Pero que en muchas ocasiones es subestimada dentro de la operación de un almacén, tal y como lo observas en pantalla, vamos a estar hablando del área de recibo.
Esta zona es literalmente la puerta de entrada de toda la mercancía que llega a nuestro almacén, debemos tener bien claro que si en esta operación tenemos errores o demoras, toda la cadena interna de nuestro almacén se va a ver afectada.
Es un espacio que está disponible dentro de los almacenes para realizar esta actividad, es cierto que en ocasiones el área de recibo suele ser la misma área que el área de embarques.
Pero juegan o se dividen a lo mejor por tiempos, en ocasiones por la mañana se usa para descargas y por la tarde se usa para cargas, pero lo que sí está bien definido es que cuando realizamos este proceso tiene que estar limpia el área para poder realizarlo adecuadamente.
Por qué, bueno, porque el propósito del área de recibo es garantizar que todos los productos recibidos coincidan con lo que el proveedor nos está enviando y que lleguen en las condiciones adecuadas para que podamos utilizarlos en el proceso en el cual estamos nosotros.
Entonces, tenemos que asegurarnos que el proceso de recibo cumpla con esas tres condiciones, que lo que llega sea correcto, completo y que esté en buen estado.
En segundo lugar, una inspección visual, aquí es donde el personal va a revisar que no existan daños visibles o que contemos con faltantes en la carga que estamos recibiendo.
Después se hace una verificación documental, aquí comparamos los documentos o que son las facturas o las órdenes de compra con lo que físicamente está llegando a nuestra área de recibo.
Después, una vez que hemos validado esta verificación documental, vamos a realizar el registro en el sistema WMS o ERP, donde actualicemos los inventarios con sumándole el material que estamos recibiendo.
Aquí es donde realizamos esa actividad, una vez que hemos descargado la unidad, realizado la inspección visual, todo viene completo, todo viene en buenas condiciones.
Revisamos que los documentos coincidan, tanto lo físico como lo que declara la factura, que coincidan al 100%, una vez que hemos realizado eso, realizamos el registro en el sistema.
Y en quinto lugar, como función principal, es un acomodo temporal, ¿por qué? Bueno, porque una vez que hemos terminado nosotros de revisar estos cuatro puntos anteriores.
Realizamos un acomodo temporal del material en las bahías de descarga, hasta que llegue el montacarguista que va a realizar otro proceso que es el puraway, más adelante lo vamos a analizar.
Así que si tú estás recibiendo productos con errores o no los estás revisando, puede que estemos ingresando productos dañados que más tarde afecten a la operación y con ello a la satisfacción del cliente.
Además de que si no estás contando lo que estás revisando, o no estás contando lo que estás recibiendo, perdón, estás ingresando discrepancias ocultas al almacén, que tarde o temprano van a votar y que probablemente para cuando las descubras ya sea muy tarde para hacer un análisis de causa raíz.
De dónde llegó, porque en ocasiones los lotes se mezclan en el almacén o los parciales empiezan a juntarse y al final no sabemos dónde quedó la bolita, por así decirlo.
Y esto en ocasiones, cuando nos demoramos mucho en descargar un una unidad, puede traernos como consecuencia que se realicen recargos o cargos por demoras.
Y a tiempo, todos los demás procesos que vienen después del recibo se van a atrasar, suele pasar en más de una ocasión, a mí me ha ocurrido que tenemos alguna caja.
O algún contenedor que necesitamos descargar porque el material que viene ahí está marcado como urgente, y a veces la urgencia no es porque la hayamos generado nosotros, porque nosotros estamos con nuestro proceso correctamente.
A veces simplemente es porque el buque en el que venía la carga en algún punto del mar se tardó, en alguna aduana el producto se atoró, etcétera, tardar más en su fabricación, entonces no cumplió con el plazo de entrega con suficiente tiempo para que tú alcanzaras a descargarlo.
Lo primero o lo primero que tenemos es que se debe programar una cita para la descarga de la unidad, esta suele programarla tanto el proveedor de transporte como aquel proveedor del producto.
El transportista tiene que adecuarse a esa cita que se le realiza, tiene que presentarse puntual y tiene que contar con algunas este algunos requisitos para poder entrar al almacén.
Porque suele pasar y en más de una ocasión me ha pasado que se trae mercancía al almacén que no es para nosotros, probablemente es el mismo número de de parte, es el mismo tipo de producto, pero alguien más también compra esa materia prima.
Esa ya la determina el supervisor del área de recibo, él determina dónde se va a colocar la unidad y ya se realizan ahí algunos movimientos en los patios para poder colocar la unidad ahí.
Ya sea que le digas al chófer que se puede despegar, una vez que se ha asegurado que la caja quedó colocada correctamente, o incluso hay lugares donde la descarga es rápida y el chófer debe esperar, ¿verdad?
Vamos a revisar que de acuerdo a los documentos o de acuerdo al al sistema que nos han dado para dar entrada, vamos a revisar que coincida el número de parte, la cantidad y al finalizar hacer una sumatoria de todo el material que venía.
Suele pasar en ocasiones que el contenedor o la caja viajaron durante varios días y a lo mejor estuvo lloviendo, la caja estaba, tenía algún agujero, tenía algún orificio y por ahí se coló el agua y dañó las cajas.
También aquellos que participan en la descarga y en el acomodo de materiales son los montacarguistas, los montacarguistas van descargando en ocasiones el material si viene paletizado.
Que son procesos que están bien estructurados y que en ocasiones hay que hacerle muestras al al material o la materia prima que llega al área de recibo.
Ah, ¿qué significa esto? Bueno, el porcentaje de discrepancias documentales es un indicador que nos va a ayudar a detectar fallas en el control de entrada.