Kort samengevat
Kijk eerst of er al een transcript is voordat je naar een koptelefoon zoekt. WhatsApp kan spraakberichten op de telefoon zelf omzetten in tekst, zodra je die functie aanzet in de chatinstellingen en het taalpakket is gedownload, maar of je die optie überhaupt hebt, hangt af van je telefoon, je besturingssysteemversie en de taal. Bij Telegram is transcriptie een betaalde functie en de kwaliteit verschilt sterk per taal. Beide zijn leeshulpjes. Moet je het bericht bewaren, ermee aan de slag of het doorsturen, exporteer dan de audio en laat die goed transcriberen.
Een spraakbericht komt altijd op het verkeerde moment binnen. Je bent net vier minuten in een vergadering, je staat in een stiltecoupé, of de baby is net in slaap gevallen in de kamer ernaast en je telefoon staat om heel goede redenen op stil. Iemand heeft je 58 seconden gesproken tekst gestuurd en je hebt geen idee wat erin staat.
Er zijn twee antwoorden, en het is handig om te weten welk je nodig hebt voordat je op je scherm begint te tikken. Meestal wil je nu meteen de kern weten, en je telefoon kan die je mogelijk al geven. Soms bevat het bericht iets wat je later nog nodig hebt, en dat is een heel andere klus met een ander hulpmiddel.
Kijk eerst of het transcript er al staat
Voordat je iets anders gaat zoeken, check of de app waarin je zit je tekst kan geven. Zowel WhatsApp als Telegram kan dat, onder bepaalde voorwaarden, en als jij toevallig binnen die voorwaarden valt, ben je het probleem in vijf seconden kwijt.
Verschijnt er niets, verspil dan niet je vergadering aan het doorzoeken van menu’s. Ofwel de functie is bij jou niet beschikbaar, ofwel moet je hem nog instellen, en geen van beide wil je met één duim onder de tafel uitzoeken. Sla dat over: zet je melding op stil en handel het later af.
De transcriptiefunctie van WhatsApp, en waarom jij hem misschien niet hebt
WhatsApp heeft een eigen functie om spraakberichten om te zetten in tekst, en die draait op de telefoon zelf, niet op een server ergens anders. Je zet hem aan in de chatinstellingen van WhatsApp, en de eerste keer dat je hem gebruikt, wordt eerst het taalpakket gedownload voordat er iets gebeurt — dus dat eerste transcript duurt langer dan alle volgende.
Het lastige zit in de beschikbaarheid. Of de functie voor jou bestaat, hangt af van je telefoon, van welke versie van het besturingssysteem daarop draait, en van de taal die je wilt laten transcriberen. Die drie dingen werken samen op een manier die de app nergens uitlegt. Een collega kan de optie op zijn scherm hebben terwijl jij hem gewoon niet hebt, en de app geeft geen enkele melding waarom. Heb je in de chatinstellingen gekeken en staat hij er niet, dan is dat voorlopig je antwoord. Je hebt niets verkeerd gedaan.
Omdat de verwerking op het toestel zelf gebeurt, blijft het transcript ook op het toestel. Dat is goed voor je privacy en minder handig voor al het andere wat je met die tekst zou willen doen.
Telegram, en het taalprobleem
Telegram zet spraakberichten ook om in tekst, maar dat zit alleen in het betaalde abonnement. Zonder abonnement krijg je die optie niet.
Heb je wel een abonnement, dan hangt de kwaliteit sterk af van de taal van het bericht. Sommige talen komen er redelijk leesbaar uit. Andere komen er zo uit dat je de betekenis zelf uit de context moet reconstrueren, wat trager gaat dan gewoon luisteren. Er is geen manier om vooraf te weten in welke categorie jouw taal valt, behalve door het één keer te testen op een bericht dat je ook kunt beluisteren, om te zien hoe dicht het bij de waarheid komt.
Lezen valt minder op dan luisteren
Even los van de nauwkeurigheid: er is ook een sociale reden om tekst te verkiezen, die niets te maken heeft met hoe goed de transcriptie is.
Een telefoon tegen je oor houden tijdens een vergadering valt op. Een speaker die je voorzichtig richt, valt op. Eén oordopje uit je zak vissen, valt op. Even naar tekst op je scherm kijken, valt niet op. Iedereen in de ruimte gaat er al van uit dat je af en toe op je telefoon kijkt. Drie regels tekst lezen past daarbinnen; audio afspelen niet.
Hetzelfde geldt in de andere richting, in een woning met een slapend kind of een gedeeld kantoor waar geluid draagt. Een transcript heeft geen koptelefoon nodig, geen volume, en jij hoeft de kamer niet uit. Zelfs een onvolmaakt transcript vertelt je meestal wel of het bericht een uur kan wachten.
Als je meer nodig hebt dan een leeshulp
Een ingebouwd transcript is precies dat: een leeshulp. Je kunt het bekijken. Meestal kun je het niet netjes exporteren, je kunt niet in al je chats zoeken naar een zin die iemand vorig jaar in een spraakbericht zei, en je kunt een fout woord niet verbeteren zodat de correctie blijft staan. Het is tekst op een scherm, geen document dat je zelf in handen hebt.
Voor de meeste berichten is dat ruim voldoende. Iemand laat weten dat hij later komt. Je leest het, je weet het, je gaat door. Maar sommige spraakberichten bevatten dingen die je later opnieuw nodig hebt: een adres, een beslissing, een set instructies, een prijs die iemand mondeling heeft afgesproken. Voor dat soort berichten is het slimmer om de audio uit de chat te bewaren en die goed te laten transcriberen. Dat levert een tekstbestand op basis van de audio op dat je kunt bewerken, doorzoeken, in een e-mail kunt plakken en kunt doorsturen naar iemand die niet bij het gesprek was.
Dat is precies waarvoor de transcriptie-app SozAI is gemaakt: audio- en videobestanden worden omgezet in tekst, met sprekerlabels, samenvattingen en vertaling in meer dan 99 talen, wat handig is als het spraakbericht niet in de taal van je telefoon is. De app werkt op iOS, Android en macOS, dus je kunt het doen vanaf dezelfde telefoon waarop het bericht binnenkwam. Het zijn wel meer stappen dan even op een transcript in de chat tikken, en voor een bericht dat alleen “ben er zo” zegt, is dat zonde van je tijd.
Waar deze transcripten de mist ingaan
Ingebouwde transcriptie is het zwakst precies op de punten die het bericht de moeite waard maakten om te lezen. Namen komen er verhaspeld uit, vooral namen die de telefoon nog nooit heeft gezien. Plaatsnamen worden vervangen door gewone woorden die er ongeveer op lijken. Getallen zijn onbetrouwbaar op een manier die echt gevaarlijk is, want een verkeerd cijfer leest nog altijd als een geloofwaardige zin en er is niets dat aangeeft dat het fout is. Bevat het bericht een telefoonnummer, een deurcode, een vertrektijd of een bedrag, behandel het transcript dan als aanwijzing en beluister dat stukje zelf zodra je kunt.
De andere structurele zwakte is taal. Alles wat niet de taal van de telefoon zelf is, komt er slechter uit, en een bericht dat halverwege een zin van taal wisselt — en zo praten heel veel mensen gewoon — komt er meestal het slechtst uit van allemaal.
Waar deze transcripten wél goed voor zijn, is snel inschatten. Is dit urgent. Gaat dit over wat ik denk dat het over gaat. Kan het wachten tot ik hier weg ben. Die vragen beantwoorden ze goed, en ze doen dat stil, wat precies het punt is als je de audio niet kunt afspelen. Ga alleen niet handelen op basis van een specifiek detail dat je alleen hebt gelezen en niet gehoord, als een foutje daarin je iets zou kosten.
