Speaker A
Zdaniem Kurta Lewina, jednego z pionierów psychologii społecznej, proces zmiany następuje w trzech etapach. Pierwszy to tak zwane rozmrożenie, w którym w organizacji następuje rozumienie konieczności zmiany.
Lekcja o modelu zmiany Lewina i narzędziu fotografii dnia pracy do efektywnego wdrażania AI w organizacji.
Key Takeaways
- Proces zmiany według Lewina składa się z rozmrożenia, zmiany i zamrożenia.
- Fotografia dnia pracy to skuteczne narzędzie do analizy codziennych zadań i identyfikacji miejsc na zastosowanie AI.
- Wdrażanie AI wymaga wsparcia zespołu, otwartej komunikacji i promowania zarówno sukcesów, jak i nauki na błędach.
- Utrwalenie zmian następuje przez wprowadzenie nowych nawyków i motywowanie pracowników.
- Regularne dzielenie się wiedzą i organizowanie spotkań sprzyja adaptacji nowych technologii w organizacji.
Summary
- Omówienie trzech etapów zmiany wg Kurta Lewina: rozmrożenie, zmiana i zamrożenie.
- Skupienie na drugim i trzecim etapie: wprowadzaniu i stabilizacji zmian w organizacji.
- Przedstawienie narzędzia fotografii dnia pracy do analizy i optymalizacji zadań zawodowych.
- Przykład zastosowania fotografii dnia pracy na przykładzie właścicielki zakładu kosmetycznego.
- Wskazówki jak wybrać dzień do analizy i jak spisywać zadania w trakcie pracy.
- Propozycje wykorzystania AI do usprawnienia konkretnych zadań, takich jak tworzenie ofert czy układanie grafików.
- Znaczenie promowania sukcesów i normalizowania porażek podczas wdrażania zmian.
- Rola komunikacji, szkoleń i wymiany wiedzy w procesie adaptacji AI w organizacji.
- Strategie utrwalania nowych nawyków, m.in. poprzez rutynowe korzystanie z narzędzi AI i motywowanie zespołu.
- Podkreślenie, że zmiana wymaga czasu i konsekwencji, a także otwartości na eksperymenty i naukę na błędach.
Full Transcript — Download SRT & Markdown
Speaker A
Mówiąc kolokwialnie, rozmrażamy stare struktury, aby w ich miejsce zbudować nowe. Na tym etapie ważna jest samoświadomość i akceptacja, o której mówiłam w poprzedniej lekcji.
Speaker A
Drugi etap to sama istota zmiany, a więc wprowadzenie nowych procesów, ale też wspieranie pracowników w tej zmianie. Często uczymy się przez naśladowanie, obserwowanie, jak robią to inni.
Speaker A
Trzeci istotny etap to zamrożenie, czyli zintegrowanie zmian, zachowanie ich, ustabilizowanie w nowych nawykach, procesach. Celem tej lekcji jest omówienie drugiego i trzeciego etapu, a więc wprowadzenia zmiany i jej ustabilizowania w organizacji.
Speaker A
Aby wiedzieć, od czego zacząć, gdzie wprowadzać zmiany w codziennej aktywności zawodowej, możecie dokonać przeglądu swojego układu zadań w pracy, przeanalizować czas poświęcany na zadania, czyli stworzyć tak zwaną fotografię dnia pracy.
Speaker A
Jest to narzędzie, w ramach którego poświęcacie jeden dzień na analizę i spisanie zadań lub czynności, które wykonujecie w każdej godzinie pracy.
Speaker A
Dla zaawansowanych może to być wersja spisywana co 30 minut, a nawet co 15 minut. Narzędzie wymaga nastawienia budzika w odstępach co godzinnych, przygotowania kartki papieru z zaznaczonymi godzinami i spisania dokładnie, co robisz w danej chwili.
Speaker A
Część z was może pomyśleć: "Po co kartka papieru? Przecież mam to w kalendarzu, mogę to wydrukować." Jednak nasze wyobrażenia co do dnia są często inne niż to wygląda w rzeczywistości. Wchodzi pracownik z jakimś problemem, dzwoni klient, że faktura nie przeszła
Speaker A
i tym podobne. Wtedy spisywanie na kartce lub w notatniku w telefonie jest odpowiednie. Przykład fotografii dnia pracy: właścicielka średniego zakładu kosmetycznego, zatrudniająca dwie kosmetyczki i jedną masażystkę.
Speaker A
8:00 - przychodzę do pracy. Zamiast takiego sformułowania mogę zapisać: 8:00 - rozpoczynam pracę, analizuję stan i czystość zakładu, sprawdzam punktualność pracowników.
Speaker A
9:00 - analiza grafiku na ten miesiąc, układ zastępstw. 10:00 - tworzenie oferty promocyjnej świątecznej, treść, uzgodnienia z pracownicami. 11:00 - tworzenie oferty promocyjnej świątecznej, kontakty z grafikami, opis zamówienia.
Speaker A
12:00 - obiad. Często może się zdarzyć, że w trakcie dzwonimy do klienta, odpowiadamy na maile. 13:00 - rozmowy telefoniczne z dostawcami produktów kosmetycznych, negocjacje, zamówienia. 14:00 - sprawy finansowe, faktury, ZUS-y i tak dalej. 15:00 - spotkanie z pracownicami
Speaker A
w sprawie grafiku oraz programu lojalnościowego dla klientek, tak zwana burza mózgów. 16:00 - podsumowanie dnia, zaplanowanie zadań na jutro.
Speaker A
Być może w głowach pojawia się pytanie, który dzień wybrać? Jak do tego podejść praktycznie? Wyobrażam sobie, że mogą na kursie być osoby, których każdy dzień wygląda inaczej. Jednak zgodnie z zasadami tej metody wybieramy dzień najbardziej standardowy, uśredniony. Jeżeli nadal jest to dla was
Speaker A
trudne, proponuję wybrać losowy dzień w środku sezonu albo taki, w którym przeczuwamy, że AI najbardziej może mnie wesprzeć. Jakie kroki podejmujemy dalej?
Speaker A
W kolejnym dniu należy przeanalizować wypisane zadania i na tej podstawie zdecydować, które zadania mogę robić szybciej lub lepiej z wykorzystaniem poznanych na kursie narzędzi.
Speaker A
Propozycja pierwsza, stworzenie oferty promocyjnej, treść i grafika z wykorzystaniem AI. Propozycja druga, układanie grafiku z wykorzystaniem dedykowanych programów.
Speaker A
Propozycja trzecia, analiza i podsumowanie przez AI dostępnych w internecie programów lojalnościowych, aby porównać je z naszą ofertą.
Speaker A
Dzięki temu możecie stworzyć praktyczny plan dokonania zmiany, czyli wybrać zadania, w których zaczniecie stosować narzędzia poznane na kursie.
Speaker A
W etapie zmiany warto promować swoje sukcesy, ale też normalizować ewentualne porażki czy potknięcia. Dotyczy to z jednej strony dalszej pracy nad swoimi postawami, ale też działań, które mogą sprawić, że będziecie postrzegani w swoich organizacjach jako liderzy zmiany, osoby posiadające większą wiedzę,
Speaker A
eksperci w tym obszarze. Zachęcam, żeby prezentować otwartą postawę nastawioną na dzielenie się wiedzą, jednak należy pamiętać, że możecie spotkać się wielokrotnie z komentarzami, postawami osób negatywnie nastawionych.
Speaker A
Warto wówczas odwołać się do różnego rodzaju emocji, które omawiałam w poprzedniej lekcji. Gdy wdrożycie nowe narzędzia do swoich zadań, możecie pokazać korzyści na konkretnym, własnym przykładzie.
Speaker A
Na przykład: dzięki AI przygotowałam raport w połowie krótszym czasie, oto jak to zrobiłam. Możecie również zorganizować szkolenie wewnętrzne, aby dzielić się wiedzą.
Speaker A
Możecie pokazać otwartość, gdyby ktoś chciał o coś dopytać. W kontekście zarządzania wiedzą w organizacji możecie na przykład: zorganizować otwarte spotkanie lub tak zwaną kawę z AI, jakieś luźne sesje, podczas których można zadawać pytania, dzielić się swoimi spostrzeżeniami, komentarzami. Można również stworzyć kanały komunikacji,
Speaker A
na przykład na Slacku czy Teams, gdzie zespół może wymieniać się wiedzą o AI. Można także zamieszczać realne case studies firm, które osiągnęły sukces dzięki zastosowaniu AI.
Speaker A
Dla osób, które nadal mają obawy, warto komunikować się otwarcie. Nie musisz być ekspertem, wystarczy, że zaczniesz.
Speaker A
Można wręcz zachęcać do dzielenia się błędami i wnioskami z eksperymentów. Nie udało ci się?
Speaker A
Okej, dopiero zaczynamy. Przynajmniej wiemy, czego unikać. Może teraz poszukamy jakiegoś innego rozwiązania? Trzeci etap w modelu Lewina to ponowne zamrożenie, czyli ustabilizowanie nowych nawyków w organizacji.
Speaker A
Celem jest tu oczywiście utrwalenie nowych praktyk. Wprowadzenie nowego podejścia na stałe nigdy nie jest łatwe.
Speaker A
Na początku działa na nas efekt nowości. Chcemy wypróbować jakieś narzędzie, jesteśmy ciekawi, co z tego wyniknie.
Speaker A
Czy faktycznie odczujemy więcej satysfakcji, albo zaoszczędzimy czas, albo zyskamy jeszcze w jakiś inny sposób?
Speaker A
Natomiast może się zdarzyć, że po takich próbach wracamy do tego, co nam znane, co wypracowane od dawna, co swojskie, często też łatwiejsze, bo nie wymaga zastosowania nowej wiedzy.
Speaker A
Dotyczy to zarówno uczestniczących w kursie, czyli was, jak i waszych współpracowników. W tym procesie warto z jednej strony upewniać siebie i innych, że zmiana jest stała. Skoro już spróbowaliśmy i wyszliśmy poza sferę komfortu, ale też w kierunku zyskania
Speaker A
przewagi konkurencyjnej nad innymi, po co się cofać? Z drugiej strony warto skupiać się na korzyściach osobistych i firmowych, które czerpiemy ze zmian.
Speaker A
Na przykład: dzięki AI dziś zaoszczędziłam 30 minut na pisaniu raportu. W ustabilizowaniu zmian pomaga, gdy stają się częścią codziennej rutyny.
Speaker A
Na przykład możecie ustawić stronę startową przeglądarki na narzędzie AI, z którego najczęściej korzystacie. Możecie ustawić Notebook jako swój domyślny notatnik.
Speaker A
Możecie dodać stałe przypomnienie do kalendarza: sprawdź, czy AI może pomóc w dzisiejszym zadaniu. Możecie szukać miejsc, gdzie AI może pomóc: przygotowujemy raport, czy AI może nam pomóc w analizie danych albo w wizualizacji wyników?
Speaker A
Regularnie informujcie, jakie są nowe i ważne informacje ze świata AI, które mogą wpłynąć na waszą pracę.
Speaker A
A może warto rozsyłać newsletter? Można wprowadzić AI jako punkt agendy w cotygodniowych spotkaniach zespołu.
Speaker A
Można także dodać nieco mocniejsze zachęty, na przykład pewne wskaźniki do kryteriów oceniania pracowników. Albo dawać nagrody.
Speaker A
Prowadzić konkursy zespołowe, na przykład najlepszy pomysł na wykorzystanie AI w pracy w tym miesiącu wygrywa nagrodę.
Speaker A
Świętować małe sukcesy zespołu, na przykład dzięki AI nasza prezentacja była gotowa w dwa razy krótszym czasie.
Speaker A
W dzisiejszej lekcji zajmowaliśmy się kwestią aktywnego wdrożenia zmian w organizacji. Poznaliście narzędzie zwane fotografią dnia pracy, która pomaga w analizie konkretnych zadań, w których możecie wykorzystać narzędzia sztucznej inteligencji.
Speaker A
Taką fotografię dnia pracy mogą również przeprowadzić wasi współpr
Speaker A
Dodatkowo omówiliśmy konkretne przykłady działań wspierające utrwalenie nawyków u siebie i zespołu. W tych lekcjach odpowiedzieliśmy na pytanie, jak zarządzać sobą w procesie zmiany wynikającej z wdrożenia sztucznej inteligencji w organizacji. Pokazane zostały nowe narzędzia i koncepcje, które mogą być wykorzystane
Speaker A
w procesie zmiany, takie jak analiza SWOT, koncepcja kapitału psychologicznego, podejście rozwojowe, model Lewina czy fotografia dnia pracy.
Speaker A
Zrozumienie siebie, swoich kompetencji, mocnych i słabych stron, rozpoznanie emocji pozwala na zbudowanie odpowiednich postaw w procesie zmian, aby z jednej strony czerpać korzyści dla siebie, a z drugiej być wsparciem dla swoich współpracowników.
Topics:proaktywnośćfotografia dnia pracyKurt Lewinzmiana organizacyjnasztuczna inteligencjawdrażanie AIzarządzanie zmianąorganizacja pracymotywacja zespołuzarządzanie wiedzą
