Điểm Chính
Với một bản ghi âm dài hai giờ, việc chuyển đổi tự động thực ra chỉ tốn một phần rất nhỏ thời gian đó – phần mềm không phải là nút thắt cổ chai. Điều quyết định buổi tối của bạn là công đoạn rà soát, sửa lỗi sau đó: một bản gỡ thô, chỉ cần tra cứu được thì gần như không cần chỉnh sửa gì, còn một bản dùng để trích dẫn hay công bố thì phải nghe lại toàn bộ đối chiếu với âm thanh, sửa tên riêng, số liệu và những đoạn nói chồng lên nhau. Nếu tự đánh máy thay vì dùng phần mềm, thời gian bỏ ra sẽ gấp nhiều lần độ dài bản ghi, và càng tệ hơn nếu âm thanh không rõ. Hãy dành thời gian cho việc sửa lỗi, không phải cho phần mềm.
Hai giờ nói chuyện, với tốc độ nói trung bình của hầu hết mọi người, sẽ ra khoảng mười sáu đến mười tám nghìn từ – tương đương độ dài một cuốn sách mỏng. Chỉ riêng con số này đã nói lên nhiều điều về buổi tối phía trước: chẳng ai muốn đọc liền một mạch từ đầu đến cuối, và hầu như không ai muốn tự đánh máy lại từ đầu nếu có cách khác.
Câu trả lời thành thật cho câu hỏi việc này mất bao lâu phụ thuộc vào hai yếu tố bạn kiểm soát được và một yếu tố bạn không kiểm soát được: âm thanh sạch đến đâu, bản gỡ hoàn chỉnh cần sạch đến mức nào, và bạn gõ chữ hay nghe nhanh đến đâu. Phần mềm chỉ thay đổi một phần trong phương trình đó. Nó không đụng đến hai phần còn lại.
Làm Toán Trước Đã
Bài phát biểu hay bài giảng thường có tốc độ 130 đến 150 từ một phút. Hội thoại thì nhanh hơn và không đều – người ta nói chồng lên nhau, nói lại từ đầu câu, bỏ lửng ý đang nói. Với tốc độ của một bài giảng, một giờ nói ra khoảng tám đến chín nghìn từ. Nhân đôi cho một bản ghi hai giờ, bạn sẽ có khoảng mười sáu đến mười tám nghìn từ văn bản thô, nhiều hơn nữa nếu đó là một cuộc thảo luận nhiều người thay vì một người nói.
Đó là còn chưa tính đến việc bạn sẽ tạo ra văn bản đó bằng cách nào. Nếu muốn biết nhanh số từ của bản ghi âm của mình trước khi bắt tay vào làm, một công cụ tính thời gian nói sẽ cho bạn kết quả trong khoảng một phút – nên làm việc này trước khi bắt đầu buổi tối, vì một đoạn ghi mười lăm phút và một cuộc họp hai giờ là hai việc khác nhau dù nghe có vẻ giống nhau cho đến khi bạn thực sự đo thử. Bạn có thể chạy thử ước tính đó bằng công cụ tính thời gian nói.
Tự Đánh Máy Chậm Hơn Bạn Nghĩ
Nếu bạn đang cân nhắc có nên tự gõ lại bản ghi này ngay tối nay không, hãy biết trước hệ số nhân thực tế. Tự đánh máy một bản gỡ băng thường tốn gấp nhiều lần độ dài bản ghi – không phải vì gõ chữ chậm, mà vì bạn không thể vừa nghe theo tốc độ nói vừa gõ chính xác cùng lúc. Bạn dừng âm thanh, tua lại vài giây, gõ lại những gì vừa nghe, rồi tiếp tục. Vòng lặp này diễn ra liên tục, và càng tệ hơn khi gặp từ ngữ lạ, tốc độ nói nhanh, hoặc những đoạn hai người nói cùng lúc.
Hệ số nhân đó tăng lên theo độ khó của âm thanh, không giảm đi. Một cuộc phỏng vấn rõ ràng, tốc độ nói bình thường có thể tốn gấp ba đến bốn lần độ dài của nó sau khi tính hết thời gian dừng và tua lại. Một bài giảng đầy thuật ngữ chuyên ngành bạn chưa từng biết có thể tốn hơn thế nhiều, vì bạn phải dừng liên tục để tìm ra cách viết và diễn đạt đúng, thay vì gõ liền một mạch. Với hai giờ âm thanh, tự gõ tay không phải là việc làm trong một buổi tối. Đó là việc kéo dài nhiều buổi tối, và tốt hơn là biết điều này trước khi bắt đầu, chứ không phải sau một giờ đã ngồi vào làm.
Chuyển Đổi Tự Động Không Chậm Hơn – Chỉ Là Kết Quả Tệ Hơn
Đây là phần khiến nhiều người ngạc nhiên khi thử lần đầu. Chuyển đổi tự động không mất nhiều thời gian hơn khi âm thanh khó nghe. Nó tốn thời gian xử lý gần như bằng nhau bất kể bản ghi là một giọng nói rõ ràng trong phòng yên tĩnh hay ba người tranh luận qua một cuộc gọi điện thoại chập chờn. Điều thay đổi theo độ khó của âm thanh là chất lượng kết quả, không phải thời gian tạo ra nó.
Đó vừa là tin tốt vừa là tin không mấy vui trong cùng một câu. Tốt, vì bạn không phải chờ lâu hơn khi điều kiện âm thanh tệ hơn – phần mềm vẫn hoàn tất theo đúng lịch trình của nó. Không vui, vì thời gian tiết kiệm được ở đầu vào không biến mất, nó chỉ chuyển sang đầu ra, thành lượng công sửa lỗi cần làm sau đó. Một hệ thống như quy trình đứng sau chuyển đổi âm thanh thành văn bản sẽ trả lại cho bạn một văn bản hoàn chỉnh cho một tệp hai giờ khá nhanh. Còn văn bản đó gần hoàn thiện hay cần rà soát kỹ lại phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng những gì thu vào micro, không phải vào cách phần mềm xử lý nó.
Công Đoạn Sửa Lỗi Mới Là Thứ Quyết Định Buổi Tối Của Bạn
Đây là con số hầu như không ai tính trước, nhưng lại là con số quan trọng nhất. Một bản gỡ băng bạn làm để sau này tra cứu – tìm lại đoạn ai đó nhắc đến một ngày cụ thể, hay lướt qua để tìm quyết định đã được đưa ra – thì gần như không cần sửa gì cả. Bạn đọc lướt qua những lỗi nhỏ vì bạn đã đại khái biết nội dung phải là gì. Với một bản ghi hai giờ, kiểu rà soát này có thể chỉ tốn hai mươi phút để lướt qua và xác nhận là dùng được.
Một bản gỡ băng bạn định trích dẫn, công bố, hoặc đưa cho người không có mặt trong buổi ghi âm lại là một việc hoàn toàn khác. Việc đó cần nghe lại toàn bộ, đối chiếu với âm thanh, từng câu một, vì một lỗi trong câu trích dẫn là vấn đề khác hẳn một lỗi trong ghi chú riêng của bạn. Với hai giờ âm thanh gốc, một lần rà soát kỹ như vậy tốn gần hai giờ thời gian của chính bạn, đôi khi hơn nếu nội dung dày đặc hoặc kỹ thuật.
Lỗi không rải đều khắp bản ghi, và đây là tin tốt thực sự duy nhất ở phần này. Tên riêng, thuật ngữ chuyên môn, số liệu và những đoạn nói chồng lên nhau là nơi kết quả tự động thường sai nhất. Phần lớn một bản ghi hai giờ sẽ ra kết quả gần như chính xác, và chỉ một vài phút – thường là lúc hai người nói cùng lúc, hoặc ai đó đọc nhanh một dãy số – sẽ cần chú ý kỹ. Nếu bạn biết đại khái những phút đó nằm ở đâu, bạn có thể đi thẳng đến đó thay vì đọc lại toàn bộ văn bản từ đầu đến cuối. Tính trước con số của riêng bạn, dựa trên độ dài bản ghi và mục đích sử dụng thực tế của bản gỡ băng, bằng công cụ tính thời gian gỡ băng sẽ cho bạn một kế hoạch gần với thực tế hơn là đoán mò trước khi bắt đầu.
Chia Nhỏ Tệp Không Tiết Kiệm Thời Gian, Nhưng Cứu Được Buổi Tối Của Bạn
Cắt một bản ghi hai giờ thành bốn đoạn ba mươi phút trước khi gỡ băng không làm tổng công việc nhanh hơn. Phép tính ở các phần trên không thay đổi – bạn vẫn đang gỡ băng hai giờ lời nói, và sửa những gì cần sửa, bất kể bạn cắt tệp thế nào. Điều thay đổi là công việc có thể bị ngắt quãng hay không.
Một tệp hai giờ duy nhất về cơ bản là một lần ngồi làm liền, vì mở lại sau đó nghĩa là phải tìm lại vị trí đang dừng giữa một mảng văn bản không có điểm nghỉ tự nhiên. Bốn tệp riêng biệt là bốn lần ngồi làm, và bạn có thể xong một tệp tối nay, một tệp ngày mai, phần còn lại vào tuần sau mà không mất dấu chỗ đã dừng. Với một bản ghi dài như vậy – dài đến mức làm xong trong một lần với hầu hết mọi người là không thực tế – khả năng ngắt quãng đó quan trọng hơn bất kỳ tốc độ nào có được từ việc xử lý các đoạn song song. Nếu bạn định làm công đoạn sửa lỗi cho tử tế, hãy chia nhỏ nó ra thay vì kỳ vọng ngồi một lần là xong.
Một ứng dụng xử lý toàn bộ tệp cùng lúc, thay vì để bạn phải tự chia file, là một lựa chọn đáng biết đến ở đây. Ứng dụng chuyển đổi giọng nói thành văn bản có sẵn tại trang tải xuống cho iOS, Android và macOS, nhận vào âm thanh, video, bản ghi âm hoặc một liên kết YouTube và trả về văn bản có gán nhãn người nói, một bản tóm tắt, và dịch sang nhiều ngôn ngữ khác nhau – một hướng đi trong số nhiều hướng đã nói ở trên, không phải cách để bỏ qua công đoạn sửa lỗi.
Những Gì Không Tự Nhiên Mà Có, Nói Thật
Chuyển đổi tự động không biết tên người nói trừ khi bạn tự nhập vào. Nó gán một nhãn thay vì một cái tên mà nó không có cách nào đoán ra, và nhãn đó giữ nguyên như vậy cho đến khi ai đó sửa lại. Nó cũng không chắc bắt được một tên riêng nó chưa từng thấy đánh vần, một thuật ngữ đặc thù của ngành bạn, hay một con số được đọc nhanh giữa một câu nói gấp gáp. Đây chính xác là những điểm khó mà việc sửa lỗi luôn tập trung vào, và không có sức mạnh xử lý nào tránh được chúng.
Đoạn nói chồng lên nhau gần như không thể khôi phục hoàn toàn dù bạn chọn cách nào. Khi hai người nói cùng lúc, cả chuyển đổi tự động và người gõ tay đều mất một phần – phần mềm chọn theo một mạch nói và bỏ mạch kia, còn người gõ tay gặp đúng vấn đề đó, chỉ chậm hơn. Nếu một bản ghi hai giờ có nhiều đoạn dài nói chồng lên nhau, hãy dành thêm thời gian sửa riêng cho những đoạn đó, và không nên kỳ vọng cách nào cho bạn một bản đọc sạch cả hai giọng cùng lúc.
Con số hai giờ chỉ là điểm khởi đầu, không phải một sự đảm bảo. Một bản ghi có tốc độ nói đều, một người nói, và thuật ngữ quen thuộc sẽ đi nhanh qua mọi giai đoạn nói ở trên hơn một bản ghi có ba người, micro kém, và một chủ đề bạn chưa quen. Phép tính ở trên cho bạn một kế hoạch cho buổi tối. Nó không hứa bạn sẽ xong trong một lần.
