Como um escritório de advocacia reduziu custos de depoimento em 60% e ganhou mais casos
A transformação da Thompson & Associates de repórteres judiciais tradicionais para transcrição jurídica alimentada por IA que melhorou a precisão, reduziu custos e otimizou a preparação de casos
O desafio: Custos crescentes, eficiência decrescente
Thompson & Associates é um escritório de advocacia corporativo de médio porte em Chicago com 12 advogados especializados em litígios comerciais e direito trabalhista. Como muitos escritórios, enfrentavam custos crescentes para serviços tradicionais de repórteres judiciais.
“Gastávamos de $8.000 a $12.000 por mês apenas em repórteres judiciais e transcrições,” explica David Thompson, Sócio-Gerente. “Cada depoimento exigia um repórter judicial a $600-800, mais outros $400-600 para transcrições expeditas. E ainda esperávamos 7-10 dias para receber a transcrição final.”
O escritório lidava com 25-30 depoimentos por mês, e os custos estavam reduzindo as margens de lucro em casos padrão. Pior ainda, o atraso no recebimento de transcrições significava que os advogados não podiam ajustar rapidamente suas estratégias de caso com base em testemunhos—uma desvantagem competitiva significativa em litígios de rápido movimento.
Antes do SozAI
A solução: Implementação estratégica de IA
Após avaliar vários serviços de transcrição por IA, Thompson & Associates escolheu SozAI por sua precisão com terminologia jurídica e identificação de oradores. Mas não se apressaram para adoção completa—em vez disso, implementaram um cuidadoso programa piloto de três meses.
“Não podíamos simplesmente abandonar repórteres judiciais da noite para o dia,” explica David. “Transcrições jurídicas precisam atender padrões probatórios. Então executamos um sistema paralelo: repórteres judiciais tradicionais mais SozAI para transcrições de trabalho imediatas.”
Estrutura do programa piloto
- 1 Fase 1 (Mês 1): Testes - Usou SozAI para 10 depoimentos enquanto mantinha repórter judicial. Comparou transcrições linha por linha para verificar precisão.
- 2 Fase 2 (Mês 2): Modelo híbrido - Manteve repórter judicial para depoimentos críticos, usou SozAI para entrevistas com testemunhas, reuniões com clientes e sessões de estratégia internas.
- 3 Fase 3 (Mês 3): Adoção completa - Tornou SozAI o método principal de transcrição, reservando repórteres judiciais apenas para depoimentos que provavelmente irão a julgamento ou exigirão transcrições certificadas.
Os resultados: Economia de custos e vantagem competitiva
Após o piloto de três meses, o escritório comprometeu-se com SozAI como sua solução de transcrição principal. Os resultados em seis meses de implementação completa foram substanciais:
Redução de custos
Os custos de transcrição caíram de $10.000 por mês para $4.000—uma redução de 60% que se traduz em $72.000 em economia anual que foi diretamente para o resultado final.
Vantagem de velocidade
Transcrições imediatas vs espera de 7-10 dias significa que advogados podem ajustar a estratégia do caso em horas após um depoimento, não semanas. Isso levou a negociações de acordos mais rápidas e melhores resultados.
Crescimento de capacidade
Com o mesmo orçamento de transcrição, o escritório agora pode lidar com 40% mais depoimentos, permitindo que assumam casos maiores que anteriormente eram proibitivos em termos de custo.
Taxa de vitórias
Melhor preparação de casos levou a um aumento de 15% em acordos e julgamentos favoráveis. Acesso rápido a detalhes de testemunhos deu aos advogados uma vantagem em negociações.
"SozAI transformou a economia de nossa prática. Não estamos apenas economizando dinheiro—estamos ganhando mais casos porque nossos advogados têm acesso ao testemunho imediatamente. Em litígios, velocidade é uma vantagem competitiva."
Fatores-chave de sucesso
Verificação de precisão
A comparação lado a lado do programa piloto revelou 98,7% de precisão em 30 depoimentos. O escritório estabeleceu protocolos para quando repórteres judiciais certificados ainda são necessários (testemunho em julgamento, certos procedimentos regulatórios).
Adesão de advogados
Sócios sêniores eram céticos inicialmente. O programa piloto os convenceu ao demonstrar que a transcrição por IA atendia seus padrões de qualidade enquanto entregava transcrições em minutos em vez de dias.
Integração de fluxo de trabalho
O escritório integrou SozAI em seu sistema de gerenciamento de casos, criando modelos para diferentes tipos de procedimentos e padronizando como transcrições são organizadas e armazenadas.
Reserva estratégica
Manter relacionamentos com repórteres judiciais para depoimentos de alto risco e testemunho em julgamento garante que o escritório tenha flexibilidade quando transcrições certificadas são legalmente exigidas.
O panorama geral
A experiência de Thompson & Associates reflete uma transformação mais ampla acontecendo na prática jurídica. A transcrição por IA não está substituindo completamente os repórteres judiciais—está criando um sistema em níveis mais eficiente onde escritórios podem escolher a ferramenta certa para cada situação.
“Ainda usamos repórteres judiciais para cerca de 20% de nossos depoimentos,” observa David. “Mas para entrevistas com testemunhas, reuniões com clientes, sessões de estratégia internas e depoimentos de rotina, SozAI nos dá transcrições de qualidade profissional instantaneamente a uma fração do custo.”
O impacto financeiro foi substancial o suficiente para que o escritório esteja expandindo para novas áreas de prática que anteriormente eram proibitivas em termos de custo. Com custos de transcrição sob controle, podem lidar lucrativamente com casos de médio mercado que grandes escritórios negligenciam e pequenos escritórios não podem se dar ao luxo de documentar adequadamente.
“Isso não se trata apenas de economizar dinheiro,” conclui David. “Trata-se de dar aos nossos advogados as informações de que precisam, quando precisam, para que possam servir melhor os clientes. Essa é a verdadeira vantagem competitiva.”
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