon masuk dengan bunyi dengung. Tidak ada apa yang boleh memulihkan perkataan yang memang tidak pernah dirakam dengan jelas. Jika fail itu berbunyi buruk kepada anda, ia akan terbaca buruk juga.
Label penutur membantu tetapi ia hanya anggaran terbaik. Percakapan bertindih mengelirukannya, dan seseorang yang bercakap dua kali dalam panggilan itu mungkin berakhir terbahagi kepada dua label atau tergabung dengan orang sebelahnya. Semakan ringkas untuk membetulkan nama berdasarkan senarai peserta biasanya berbaloi dengan dua minit yang diambil.
Perkara yang lebih besar ialah transkrip bukan jawapan kepada “apa yang kita putuskan”. Ia bahan mentah untuk jawapan itu. Seseorang masih perlu membacanya dan mengeluarkan keputusan-keputusan itu, dan jika itulah soalan yang ditanya kepada anda, langkah daripada seketul teks kepada nota mesyuarat yang boleh digunakan itulah yang sebenarnya menyudahkan kerja tersebut.
Akhir sekali, rakaman mesyuarat kerja biasanya menjadi hak milik organisasi yang menghasilkannya, dan peraturan tentang siapa yang boleh melihatnya dan ke mana ia boleh dihantar adalah peraturan organisasi, bukan peraturan platform. Memuat turun salinan ke komputer riba anda sendiri tidak mengubah itu. Ia hanya menjadikan fail itu lebih tahan lama dan lebih mudah dibawa, dan kedua-dua perkara itu adalah sebab untuk anda berhati-hati tentang ke mana ia akan pergi seterusnya.
