Những điều cần nhớ
Lấy số từ trong bài chia cho 140, bạn sẽ có một con số dùng được ngay: khoảng 1.400 từ vừa đủ cho một khung mười phút. Đa số người nói với tốc độ 100-180 từ mỗi phút, và 130-150 là mức hợp lý để lên kế hoạch cho một bài phát biểu đã chuẩn bị trước. Con số này chỉ là thời gian đọc, không phải thời gian nói – những khoảng ngừng, tiếng cười, lúc chuyển slide hay trả lời câu hỏi đều không được tính vào đó. Tâm lý hồi hộp sẽ khiến bạn nói nhanh hơn vào ngày trình bày thật. Những gián đoạn không nằm trong kịch bản sẽ kéo dài thời gian ra. Hãy viết ngắn hơn khung giờ được giao, rồi đọc to lên với một bộ đếm giờ trong tay.
Bạn có một bài viết và bạn có một khung thời gian. Câu hỏi là liệu cái này có vừa với cái kia hay không, và bạn chắc chắn muốn biết điều đó ngay từ bây giờ, chứ không phải khi còn bốn phút nữa là hết giờ mà vẫn còn ba trang chưa đọc. Phép tính để trả lời câu hỏi này đơn giản đến mức có thể làm ngay trên mặt sau tờ chương trình.
Nhưng phép tính không nói cho bạn biết điều thực sự gây ra việc nói quá giờ. Không ai bị lố giờ vì đếm sai vài trăm từ. Người ta bị lố giờ vì có ai đó đặt câu hỏi ở phút thứ sáu, vì cái điều khiển slide bỗng dưng không ăn, hoặc vì họ thêm một đoạn ngẫu hứng nghe rất hay nhưng tốn thêm chín mươi giây. Vậy nên: làm phép tính trước, rồi xem ba điều khiến phép tính đó sai.
Bắt đầu với phép chia
Lấy số từ trong bài viết của bạn. Chia cho số từ bạn nói được trong một phút. Đó là toàn bộ phép tính.
Con số thứ hai là thứ mọi người thường đoán chừng. Tốc độ nói thường rơi vào khoảng 100 đến 180 từ mỗi phút, một khoảng đủ rộng để tạo ra khác biệt lớn: cùng một bài viết có thể kéo dài gấp rưỡi ở đầu này so với đầu kia. Cách nói chậm, chắc, trang trọng – như một bài điếu văn, một bài đọc, hay một bài phát biểu muốn nhấn từng câu – nằm ở mức thấp của khoảng đó. Cách trình bày tự nhiên, kiểu nói chuyện với cả phòng chứ không phải diễn thuyết, nằm ở mức cao.
Với một bài phát biểu đã chuẩn bị trước cho khán giả, 130 đến 150 từ mỗi phút là mức hợp lý để lên kế hoạch. Lấy trung bình ở 140, bạn sẽ có những con số dễ nhớ:
- Năm phút: khoảng 700 từ
- Mười phút: khoảng 1.400 từ
- Hai mươi phút: khoảng 2.800 từ
- Bốn mươi lăm phút: khoảng 6.300 từ
Nếu bạn chưa biết bài viết của mình có bao nhiêu từ, hãy dán vào công cụ đếm từ để có con số ngay. Sau đó, thay vì tự chia rồi lại chia lại mỗi khi cắt bớt một đoạn, hãy đưa văn bản vào công cụ tính thời gian phát biểu và thử kéo tốc độ lên xuống để thấy khoảng dao động. Nhìn con số nhanh nhất và chậm nhất cạnh nhau hữu ích hơn bất kỳ một đáp số đơn lẻ nào, vì tốc độ thật của bạn trong ngày trình bày nằm ở đâu đó giữa hai con số đó, và bạn chưa biết chính xác là ở đâu.
Thời gian đọc không phải là thời gian nói
Số từ chia cho số từ mỗi phút cho bạn thời gian đọc. Thời gian trình bày thực tế dài hơn, và khoảng cách đó không nhỏ.
Mọi thứ không phải là từ ngữ đều nằm ngoài phép tính. Hơi thở trước một câu khó nói. Khoảng ngừng bạn để lại sau câu nói muốn khán giả ngẫm. Tiếng cười, nếu may mắn có, và thời gian chờ nó lắng xuống. Hai giây để chuyển slide và thêm một giây để khán giả đọc nó. Việc đi từ bên này sang bên kia sân khấu. Uống nước. Nhận một câu hỏi, trả lời nó, rồi tìm lại chỗ mình đang đọc trên trang.
Không điều nào trong số đó nằm trong số từ, nhưng tất cả đều nằm trong khung thời gian thật. Một bài viết tính ra chín phút ba mươi giây không hề vừa với khung mười phút; nó chỉ vừa nếu bạn nói đúng từng từ với tốc độ đã định và không có bất kỳ điều gì khác xảy ra. Hãy coi con số tính được là mức tối thiểu mà bài phát biểu sẽ tốn, không bao giờ là mức tối đa.
Đây cũng là lý do vì sao vẫn nên làm phép tính này. Nó là một bộ lọc rẻ tiền. Nếu bài viết của bạn tính ra mười tám phút cho một khung mười hai phút, bạn không cần tập thử mới biết mình đang gặp rắc rối – bạn cần cắt bớt, và bạn biết đại khái cần cắt bao nhiêu. Phép tính cho bạn biết liệu việc tập luyện lúc này có đáng làm hay chưa.
Hồi hộp khiến bạn nói nhanh hơn; gián đoạn khiến bạn nói lâu hơn
Có hai lực kéo chiếc đồng hồ, và chúng kéo theo hai hướng ngược nhau.
Lực thứ nhất là chính bạn. Sự hồi hộp khiến người ta nói nhanh hơn. Một bài phát biểu được tập một mình trong phòng yên tĩnh với tốc độ cảm thấy thoải mái thường được trình bày nhanh hơn vào ngày thật, trước đám đông, với adrenaline đang chạy. Điều đó có nghĩa là rủi ro từ sự hồi hộp không phải là bạn nói quá giờ – mà là bạn nói xong sớm, và xong sớm vì bạn nói vội, bỏ mất những khoảng ngừng vốn làm bài nói hiệu quả lúc tập. Nếu bạn bước xuống sân khấu khi còn thiếu ba phút, đó thường là lý do.
Lực thứ hai là mọi thứ bạn không viết ra. Một câu chêm vào nảy ra giữa đoạn văn. Một câu hỏi được trả lời ngay lúc đó thay vì để đến cuối. Một sự cố kỹ thuật biến ba mươi giây thành hai phút khi bạn chờ slide hiện lên. Một người dẫn chương trình giới thiệu bạn quá dài và làm đồng hồ của bạn chạy trước khi bạn kịp mở miệng. Đây chính là hướng mà việc lố giờ thực sự đến từ. Khung giờ bị phá vỡ bởi những thứ không có trong kịch bản, không phải bởi kịch bản.
Ghép hai lực này lại, bức tranh trông có vẻ kỳ lạ nhưng lại nhất quán: lời nói của bạn có thể sẽ tốn ít thời gian hơn dự tính, còn bài phát biểu của bạn có thể sẽ tốn nhiều thời gian hơn dự tính. Bạn không kiểm soát được lực thứ hai nhiều. Nhưng bạn có thể tạo chỗ trống cho nó.
Viết ngắn hơn khung thời gian được giao
Một bài viết được viết vừa khít với khung giờ không có khoảng dư nào, và một bài phát biểu không có khoảng dư thì không thể chịu đựng được bất kỳ điều gì xảy ra thêm. Chỉ một câu hỏi, một cái điều khiển không ăn, một suy nghĩ bạn không cưỡng lại được, thế là bạn lố giờ – không phải một chút, mà đúng bằng thời gian sự gián đoạn đó kéo dài, vì chẳng có khoảng trống nào để nó lấp vào.
Vậy hãy lên kế hoạch cho một bài trình bày ngắn hơn khung giờ bạn được giao. Ngắn hơn bao nhiêu tùy vào mức độ bạn dễ bị gián đoạn. Một đoạn lồng tiếng được ghi âm sẵn, không có khán giả, không có câu hỏi, có thể chạy sát khung giờ, vì không có gì bất ngờ xảy ra bên trong nó. Một bài phát biểu tại hội nghị, có khán giả trực tiếp, có slide và một người điều phối có thể hoặc không nhắc giờ, cần khoảng dư thực sự. Một bài phát biểu trong tiệc cưới cần khoảng dư cho tiếng cười, thứ bạn không thể tính giờ trước và không nên nói chồng lên.
Khoảng dư đó không phải thời gian bị lãng phí. Nó sẽ được dùng – cho những khoảng ngừng, cho câu hỏi bạn muốn trả lời cho tử tế thay vì gạt đi, cho câu chuyện bạn kể hay hơn cả bản viết trên trang. Và nếu nó không được dùng đến, bạn sẽ xong sớm vài phút, điều mà chưa có khán giả nào trong lịch sử từng phiền lòng. Nói xong sớm là một sai số nhỏ không đáng kể. Nói quá giờ mới là điều người phát biểu tiếp theo sẽ nhớ về bạn.
Đọc to lên với một bộ đếm giờ
Mọi con số ở trên chỉ là ước tính về tốc độ nói của bạn. Cách duy nhất để dừng việc ước tính là đứng lên, đọc bài viết với tốc độ bạn định dùng, và bấm giờ.
Hãy làm điều đó bằng giọng nói to, đủ âm lượng, có cả những khoảng ngừng. Đọc trong đầu là vô nghĩa – lời nói thầm trong đầu nhanh hơn nhiều so với khi phát ra bằng miệng, và bạn sẽ tính ra ít hơn thực tế vài phút. Bật một bộ đếm giờ, đọc, và ghi lại kết quả. Rồi làm lại lần nữa, vì lần đọc thứ hai thường nhanh hơn lần đầu và gần với thực tế hơn. Đọc hai, ba lần cũng cho bạn con số từ mỗi phút của riêng mình, con số bạn có thể dùng lại cho mọi bài phát biểu sau này: lấy số từ chia cho số phút thực tế đã tốn, và thôi đoán mò mình đang ở đâu trong khoảng 100 đến 180.
Nếu bạn không làm việc với một bài viết sẵn – nếu bài phát biểu chỉ nằm trong các gạch đầu dòng và bạn ứng biến từng câu – thì phép tính không có gì để bám vào. Hãy ghi âm lại lúc bạn nói và chuyển bản ghi âm đó thành văn bản; SozAI là một ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản có thể làm điều này từ một bản ghi âm hoặc một file âm thanh, và bản chép lại sẽ cho bạn số từ cùng một bản viết đúng những gì bạn thực sự nói, thay vì những gì bạn định nói. Từ đó bạn có thể đếm và cắt bớt như bất kỳ ai khác.
Những điều phép tính không thể nói cho bạn biết
Một con số tính được là công cụ lập kế hoạch, không phải một phép đo, và nó sẽ sai ở những chỗ có thể đoán trước.
Nó không biết nội dung lời bạn nói là gì. Một bài viết dày đặc tên riêng, số liệu, thuật ngữ nước ngoài hoặc từ vựng chuyên môn sẽ chậm hơn mỗi từ so với văn kể chuyện thông thường, vì bạn phải chậm lại để nói cho đúng và khán giả cần một nhịp để tiếp nhận. Nó không biết nội dung bạn trình bày. Một bài nói vui sẽ kéo dài vì tiếng cười; một bài nghiêm trang sẽ kéo dài vì sự im lặng. Nó không biết căn phòng – một hội trường lớn với tiếng vang chậm tan buộc bạn phải nói chậm và rõ hơn một phòng họp nhỏ, và điều đó tốn thêm vài phút với một bài nói dài.
Giọng nói tổng hợp cũng có điểm mù tương tự. Nghe một cái máy đọc lại bài viết của bạn là cách khá tốt để kiểm tra xem các câu có ổn khi phát ra thành lời hay không, và nó sẽ cho bạn một độ dài, nhưng đó không phải độ dài của bạn. Nó không thở ở nơi bạn thở, không ngập ngừng ở nơi bạn ngập ngừng, và không chờ đợi một căn phòng. Hãy dùng nó để kiểm tra cách viết, không phải để tính giờ.
Quan điểm thành thật nhất là không phép tính nào có thể thay thế việc đọc to bài viết với một bộ đếm giờ đang chạy. Điều phép tính mang lại cho bạn là quyết định xem việc đó có đáng làm chưa – liệu bạn đang ở gần đúng khung giờ, hay đã dư ba trang và cần cắt trước khi tập luyện. Đó là một điều thật sự đáng biết, và chỉ tốn khoảng mười giây để biết. Chỉ là nó không phải câu trả lời cuối cùng.
