FUNCIONES del ALMACÉN - Administración EFECTIVA de Almacenes y Control de Inventarios - Video 3

Hola, ¿qué tal? Soy Iván Martínez Lima y te doy la bienvenida a un nuevo video de la serie de administración de almacenes.

Hoy vamos a platicar sobre las principales funciones que se deben de realizar dentro del almacén. Más adelante tendremos otro video donde hablemos de estas funciones de una forma un poco más detallada.

Pero para comenzar, vamos a darte un listado, no necesariamente en un orden de importancia, sino más bien cronológico conforme va fluyendo la mercancía dentro de tu almacén.

Para que si apenas estás en una estructura del mismo, puedas tener una idea más clara de qué es aquello que tienes que contemplar.

La primera actividad, por obviedad, es la recepción y verificación de mercancía.

Debes asegurarte de tener procesos que permitan una recepción ágil y bastante funcional de toda la mercancía que vas a requerir en tu organización.

Pero también, igual de importante, es que puedas verificar que esta mercancía es la que realmente solicitaste.

Algo que debes de tomar en cuenta es que la verificación de mercancía la debes de hacer lo más eficientemente posible.

No inspeccionar más allá de lo que realmente se requiere, ya que la verificación de mercancía no aporta valor al cliente.

Si esto que dije te brincó un poco, te recomiendo que sigas viendo la serie.

Ya que en futuros videos hablaremos sobre la importancia que tiene la inspección de mercancía, pero al mismo tiempo, el hecho de que no aporte valor al cliente.

Implica que tenemos que ser extremadamente eficientes y cautelosos con respecto a cuánta inspección tenemos que hacer.

El segundo punto es el registro de entradas y salidas, aquí lo estamos poniendo en un mismo esquema.

No necesariamente cronológico porque estamos hablando tanto de las entradas de la mercancía como las salidas que pudieran darse.

Esto incluye los traspasos entre los almacenes y para almacenes que estén un poco más estructurados, inclusive los traspasos entre ubicaciones en el mismo almacén.

El tener registrado dentro del sistema en tiempo y forma entradas y salidas es fundamental para que el flujo de información dentro de la empresa no tenga obstáculos y no se entorpezca.

Por supuesto que si estamos hablando de un almacén, pues el almacenamiento y la custodia.

Una forma de llamarle a este concepto es el resguardo y se trata de que te asegures que toda la mercancía dentro del almacén está segura.

Que está bien identificada y que puedes acceder a ella en cuanto la puedas necesitar.

Otra función es el transporte interno.

Aquí hablamos del transporte que tienes que tener dentro del almacén entre las distintas zonas.

Por supuesto que también nos referimos al transporte de la recepción hacia la zona, por ejemplo, de inspección o a la zona de resguardo.

Y una vez que está dentro de la zona de resguardo, puedes estar moviendo la mercancía en las diferentes zonas del almacén o prepararla para que se realice el picking.

O la preparación de pedidos, la consolidación y los embarques.

Como lo acabamos de mencionar, la preparación de pedidos y consolidación de estos es una de las funciones que más tiempo requieren en el almacén.

Ya que en la medida que no hayas hecho de forma correcta la recepción y el resguardo, pues va a ser mucho más complicado que la preparación de pedidos se pueda realizar de una forma eficiente.

Si en este momento tienes un gran descontrol en la preparación de pedidos, más allá de pensar cómo optimizar la preparación de pedidos.

Yo te recomendaría que revises cómo estás haciendo la recepción y el acomodo de mercancías en tu almacén.

Porque es muy probable que estas sean las causas de que tu preparación de pedidos actual no cumpla con los tiempos o el nivel de calidad que tú esperas.

Otra función operativa, pues es el despacho o entrega de mercancía.

Una vez que ya tienes los pedidos preparados y ya consolidaste las cargas, pues naturalmente es el despacho hacia las unidades de transporte.

O directamente al cliente si el cliente es el que va a recoger la mercancía ahí a tu almacén.

Toma en cuenta que estoy consciente que las imágenes que te estoy poniendo son de almacenes muy estructurados.

Es probable que si tu almacén no tiene el suficiente espacio, sea el mismo lugar donde tú recibes mercancía, donde preparas pedidos y donde tú haces el despacho.

Independientemente de esto, de que tengas poco espacio, las funciones sí tienen que estar correctamente delimitadas.

Y un error que se comete comúnmente es que a los almacenistas se les dice que tienen que hacer de todo.

Porque tal vez la estructura eso implica, o sea, tienen que hacer recepción, resguardo y entrega de mercancía.

Pero esto no implica que se tenga que hacer en forma desordenada.

Si has seguido nuestro canal, te darás cuenta que nosotros hemos hecho mucho énfasis en que el control de inventarios no es una función propia del almacén.

Físicamente las personas de control de inventarios pueden estar dentro del almacén y en muchas organizaciones lo están.

Pero no necesariamente control de inventarios va a tener que reportar a las jefaturas de almacén o a las gerencias de almacenes.

Control de inventarios es un área de soporte que ayuda a establecer cuáles son los niveles apropiados de inventarios y verificar que los inventarios están correctos.

El almacén se encarga de recepción, resguardo y entrega de mercancías.

Por lo tanto, el almacén necesita coordinarse con respecto al flujo de información con las personas encargadas de control de inventarios.

Si en este momento las personas responsables del almacén también son las personas responsables de control de inventarios, te recomiendo que vayas pensando en cómo puedes separar estas funciones.

Ya que sería juez y parte.

Control de inventarios sirve como auditores de lo que el almacén está haciendo.

El almacén tiene que tener un control eficiente y efectivo de sus mercancías, de tal manera que control de inventarios pueda asegurar que la información que está fluyendo hacia el resto de la organización es la correcta.

Y relacionado con todo esto, pues está la gestión de la información.

Toma en cuenta que las personas que están dentro del almacén tienen muchas responsabilidades.

Por supuesto que dentro de lo más importante está que la mercancía esté sana y salva y que pueda estar disponible cuando se necesita, como ya lo hemos comentado.

Pero otra parte indispensable es que el uso de la información dentro del almacén sea la correcta.

Porque esta información es necesaria para otros pasos dentro del proceso interno de la empresa.

Si estás organizando tu almacén, la gestión de la información tiene que ser una parte importante dentro de la estructuración de este departamento.

No te recomiendo que lo dejes de lado.

Tan importante es la cuestión de la seguridad, la cuestión del manejo de los materiales como la gestión de la información.

Si no tienes información en tiempo y forma, prácticamente la operación de tu almacén va a ser desperdiciada.

Espero que esta información te sea de utilidad.

Como siempre, muchas gracias por el tiempo para ver nuestros videos.

Compártelo con aquellas personas que crees que les puede interesar.

Y nos vemos en el siguiente video de la serie.

Hasta luego.