Historia de la Archivistica

La archivística pretende tener archivos bien documentados, bien descritos y bien difundidos. El uso que le dé tanto el archivero que está trabajando con ellos, que está trabajando en su catalogación, en su utilización, es muy importante. La archivística debe ser vista como un componente del desarrollo democrático. Desde la más remota antigüedad, los archiveros, conservadores y servidores de documentos fueron personas al servicio de la administración y, como tales, hábiles en el arte de leer, escribir y organizar escritos. Su educación... Escribir y organizar escritos. Su educación la obtenían en las escuelas seculares de los templos, monasterios y palacios o por tradición transmitida de una generación a otra. Las civilizaciones más antiguas del mundo, como la de Mesopotamia, Egipto, el Indo y la de Río Amarillo en China, hasta nuestros días han tenido instituciones gubernamentales, económicas y religiosas que han guardado celosamente sus documentos relativos a las leyes, la curia, catastro, censos municipales y decretos como una forma de garantizar la continuidad del Estado y proteger el patrimonio documental de los ciudadanos. Esta práctica dio origen a los archivos, considerados como un lugar seguro donde se resguardan los documentos acumulados por personas e instituciones jurídicas, públicas o privadas, tomando como criterio fundamental para su organización la actividad ejecutada por los productores de dichos documentos. La palabra archivo se remonta a 30 siglos, cuando Atenas era gobernada por el rey Codros, época en que la ciudad Cuando Atenas era gobernada por el rey Codros, época en que la ciudad fue invadida por los Dorios, el oráculo de Delfos había vaticinado que los atenienses sólo lograrían vencer y expulsar a los invasores si Codros perdiera la vida en batalla. Al conocer la profecía, el monarca fue al campo de batalla y provocó abiertamente a los Dorios, hasta que éstos lo mataron, cumpliéndose el vaticinio. Los dorios sufrieron una derrota aplastante a manos de los defensores de Atenas. Por considerar que no había nadie que reuniera las condiciones para suceder en el trono al rey héroe, nombraron en su lugar a un magistrado civil que llamaron Arcón, en español Arconte. Desde entonces, los atenienses fueron gobernados por un arconte. Los atenienses fueron gobernados por un arconte, quien se ocupaba de sus funciones en un edificio denominado Archeión, lugar donde se depositaban los documentos públicos relativos a los asuntos del gobierno, los cuales eran nombrados con la palabra Archeia, que en el latín tardío dio lugar a la palabra Archivum, llegando al español con el vocablo Archivo. La Iglesia y los Monasterios Tras la caída del Imperio Romano de Occidente en el 476 d.C., la Iglesia y los monasterios asumieron la tarea de conservar la herencia cultural grecorromana y los documentos administrativos en su condición de herederos de las funciones sagradas del Estado Antiguo. Este proceso duró toda la Edad Media. Son numerosos los escritos conservados de esta época, como pliegos reales, escritos de la Iglesia, pergaminos con signos o dibujos, documentos sobre herencias y concesiones. Es en los siglos XVIII y XIX cuando empieza a existir la Iglesia. Es en los siglos XVIII y XIX cuando empieza a existir una administración centralizada, donde todos los órganos de gobierno se ubican en un mismo lugar y están dirigidos por una misma autoridad. Para el siglo XIX, el archivero, como experto en el tratamiento de documentos, establecía los criterios de clasificación, ordenación y descripción, además de la creación de normas del tipo XIX. y descripción, además de la creación de normas del tipo de expediente y de cómo conservar los mismos. Los componentes básicos universales de una edificación de archivo es la correcta distribución de sus espacios para el mejor trato de los documentos que se almacenan en ellos. Los tamaños de los depósitos, la iluminación, las temperaturas, las humedades, las condiciones de limpieza. La temperatura, las humedades, las condiciones de limpieza, básicamente son los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de conservar documentos. El tratamiento y la conservación de los archivos comenzaron cuando los archiveros convirtieron las ideas en principios, crearon técnicas, las describieron y las difundieron, estableciendo así la teoría científica e identidad propia de la archivística en el campo de los saberes. propia de la archivística en el campo de los saberes. La conservación se presenta en el siglo XX como una de las funciones esenciales de los archivos al garantizar el mantenimiento de los documentos depositados en óptimas condiciones. Conservar no es más que mantener la integridad de los bienes culturales. La integridad de los bienes culturales, en este caso de las fuentes documentales. Esta conservación se realiza en dos líneas de acción fundamentales. La primera es la prevención, que no es más que evitar los factores que afectan al envejecimiento de los documentos. Algo así como crear barreras que eviten el deterioro de los documentos. Y la otra línea de acción. en el deterioro de los documentos. Y la otra línea de acción es la restauración que se realiza cuando ya agotadas todas las medidas preventivas no hay otra manera posible de recuperar la integridad perdida de un documento. Ya para el siglo XX la conservación se ha convertido en una ciencia, moderna y que cada día hace nuevo. moderna y que cada día hace nuevos estudios, nuevos descubrimientos para mejorar las condiciones de los documentos. La consolidación de los estados modernos ha desarrollado la necesidad de una memoria colectiva que conserve sus acciones y decisiones. Esto ha requerido un enorme esfuerzo de organización de documentos concentrándose los mismos en los archivos. Los archivos. Es así, como en diferentes países, el archivo se convirtió en un proceso lógico para los teóricos de la archivística, la cual se encarga del estudio teórico práctico de los principios, procedimientos y problemas de los archivos. Durante el Congreso Histórico Municipal Interamericano, realizado en el año 1942 en La Habana, Cuba, se recomendó a todos. En el año 1942, en La Habana, Cuba, se recomendó a todos los estados de América la adopción de leyes, acuerdos y disposiciones que faciliten la utilización de todos los archivos oficiales y de instituciones privadas. Este evento se considera el punto de partida para que los países de América Latina empezaran a preocuparse por la protección de sus documentos. de 1980 cuando los países latinoamericanos comenzaron a gestionar la aprobación de una legislación moderna que creara los sistemas nacionales de archivos. El sistema nacional de archivos es el mecanismo, es el medio mediante el cual se homologan, se normalizan los procesos archivísticos en las instituciones o los archivos que la integran. Esta es una realidad ya en la República Dominicana. los archivos que la integran. Esta es una realidad ya en la República Dominicana, contenido en la ley número 481-08, y mediante él se establece el mecanismo de regularización de los procesos en el sentido de que el tratamiento documental se haga de una manera uniforme. En Europa ya es una realidad. Hace unos años, países como Francia, España, Portugal, en América Latina, como Cuba, Venezuela, Costa Rica, ya tienen legislaciones vigentes que tienden, en ese sentido, a... Ya tienen legislaciones vigentes que tienden, en ese sentido, a implementar el sistema nacional. Esto permite, garantiza la eficiencia administrativa, permite la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y permite la transparencia que debe tener cada nación en cuanto al tratamiento de los documentos. En las últimas décadas ha crecido y se ha diversificado la producción documental por particulares e instituciones, lo cual preocupa a las entidades encargadas. e instituciones, lo cual preocupa a las entidades encargadas de la recepción y gestión de documentos. Esta situación ha originado diferentes formas de re

desarrollo democrático. Desde la más remota antigüedad, los archiveros, conservadores y servidores de documentos fueron personas al servicio de la administración y como tales, hábiles en el arte de leer, escribir y organizar escritos. Su educación... Escribir y organizar escritos. Su educación la obtenían en las escuelas seculares de los templos,

monasterios y palacios o por tradición transmitida de una generación a otra. Las civilizaciones más antiguas del mundo, como la de Mesopotamia, Egipto, el Indo y la de Río Amarillo en China, hasta nuestros días han tenido instituciones gubernamentales económicas. y

religiosas que han guardado celosamente sus documentos relativos a las leyes, la curia, catastro, censos municipales y decretos como una forma de garantizar la continuidad del Estado y proteger el patrimonio documental de los ciudadanos.

Esta práctica dio origen a los archivos, considerados como un lugar seguro donde se resguardan los documentos acumulados por personas e instituciones jurídicas, públicas o privadas, tomando como criterio fundamental para su organización la actividad ejecutada por los productores de dichos documentos.

La palabra archivo se remonta a 30 siglos, cuando Atenas era gobernada por el rey Codros, época en que la ciudad Cuando Atenas era gobernada por el rey Codros, época en que la ciudad fue invadida por los Dorios, el oráculo de

Delfos había vaticinado que los atenienses sólo lograrían vencer y expulsar los invasores si Codros perdiera la vida en batalla.

Al conocer la profecía, el monarca fue al campo de batalla y provocó abiertamente a los Dorios, hasta que éstos lo mataron cumpliéndose el vaticinio.

Los dorios sufrieron una derrota aplastante a manos de los defensores de Atenas. Por considerar que no había nadie que reuniera las condiciones para suceder en el trono al rey héroe, nombraron en su lugar a un magistrado civil que llamaron Arcón, en

español Arconte. Desde entonces, los atenienses fueron gobernados por un arconte, Los atenienses fueron gobernados por un arconte, quien se ocupaba de sus funciones en un edificio denominado Archeión, lugar donde se depositaban los documentos públicos relativos a los asuntos del gobierno,

los cuales eran nombrados con la palabra Archeia, que en el latín tardío dio lugar a la palabra Archivum, llegando al español con el vocablo Archivo.

La Iglesia y los Monasterios Tras la caída del Imperio Romano de Occidente en el 476 d .C., la Iglesia y los monasterios asumieron la tarea de conservar la herencia cultural grecorromana y los documentos administrativos en su condición de herederos de las

funciones sagradas del Estado Antiguo. Este proceso duró toda la Edad Media. Son numerosos los escritos conservados de esta época, como pliegos reales, escritos de la Iglesia, pergaminos con signos o dibujos, documentos sobre herencias y concesiones.

Es en los siglos XVIII y XIX cuando empieza a existir la Iglesia. Es en los siglos XVIII y XIX cuando empieza a existir una administración centralizada, donde todos los órganos de gobierno se ubican en un mismo lugar y

están dirigidos por una misma autoridad. Para el siglo XIX, el archivero, como experto en el tratamiento de documentos, establecía los criterios de clasificación, ordenación y descripción, además de la creación de normas del tipo XIX. y descripción, además de la creación de normas del

tipo de expediente y de cómo conservar los mismos. Los componentes básicos universales de una edificación de archivo es la correcta distribución de sus espacios para el mejor trato de los documentos que se almacenan en ellos.

Los tamaños de los depósitos, la iluminación, las temperaturas, las humedades, las condiciones de limpieza. La temperatura, las humedades, las condiciones de limpieza, básicamente son los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de conservar documentos. El tratamiento y la conservación de los archivos comenzaron cuando

los archiveros convirtieron las ideas en principios, crearon técnicas, las describieron y las difundieron, estableciendo así la teoría científica e identidad propia de la archivística en el campo de los saberes. propia de la archivística en el campo de los saberes. La conservación

se presenta en el siglo XX como una de las funciones esenciales de los archivos al garantizar el mantenimiento de los documentos depositados en óptimas condiciones.

Conservar no es más que mantener la integridad de los bienes culturales. La integridad de los bienes culturales, en este caso de las fuentes documentales. Esta conservación se realiza en dos líneas de acción fundamentales. La primera es la prevención,

que no es más que evitar los factores que afectan al envejecimiento de los documentos. Algo así como crear barreras que eviten el deterioro de los documentos. Y la otra línea de acción. en el deterioro de los documentos. Y la otra línea de acción es la restauración

que se realiza cuando ya agotadas todas las medidas preventivas no hay otra manera posible de recuperar la integridad perdida de un documento.

Ya para el siglo XX la conservación se ha convertido en una ciencia, moderna y que cada día hace nuevo. moderna y que cada día hace nuevos estudios, nuevos descubrimientos para mejorar las condiciones de los documentos.

La consolidación de los estados modernos ha desarrollado la necesidad de una memoria colectiva que conserve sus acciones y decisiones. Esto ha requerido un enorme esfuerzo de organización de documentos concentrándose los mismos en los archivos.

Los archivos. Es así, como en diferentes países, el archivo se convirtió en un proceso lógico para los teóricos de la archivística, la cual se encarga del estudio teórico práctico de los principios, procedimientos y problemas de los archivos. Durante el Congreso Histórico

Municipal Interamericano, realizado en el año 1942 en La Habana, Cuba, se recomendó a todos. En el año 1942, en La Habana, Cuba, se recomendó a todos los estados de América la adopción de leyes, acuerdos y disposiciones que faciliten la utilización de todos los archivos oficiales y de instituciones privadas.

Este evento se considera el punto de partida para que los países de América Latina empezaran a preocuparse por la protección de sus documentos.

de 1980 cuando los países latinoamericanos comenzaron a gestionar la aprobación de una legislación moderna que creara los sistemas nacionales de archivos. El sistema nacional de archivos es el mecanismo, es el medio mediante el cual se homologan, se normalizan los procesos archivísticos en las instituciones o los

archivos que la integran. Esta es una realidad ya en la República Dominicana. los archivos que la integran. Esta es una realidad ya en la República Dominicana, contenido en la ley número 481 -08, y mediante él se establece el mecanismo de

regularización de los procesos en el sentido de que el tratamiento documental se haga de una manera uniforme. En Europa ya es una realidad. Hace unos años, países como Francia, España, Portugal, en América Latina, como Cuba, Venezuela, Costa Rica, ya tienen

legislaciones vigentes que tienden, en ese sentido, a... Ya tienen legislaciones vigentes que tienden, en ese sentido, a implementar el sistema nacional. Esto permite, garantiza la eficiencia administrativa, permite la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y permite la transparencia que debe tener cada nación en cuanto al tratamiento de los

documentos. En las últimas décadas ha crecido y se ha diversificado la producción documental por particulares e instituciones, lo cual preocupa a las entidades encargadas.

e instituciones, lo cual preocupa a las entidades encargadas de la recepción y gestión de documentos. Esta situación ha originado diferentes formas de resguardos para garantizar los escritos y materiales producidos. La conversión en soporte digital de cara a obtener mejores condiciones en la conservación de los documentos

es la respuesta a este hecho. Uno de los retos de la conservación es la relativa a la conservación de documentos digitales y electrónicos. Podemos decir que un documento en papel podrá ser leído durante varios siglos. Sin embargo, no podemos afirmar esto con

relación a los documentos digitales y electrónicos, debido al vertiginoso cambio de las nuevas tecnologías. La tendencia de la conservación y preservación de documentos digitales y electrónicos es la codificación simple y universal de los diferentes formatos.

Con relación a los soportes, las grandes empresas e instituciones se han puesto de acuerdo para grabar o hacer copia de seguridad en diferentes soportes, garantizando así la accesibilidad en tiempos futuros. La archivística está señalada como una técnica científica, porque parte de ideas racionales,

críticas y rigurosas de aplicación universal para lograr. que los procesos de acumulación, conservación y servicio de la memoria social, asentados en determinados soportes físicos y materiales, funcionen con eficacia.

La archivística no sólo implica unos conocimientos muy especializados, muy técnicos, que llegan a ser bastante complejos, sino que también requiere de conocimientos... en materias más generales como la historia y otros tipos de especializaciones como la conservación y cuestiones de otra índole que ayudan al archivero a tener una formación que

le permite manejar adecuadamente la documentación. Para que la aplicación de técnicas en la archivística sea efectiva, en donde los usuarios resulten beneficiarios, debe haber un permiso. En donde los usuarios resulten beneficiarios, debe haber un personal capacitado, cuyos conocimientos ayudarán a

ejercer el quehacer profesional de los archiveros. Hay que formar a la gente. Uno de los obstáculos es formación. Es decir, que todos los que trabajan en los archivos puedan tener un lenguaje común, una cultura archivística, aunque sea muy general. Pero que cuando se hable de un expediente... Que

sea muy general, pero que cuando se hable de un expediente todos estén pensando exactamente en lo mismo. O cuando se hable de hacer una guía, todos sepamos qué es una guía y cómo se hace una guía. Entre los principios fundamentales de la

archivística con relación al orden de procedencia y orden original se encuentran no mezclar los documentos producidos por las diferentes instituciones u organismos y respetar la clasificación interna de los clientes. u organismos y respetar la clasificación interna de los

fondos para que respondan a la organización y competencia de la institución que produce el documento.

Las fases en cuanto a la organización, según los criterios de la archivística, están divididas en identificación, ordenación, organización.

clasificación valoración expurgo descripción conservación y difusión. El expurgo es uno de los momentos del tratamiento archivístico consistente en la eliminación de los documentos, ya sean porque han perdido su valor administrativo, fiscal, jurídico o porque no tienen interés para la

ciencia y la tecnología. En dicho proceso intervienen regularmente dos instancias. la Comisión Institucional de Evaluación y la Comisión de Evaluación y Acceso a Fondos Documentales.