Enregistrer un rendez-vous médical pour se souvenir de ce qui a été dit

Ce qu’il faut retenir

Demandez l’accord du soignant avant d’enregistrer. Expliquez pourquoi – vous voulez vous souvenir de ce qui a été dit, pas prendre quelqu’un en défaut – et dans la plupart des cas, la réponse est oui. Les règles varient d’un cabinet à l’autre et d’un pays à l’autre, et enregistrer sans le demander peut vous coûter la coopération dont dépend le rendez-vous. Posez le téléphone à plat sur le bureau entre vous deux plutôt que de le tenir en main. Ensuite, traitez l’enregistrement comme une aide-mémoire : vérifiez chaque nom de médicament, chaque dose et chaque diagnostic en réécoutant l’audio et en le comparant à ce que le cabinet vous a remis par écrit.

Une consultation va vite. Le nom d’une maladie, celui d’un médicament, une dose, un rythme de prise, une consigne sur ce qu’il faut faire avant le prochain rendez-vous – tout cela peut tenir en dix ou quinze minutes, et souvent pendant que vous digérez une nouvelle que vous auriez préféré ne pas entendre. Très peu de gens arrivent à tout noter avec précision tout en continuant d’écouter. Un enregistrement permet d’écouter une bonne fois pour toutes, puis de retrouver les détails plus tard, quand les idées sont plus claires.

Ce qui fait fonctionner cette méthode, ce n’est ni le téléphone ni l’application. C’est la demande que vous formulez avant d’allumer l’un ou l’autre. Demandé au préalable, un enregistrement est une chose banale dans un cabinet médical. Pris en cachette, il change la relation entre vous et la personne qui vous soigne, et c’est justement sur cette relation que repose tout le rendez-vous.

Demandez avant d’appuyer sur enregistrer

Demandez dès le début, avant que la consultation ne s’engage vraiment. Une phrase suffit : « Cela vous dérange-t-il que j’enregistre sur mon téléphone ? Je veux être sûr(e) de me souvenir de ce que vous me dites. » Donnez la raison, car c’est elle qui rend la demande facile à accepter. La plupart des soignants ont déjà entendu cette question, et la plupart répondent oui.

Si vous préférez ne pas demander sur place, posez la question en prenant rendez-vous, ou à l’accueil en arrivant. Certains cabinets ont une position établie sur l’enregistrement, et la personne à l’accueil la connaît. Les règles varient d’un cabinet à l’autre et d’un pays à l’autre, il n’existe pas de règle unique sur laquelle s’appuyer – c’est précisément pour cela que la question mérite d’être posée plutôt que supposée.

Si la réponse est non, acceptez-la. On ne vous donnera peut-être pas de raison, et insister vous coûtera une bonne volonté dont vous aurez besoin dans la minute qui suit. Demandez plutôt que les points importants soient notés par écrit, demandez si un compte-rendu vous sera envoyé, et demandez au soignant de ralentir pendant que vous prenez des notes. Venir accompagné est une autre façon de résoudre le même problème : deux personnes retiennent plus qu’une, et l’une peut écrire pendant que l’autre écoute.

Ce qu’il ne faut pas faire, c’est enregistrer discrètement en espérant que cela ne se sache jamais. Un enregistrement pris sans autorisation peut mettre fin à la coopération que vous étiez venu chercher, et il place le soignant dans une situation qu’il n’a pas acceptée. La consultation vaut plus, pour vous, que l’enregistrement lui-même.

À quoi sert vraiment l’enregistrement

À retenir l’information. C’est tout. Vous ne constituez pas un dossier à charge et vous ne surveillez personne. Vous essayez simplement de savoir encore, trois jours plus tard, comment s’appellent les comprimés et combien vous devez en prendre.

L’information donnée en consultation arrive plus vite que ce que la main peut écrire. Les maladies portent des noms que vous n’avez jamais entendus. Les médicaments ont deux noms, un nom générique et un nom commercial, et la dose s’accompagne d’un chiffre, d’une unité et d’une fréquence de prise. Les consignes de suivi comportent des conditions – faites ceci, sauf si cela arrive, dans ce cas appelez. Chacun de ces éléments pris séparément est facile à retenir. Tous ensemble, dans l’ordre, beaucoup moins.

Une mauvaise nouvelle aggrave les choses. Après une certaine phrase, la plupart des gens cessent d’enregistrer mentalement quoi que ce soit pendant un moment, et ce que le soignant dit ensuite atterrit dans un endroit dont on ne peut plus le récupérer. L’enregistrement permet de rattraper ces minutes-là. Vous pouvez les réécouter plus tard, chez vous, porte fermée, et repasser le passage que vous n’avez pas entendu la première fois.

Cela aide aussi la personne qui n’a pas pu être présente. Un proche qui veut comprendre ce qui a été dit n’a pas besoin de se contenter de votre résumé d’une conversation que vous n’avez vous-même suivie qu’à moitié.

Notez vos questions à l’avance

Se préparer fait plus pour le rendez-vous que l’enregistrement lui-même. L’enregistrement conserve les réponses ; il ne les fait pas apparaître. Si vous partez sans avoir posé la question qui vous tenait le plus à cœur, vous aurez une trace fidèle du fait que vous ne l’avez pas posée.

Notez trois ou quatre questions sur papier la veille, quand vous avez le temps de réfléchir, et placez celle qui compte le plus en haut de la liste. Le papier vaut mieux qu’une note sur le téléphone ici, parce que le téléphone sera occupé à autre chose et parce qu’on peut brandir une feuille sans avoir à déverrouiller quoi que ce soit.

Sortez la liste tôt dans l’échange. Dites simplement que vous avez quelques questions notées et que vous aimeriez les aborder. Personne n’y voit d’inconvénient. Lire une liste n’a rien d’impoli et ne fait pas de vous un patient difficile ; cela rend le rendez-vous plus court et plus utile pour les deux parties. Cochez chaque question au fur et à mesure qu’elle trouve une réponse, pour savoir à la fin s’il en reste une en suspens.

Deux questions méritent de figurer sur toute liste, quoi qu’elle contienne par ailleurs : que se passe-t-il ensuite, et qui contacter si quelque chose change avant la suite. Ce sont les réponses que les gens oublient le plus souvent, et elles sont généralement données rapidement, vers la fin, quand le rendez-vous touche déjà à sa fin.

Où poser le téléphone

Les cabinets médicaux ont une acoustique médiocre. Surfaces dures, bruit de fond, une porte qui s’ouvre sur un couloir. En plus de cela, le soignant est souvent tourné vers un écran, ce qui signifie que sa voix part dans une autre direction pendant une bonne partie de l’échange – loin de vous, et loin de votre microphone aussi.

Posez le téléphone à plat sur le bureau, à peu près à mi-chemin entre vous deux, avant que la consultation ne commence. Ce seul choix fait plus pour la qualité de l’enregistrement que tout le reste.

• Posé sur le bureau, le téléphone capte les deux voix à des niveaux comparables. Tenu en main, il favorise votre voix et perd celle de la personne que vous avez justement besoin d’entendre.
• Le tenir en main ajoute aussi du bruit. Les doigts bougent, la coque craque, et chaque petit geste s’entend fort sur l’enregistrement.
• Ne le recouvrez pas. Un manteau, un sac ou un dossier posé sur le téléphone étouffe tout l’enregistrement.
• Coupez les notifications et vérifiez la batterie avant d’entrer. Un appel arrivant en pleine consultation peut interrompre l’enregistrement autant que la conversation.

Faites un essai de dix secondes en salle d’attente et réécoutez-le. Si votre propre voix paraît lointaine sur cet essai, la pièce sera plus difficile que prévu, et il vaut mieux placer le téléphone un peu plus près du soignant que de vous.

Transformer l’audio en texte lisible

Pour un rendez-vous court, la réécoute suffit souvent. Pour un rendez-vous plus long, l’audio est difficile à parcourir – on finit par faire défiler en avant et en arrière pour retrouver les trente secondes sur la dose. Le texte règle ce problème. On peut parcourir une page du regard comme on ne peut pas parcourir un enregistrement, et on peut transmettre le passage utile à un proche sans lui faire subir le reste. La plupart des outils qui convertissent l’audio en texte fonctionnent à partir d’un fichier déjà présent sur le téléphone, il n’y a donc rien à préparer sur place.

SozAI est l’une des solutions possibles : elle transcrit les enregistrements et fichiers audio en distinguant les intervenants, ce qui permet de séparer visuellement vos questions des réponses, et elle peut traduire le résultat si la consultation s’est déroulée dans une langue qui n’est pas la vôtre. Vous trouverez plus de détails sur la façon dont elle traite les consultations et autres enregistrements médicaux si c’est l’usage que vous avez en tête.

Décidez où stocker l’enregistrement

L’enregistrement d’une consultation constitue une information de santé concernant une personne identifiée, vous dans la plupart des cas. Cela mérite une décision réfléchie plutôt qu’un choix par défaut. Réfléchissez à l’endroit où se trouve le fichier, à sa synchronisation éventuelle et automatique ailleurs, à qui peut déverrouiller l’appareil, et à ce qui se passe si vous l’envoyez dans une conversation de groupe familiale et que vous oubliez qu’il y est resté.

Rien de tout cela n’a besoin d’être compliqué. Gardez le fichier dans un endroit que vous maîtrisez, partagez le passage précis plutôt que l’enregistrement entier quand c’est possible, et supprimez-le une fois qu’il ne vous est plus utile. Si vous choisissez un outil pour le traiter, il est raisonnable de lire comment un service traite vos données avant d’y transférer quoi que ce soit.

Ce que la transcription risque de mal comprendre

Les noms de médicaments, les dosages et les termes anatomiques sont exactement le vocabulaire que la transcription automatique gère le plus mal. Ce sont des mots peu familiers, souvent prononcés vite, et qui ressemblent à des mots courants. Ce qu’on obtient n’est généralement pas un blanc ou un point d’interrogation – c’est un mot ordinaire et plausible qui prend la place du terme médical. Le plausible est la forme d’erreur la plus dangereuse, parce qu’elle se lit parfaitement bien et ne donne aucun signal d’alerte incitant à vérifier.

Alors vérifiez. Tout ce qui relève du médical dans la transcription – un médicament, un chiffre, le nom d’une maladie, une partie du corps – doit être confronté à l’audio et à ce que le cabinet vous a remis sur papier. En cas de désaccord entre la transcription et le document imprimé, c’est le document imprimé qui l’emporte, et c’est la transcription qu’il faut corriger.

Rien dans une transcription ne constitue un dossier médical. Le dossier reste chez le soignant ; votre fichier n’est qu’une aide-mémoire personnelle, réalisée sur place, avec un seul microphone, sans aucune valeur officielle. Il peut être incomplet sans en avoir l’air. Ne modifiez jamais une dose, ne sautez jamais une étape et ne décidez jamais que tout va bien sur la seule foi de ce qu’indique une transcription. Si un détail compte et que l’enregistrement n’est pas clair, appelez le cabinet et demandez. Cet appel prend deux minutes et lève tous les doutes.

Attendez-vous aussi à ce que l’audio lui-même soit imparfait. Bruit de couloir, paroles qui se chevauchent, soignant qui parle à son écran – certains passages seront tout simplement indistincts, et aucune transcription ne pourra les sauver. Un enregistrement, c’est bien plus que ce que vous aviez avant, et bien moins qu’un compte-rendu parfait de ce qui s’est passé. Utilisé pour ce qu’il est, il rend exactement le service attendu : vous éviter d’avoir à tout retenir au pire moment possible pour se souvenir de quoi que ce soit.