Speaker A
Cześć, witajcie w trzeciej, finałowej lekcji. W pierwszej lekcji postawiliśmy diagnozę, czego nie robić ze sztuczną inteligencją.
Praktyczne podejście do wdrażania AI w firmie, podział zadań i zarządzanie zmianą dla efektywnej transformacji operacyjnej.
Key Takeaways
- Podział zadań na mechaniczne (klamki) i wartościowe, ludzkie (uśmiechy) jest kluczowy dla efektywnego wdrożenia AI.
- Odzyskany przez AI czas musi być mądrze zarządzany, aby uniknąć spadku efektywności i oporu pracowników.
- Przywództwo oparte na dialogu i tożsamości firmy sprzyja akceptacji i innowacyjności w zespole.
- Masowe, nieprzemyślane wdrożenia AI prowadzą do chaosu i frustracji, dlatego konieczny jest etap pilotażu.
- Wdrożenie AI to proces zarządzania zmianą, wymagający dojrzałości organizacyjnej i partnerskiego podejścia.
Summary
- Wideo to trzecia, finałowa lekcja serii o transformacji operacyjnej z wykorzystaniem AI.
- Przedstawiono podział zadań na 'klamki' (zadania mechaniczne) i 'uśmiechy' (zadania wymagające ludzkiej intuicji i relacji).
- Omówiono przykład procesu przygotowania oferty handlowej i jak AI może zautomatyzować zadania mechaniczne.
- Podkreślono znaczenie odzyskania czasu przez pracowników i konieczność mądrego zarządzania tym czasem, aby uniknąć prawa Parkinsona.
- Przedstawiono dwa modele rozmów menedżerskich – negatywny, który zabija innowacyjność, oraz pozytywny, oparty na dialogu i tożsamości firmy.
- Zwrócono uwagę na konieczność dojrzałości organizacyjnej i bezpiecznego pilotażu AI w firmie.
- Ostrzeżono przed chaosem wynikającym z nieprzemyślanego, masowego wdrożenia AI bez integracji i przygotowania zespołu.
- Podkreślono, że wdrożenie AI to proces ewolucyjny, wymagający zarządzania zmianą i partnerskiego podejścia do pracowników.
- Zalecenie, aby zaczynać od jednego, izolowanego procesu pilotażowego, by bezpiecznie testować i uczyć się na wdrożeniu.
- Wideo dostarcza praktycznych narzędzi i metodyk do audytu procesów i projektowania ról pracowników w kontekście AI.
Full Transcript — Download SRT & Markdown
Speaker A
W drugiej zbudowaliśmy wyróżnik strategiczny, jak zdefiniować tożsamość firmy i wybrać właściwy szczyt. Czas na najtrudniejszy moment.
Speaker A
Poniedziałek, godzina 8:00. Wchodzicie do biura. Przed wami siedzą wasi pracownicy, koledzy, specjaliści, kierownicy. Jak przełożyć wielkie idee o zróżnicowaniu na konkretny podział zadań przy biurkach? Jak sprawić, żeby AI realnie odciążyło ludzi, nie wywołując przy tym buntu, lęku przed zwolnieniami i cichego sabotażu?
Speaker A
Dzisiaj ubrudzimy sobie ręce praktyką menedżerską. Przejdziemy przez audyt zadań, nauczymy się projektować na nowo rolę pracownika i zdefiniujemy zasady bezpiecznego pilotażu technologicznego. Zaczynamy.
Speaker A
Pierwszym krokiem, który musicie wykonać w swojej firmie, jest audyt procesów operacyjnych. Zapomnijcie na chwilę o skomplikowanych mapach procesów z podręczników korporacyjnych. Daję wam proste i skuteczne narzędzie, które będzie idealnie pasować do tego, co macie do wykonania, metodykę klamka czy uśmiech.
Speaker A
Pamiętacie przykład o portierze z pierwszego filmu? Tak jak rola portiera, każde stanowisko pracy i każdy proces składa się z dwóch skrajnie różnych typów zadań.
Speaker A
Pierwszy typ to klamka, zadania mechaniczne, powtarzalne, schematyczne. Ich wykonanie nie wymaga od pracownika intuicji, empatii ani zrozumienia głębokiego ludzkiego kontekstu.
Speaker A
To jest to przysłowiowe otwieranie drzwi z naszej hotelowej historii, maszyneria. Drugi typ to uśmiech.
Speaker A
Tu powstaje marża i unikalna wartość firmy. To są zadania oparte na relacji, wyczuciu emocji klienta, podejmowaniu decyzji w warunkach niepewności, nieszablonowym myśleniu, weryfikacji eksperckiej.
Speaker A
Warstwa ściśle ludzka. Weźmy na warsztat konkretny, powszechny w niemal każdej firmie B2B proces - przygotowanie oferty handlowej dla nowego klienta.
Speaker A
Wasz handlowiec dostał lead. Jest to firma produkcyjna, 80 osób. Pyta o warunki współpracy. Jak ten proces zazwyczaj wygląda?
Speaker A
Handlowiec siada do komputera, szuka w Google informacji o firmie, sprawdza profil prezesa na LinkedIn, wchodzi do KRS, żeby zweryfikować kapitał i reprezentację, loguje się do systemu CRM, żeby sprawdzić historię kontaktów z firmą.
Speaker A
Potem otwiera szablon oferty, ręcznie przepisuje dane klienta, wylicza marżę na kalkulatorze, formatuje dokumenty i wysyła mail. Rozbierzmy ten proces przez naszą metodykę.
Speaker A
Szukanie danych w KRS, LinkedIn i Google - to jest klamka. Skonfigurowany agent AI przeszuka te rejestry w minutę i da handlowcowi gotowe podsumowanie.
Speaker A
Kopiowanie szablonu i przepisywanie danych, to również klamka. AI wygeneruje draft dokumentu w 2 minuty.
Speaker A
Formatowanie PDF i wysyłka maila standardowego - także klamka, automatyczne. Zatem co jest w tym procesie uśmiechem?
Speaker A
Wartością jest to, że handlowiec, analizując podsumowanie z bota, zauważa, że firma klienta właśnie straciła gotowego, głównego podwykonawcę i działa teraz w trybie awaryjnym. Tej informacji nie ma w KRS, ale handlowiec słyszał o tym na konferencji branżowej 2 tygodnie temu. To jest ludzki kontekst, tego bot nie ma.
Speaker A
Wartością jest wyczucie psychologiczne podczas wstępnej rozmowy, że dla tego klienta priorytetem nie jest cena, ale pewność ciągłości dostaw.
Speaker A
Wartością jest też decyzja, żeby nie wysyłać oferty mailem w ciemno, ale zadzwonić osobiście i powiedzieć na przykład: "Panie Janie, przygotowałem ofertę, ale zmieniłem w niej jeden zapis dotyczący logistyki, specjalnie pod waszą sytuację awaryjną.
Speaker A
Chcę upewnić się, że zabezpieczamy wasz biznes od pierwszego dnia." W tradycyjnym modelu handlowiec poświęcał na klamki blisko 3 godziny pracy nad jedną ofertą.
Speaker A
Był zmęczony papierologią. Po mądrym wdrożeniu AI czas klamek spada do 20 minut. Zostaje weryfikacja otrzymanych informacji i finalne zredagowanie. Handlowiec odzyskuje 2,5 godziny przy każdym ofertowaniu.
Speaker A
Ta zaoszczędzona dywidenda czasowa to jest serce waszego wdrożenia. I tu zaczyna się najważniejszy obszar przywództwa, jak nią mądrze zarządzić.
Speaker A
Jeśli jako zarządzający nie zaplanujecie z góry, co zrobić z dywidendą czasową, zadziała bezwzględne prawo Parkinsona.
Speaker A
Prawo Parkinsona mówi, praca rozszerza się tak, aby wypełnić cały czas dostępny na jej ukończenie.
Speaker A
Jeśli wasz pracownik zorientuje się, że robi raporty w 15 minut zamiast w 3 godziny, ale nie wie, co zrobić z resztą czasu, zacznie po cichu robić je wolniej, zadba o to, żeby ten zapas czasu był głęboko ukryty. Dlaczego? Bo boi się,
Speaker A
że automatyzacja doprowadzi do redukcji jego etatu. Odegrajmy dwie skrajnie różne rozmowy menedżerskie w tej samej firmie.
Speaker A
Wersja pierwsza, jak tego nie robić? Szef wchodzi na zebranie w poniedziałek i mówi: "Wdrożyliśmy bota AI, który przejmuje 60% standardowych zapytań mailowych. Od przyszłego poniedziałku zmieniam wam KPI, każdy przejmuje 15 dodatkowych firm z bazy i wykonuje rozmowy telefoniczne według nowego skryptu." Co tu się wydarzyło?
Speaker A
Ten menedżer właśnie zabił innowacyjność w zespole. Pracownicy dostali jasny komunikat: nagrodą za to, że nauczyłeś się nowego systemu i zaoszczędziłeś w firmie czas, jest dorzucenie ci dodatkowych mechanicznych obowiązków za te same pieniądze.
Speaker A
Wynik będzie przewidywalny i bardzo bolesny, lęk, frustracja i cichy sabotaż technologii przy najbliższej okazji.
Speaker A
Wersja druga, model oparty na tożsamości firmy. Szef siada z pracownikiem na spotkaniu jeden na jeden.
Speaker A
Otwiera czystą notatkę i mówi spokojnym głosem: "Słuchaj, widzę w panelu, że system AI przejął większość rutynowych maili dotyczących faktur i statusów.
Speaker A
Na twoim stanowisku odzyskaliśmy jakieś 10 godzin tygodniowo. Przypomnijmy sobie nasz wyróżnik strategiczny. Chcemy być dla naszych klientów partnerami, którzy budują relacje na lata, a nie masową infolinią.
Speaker A
Jak myślisz, patrząc na twój odcinek pracy i twoje unikalne kompetencje, jak moglibyśmy mądrze zainwestować te 10 godzin, żeby klienci jeszcze mocniej poczuli tę wartość?" I szef milknie, daje przestrzeń. Pracownik myśli chwilę i odpowiada: "Szefie, skoro bot pilnuje papierologii,
Speaker A
to ja mógłbym raz w miesiącu proaktywnie dzwonić do naszych kluczowych klientów. Nie po to, żeby cokolwiek sprzedawać, po to, żeby zapytać, jak się u nich rozwija biznes i z jakimi wyzwaniami się mierzą, zanim sami zgłoszą ten problem." To jest złoto menedżerskie,
Speaker A
święty Graal każdego menedżera. Nie dlatego, że to rewolucja rynkowa, dlatego, że pracownik sam zdefiniował ten cel.
Speaker A
Ten cel jest naturalną konsekwencją odgórnej tożsamości firmy, ale został wypracowany oddolnie w partnerskim dialogu.
Speaker A
Lider nie narzucił zadania, wyznaczył kierunek, a pracownik sam przesunął się z pozycji mechanicznego wykonawcy klamek na pozycję eksperckiego twórcy uśmiechów.
Speaker A
Taki pracownik przy kolejnym wdrożeniu nie będzie przerażony. Przyjdzie i zapyta: "Szefie, kiedy wdrażamy kolejnego bota?
Speaker A
Chcę uwolnić czas z następnego żmudnego procesu." Musicie przyznać, że to piękna wizja miejsca pracy.
Speaker A
Jest możliwa, ale dojście do takiego poziomu wymaga ogromnej dojrzałości organizacyjnej. Aby tam dojść, musicie zarządzać mądrze i bezpiecznie.
Speaker A
Tymczasem rzeczywistość jest taka - po szkoleniach technologicznych właściciel firmy wraca pełen entuzjazmu i mówi: "Od poniedziałku wdrażamy AI wszędzie.
Speaker A
Marketing, sprzedaż, księgowość, logistyka - zmieniamy wszystko." Działa prawda Maslowa, którą przytoczyłem wam na samym początku pierwszej lekcji: Gdy masz w ręku młotek, wszystko zaczyna przypominać gwoździe.
Speaker A
Trzy tygodnie później: chaos. Narzędzia nie integrują się ze starymi systemami, pracownicy są zdezorientowani. Ktoś wysłał klientowi premium ofertę wygenerowaną przez bota z rażącymi błędami merytorycznymi.
Speaker A
Wdrożenie musi zostać zawieszone, a zespół przy ekspresie do kawy komentuje: "Wiedziałem od początku, że te bzdury u nas nie zadziałają." Wdrożenie AI to nie jest pstryczek.
Speaker A
To jest ewolucyjny proces zarządzania zmianą. Dlatego żelazna zasada brzmi: zawsze zacznij od pierwszego bezpiecznego pilotażu.
Speaker A
Jeden proces najbardziej uciążliwy, ale całkowicie odizolowany od kluczo
Speaker A
Trzy pytania, pierwsze, co zabiera nam najwięcej czasu, a jest powtarzalne do bólu? Nie szukajcie na start najważniejszych procesów.
Speaker A
Szukajcie tego, co generuje irytację. Tam zysk z AI będzie natychmiastowo odczuwalny. Drugie, co się stanie, jeśli to rozwiązanie zawiedzie?
Speaker A
Koszt błędu musi być minimalny. Bot pomylił się w wewnętrznym raporcie tygodniowym, który czytacie tylko wy? Poprawiacie prompt, koszt błędu jest praktycznie zerowy.
Speaker A
Bot pomylił się w korespondencji cenowej z lojalnym klientem? Koszt wizerunkowy i finansowy może być bardzo, bardzo duży.
Speaker A
Wybierzcie proces o niskim ryzyku. Trzecie, czy potrafimy to precyzyjnie zmierzyć? Na przykład czas przed i po wdrożeniu?
Speaker A
Liczba błędów przed i po? Bez pomiaru nie udowodnicie sobie i zespołowi, że transformacja ma sens biznesowy.
Speaker A
Pokażę wam realny przykład. Wyobraźcie sobie tradycyjne biuro rachunkowe obsługujące małe firmy. Bardzo uciążliwym procesem było dla nich comiesięczne upominanie klientów o brakujące dokumenty kosztowe. Każdy księgowy przeglądał foldery, identyfikował braki i pisał spersonalizowany mail dla każdego klienta z inną listą faktur.
Speaker A
Zajmowało to całe dnie, generowało frustrację i prowadziło do błędów. W ramach pilotażu proste narzędzie GenAI połączone z bazą danych, algorytm w kilka sekund analizuje braki i generuje spersonalizowane maile przypominające dla każdego klienta.
Speaker A
Rola człowieka: rzucić okiem, sprawdzić i zatwierdzić jednym kliknięciem. Efekt po pierwszym miesiącu? 4 godziny zaoszczędzone na każdym stanowisku, zero błędów w danych.
Speaker A
Pracownicy odetchnęli z ulgą, bo usunięto z ich biurek najbardziej znienawidzone zadanie. I co najważniejsze, ci sami księgowi przyszli na koniec miesiąca i zapytali: "Szefie, to było genialne.
Speaker A
Jaki proces automatyzujemy następny?" To jest właśnie sukces mądrze zaprojektowanego pilotażu. Dobiegliśmy do końca naszej wspólnej drogi.
Speaker A
Przeszliśmy pełen cykl: od diagnozy ryzyka komodytyzacji, przez wyznaczenie tożsamości strategicznej jako wyróżnika, aż po twarde rozróżnienie klamek i uśmiechów wewnątrz waszych organizacji.
Speaker A
Żeby pomóc wam wdrożyć te zasady, przygotowałem dla was dodatkowe materiały. Znajdziecie tam kanwę tożsamości strategicznej, która pomoże wam zdefiniować waszą górę, oraz kontrakt ewolucji roli. Gotowy szablon do rozmów jeden na jeden z pracownikami, by wspólnie zaplanować dywidendę czasową.
Speaker A
Kończąc ten program, chcę was zostawić z jedną myślą, wkraczacie w świat sztucznej inteligencji nie po to, by zastępować ludzi chłodnymi algorytmami.
Speaker A
Wkraczacie tam jako mądrzy liderzy. Po to, by dzięki technologii odzyskać czas, energię i przestrzeń na bycie firmą, którą zawsze chcieliście być, ale na co w codziennym kieracie brakowało wam do tej pory zasobów.
Speaker A
Uwolnijcie swoje zespoły od roboty dla robotów i pozwólcie im wreszcie budować prawdziwą ludzką wartość dla waszych klientów.
Speaker A
Nazywam się Albert Tomaszewski, reprezentuję Szkołę Główną Handlową w Warszawie. Dziękuję za wspólnie spędzony czas i życzę niesamowitych sukcesów na waszym własnym strategicznym szlaku.
Speaker A
Do zobaczenia!
Topics:transformacja operacyjnasztuczna inteligencjaAI w biznesiezarządzanie zmianąautomatyzacja procesówprzywództworozwój pracownikówprocesy operacyjnewdrożenie AIzarządzanie zespołem
