Kort fortalt
Sæt diktafonen i med et almindeligt USB-kabel, og den monterer normalt som et almindeligt USB-drev, hvor optagelserne ligger i nummererede mapper – uden at du skal installere drivere. Sker der ingenting, så tjek om enheden skal tændes eller sættes i en bestemt tilstand, før computeren registrerer den. Den svære del kommer bagefter: ældre diktafoner fra Olympus og Philips gemmer i DSS eller DS2, og ældre Sony ICD-diktafoner gemmer i MSV eller DVF – ingen af dem åbner i en almindelig medieafspiller. Konverter dem med producentens software, før du gør noget andet med lyden.
Diktafonen i skuffen er sandsynligvis ikke gået i stykker. Det er et formatproblem, der udgiver sig for at være et kabelproblem. Du finder enheden, du finder – eller finder ikke – kablet, du sætter den i og forventer bare at kunne kopiere filerne over, men i stedet får du en fil, computeren ikke kan genkende, eller en enhed, der slet ikke dukker op. Ingen af de to ting betyder, at optagelserne er væk.
Det gælder, uanset om der står Olympus, Sony eller Philips på bagsiden. Mekanikken er lidt forskellig fra mærke til mærke, men problemet har samme form: få filerne ud, find ud af, hvilket format de rent faktisk er i, og konverter dem, hvis det er nødvendigt. Her er, hvordan hvert af de skridt egentlig foregår.
Sæt den i først – bekymr dig om formatet bagefter
De fleste digitale diktafoner fra de sidste tyve år fungerer som et almindeligt USB-drev, så snart de bliver forbundet. Ingen specialsoftware, ingen drivere at installere – computeren ser den, ligesom den ser et USB-stik, og optagelserne ligger inde i nummererede mapper. Det er værd at prøve, før du gør noget andet, fordi hvis det virker, har du sprunget resten af denne artikel over.
Ser computeren ingenting, så tjek diktafonen selv, før du bebrejder kablet. Nogle modeller skal tændes først – en diktafon i dvale med et sort display kan se slukket ud, selv når den ikke er det. Andre skal have valgt en bestemt tilstand, ofte kaldet noget i stil med USB eller PC Connect, før de vil melde sig som lagerplads i stedet for at stå og vente på at optage. Det er et skridt i en menu, ikke en hardwarefejl, og det snubler flere over end selve filformaterne.
Hvad du egentlig kigger på
Når filerne først er synlige, så kig på filtypen, før du prøver at afspille noget. Olympus’ professionelle diktafonmodeller – de, der er målrettet læger, advokater og andre, der laver struktureret diktat – optager i DSS eller den nyere version DS2, et komprimeret taleformat bygget til netop den arbejdsgang og ikke til almindelig afspilning. Philips’ diktafoner bruger også DSS. Almindelige medieafspillere kan ikke åbne det.
Diktafoner til privatbrug fra Olympus er en anden sag: de gemmer typisk som WMA eller MP3, som enhver afspiller allerede understøtter. Sony følger en lignende opdeling efter alder. Ældre modeller i ICD-serien gemmer som MSV eller DVF, begge proprietære og begge lukkede for standardafspillere. Nyere Sony-modeller er gået over til MP3, og hvis det er det, du kigger på, findes formatproblemet simpelthen ikke – du kan gå direkte videre til, hvad du end vil bruge lyden til.
Konvertering af DSS og Sonys proprietære formater
DSS, DS2, MSV og DVF skal alle konverteres, før det meste software kan bruge dem. Den mest sikre vej er producentens eget program til computeren – både Olympus og Philips udgiver værktøjer, der er bygget specifikt til at læse og konvertere deres diktatformater, og Sonys ældre software gør det samme for MSV og DVF. Flere tredjepartskonverterere kan også håndtere disse formater, med varierende grad af finish.
VLC er værd at prøve, men betragt det som et måske snarere end en løsning: det åbner nogle af disse formater og ikke andre, og hvilke afhænger af den præcise variant. Hvis VLC afspiller filen, er du i mål. Hvis ikke, er det ikke et tegn på, at der er noget i vejen med optagelsen – det er et tegn på, at du har brug for det formatspecifikke værktøj.
En bemærkning om DS2 og kryptering
DS2-filer kan komme ud krypterede. Det er ikke en fejl eller en beskadigelse – det er en bevidst funktion i professionelle diktatløsninger, hvor en organisation låser optagelserne, så kun godkendt software kan åbne dem. Hvis du løber ind i en krypteret DS2-fil, er løsningen ikke en bedre konverter. Det er at få nøglen eller adgangsoplysningerne fra den, der oprindeligt satte diktafonens arbejdsgang op.
Intet kabel, ingen dock, ingen fungerende batterier
Hvis diktafonen bruger et udtageligt hukommelseskort, så tag det ud, og læs det med en kortlæser. Det løser problemet med det manglende kabel, den manglende dock og eventuelle driverspørgsmål på en gang – kortet monterer af sig selv, og du er lige inde i mappestrukturen, uden at diktafonen overhovedet skal tændes.
Hvis optagelserne ligger i den interne hukommelse, og diktafonen ikke vil tænde selv med nye batterier, er den almindelige årsag korrosion på batterikontakterne fra batterier, der har ligget for længe i, ikke skader på selve hukommelsen. Det kan renses med almindelig kontaktspray og lidt tålmodighed. De optagelser, du er bekymret for at miste, ligger i en hukommelse, der ikke har noget at gøre med, om de nuværende batterier har kontakt.
Når filerne er almindelig lyd
Før du sletter noget på enheden, så kopier hele mappestrukturen over – ikke kun de filer, der ligner optagelserne. Nogle diktafoner gemmer metadata separat fra selve lyden, og det er mappestrukturen, der binder de to sammen – deler du dem op, kan du tabe forbindelsen mellem en optagelse og de noter eller tidsstempler, der fulgte med.
Når du sidder med almindelige MP3- eller WAV-filer, dukker den egentlige grund til, at de fleste går igennem øvelsen, op: år af diktat, der aldrig har været søgbare, er nu bare lydfiler på et drev. Det er her, transskription virkelig gør en forskel – at gøre filer til tekst er det, der gør dem brugbare i stedet for bare arkiverede. SozAIs værktøj til at omdanne lyd til tekst tager sig af den konvertering, når dine filer først er i et standardformat, og hvis du vil have hele processen gennemgået trin for trin, er der en guide til at transskribere lyd til tekst, der dækker mere end bare gamle diktafoner.
Hvad der ikke kommer tilbage
Vær realistisk omkring et par ting. En krypteret DS2-fil uden nøglen forbliver lukket – der findes ingen konverter, der kan omgå det, fordi det ikke er et formatproblem, men et rettighedsproblem. En diktafon, der brugte en billig indbygget mikrofon, vil lyde middelmådigt efter konvertering, uanset hvor god konverteringen er – formatgendannelse løser adgang, ikke lydkvalitet. Og har du år af optagelser, er det som regel den forkerte vej at transskribere hver enkelt – det er værd at sortere efter, hvad der faktisk betyder noget, før du bruger timer på at behandle diktat, som ingen alligevel kommer til at læse.
Selve filerne overlever dog næsten altid. Digitale diktafoner mister ikke deres hukommelse af at ligge ubrugt, og formatproblemerne ovenfor kan alle løses med det rette program i stedet for at være permanente. Vil du se, hvordan transskription ser ud, når du er kommet forbi konverteringstrinnet, er SozAI-appen et fornuftigt sted at starte.
