Come uno studio legale ha ridotto i costi di deposizione del 60% e ha vinto più cause
La trasformazione di Thompson & Associates dai reporter giudiziari tradizionali alla trascrizione legale basata su IA che ha migliorato l'accuratezza, ridotto i costi e ottimizzato la preparazione dei casi
La sfida: Costi crescenti, efficienza decrescente
Thompson & Associates è uno studio legale aziendale di medie dimensioni a Chicago con 12 avvocati specializzati in controversie commerciali e diritto del lavoro. Come molti studi, stavano affrontando costi crescenti per i servizi tradizionali di reporter giudiziari.
“Spendavamo da $8.000 a $12.000 al mese solo per reporter giudiziari e trascrizioni,” spiega David Thompson, Socio Amministratore. “Ogni deposizione richiedeva un reporter giudiziario a $600-800, più altri $400-600 per trascrizioni accelerate. E aspettavamo comunque 7-10 giorni per ricevere la trascrizione finale.”
Lo studio gestiva 25-30 deposizioni al mese, e i costi stavano riducendo i margini di profitto sui casi standard. Peggio ancora, il ritardo nella ricezione delle trascrizioni significava che gli avvocati non potevano adattare rapidamente le loro strategie di caso in base alle testimonianze—uno svantaggio competitivo significativo in controversie in rapido movimento.
Prima di SozAI
La soluzione: Implementazione strategica dell'IA
Dopo aver valutato diversi servizi di trascrizione IA, Thompson & Associates ha scelto SozAI per la sua accuratezza con la terminologia legale e l’identificazione dei relatori. Ma non si sono affrettati all’adozione completa—hanno invece implementato un attento programma pilota di tre mesi.
“Non potevamo semplicemente abbandonare i reporter giudiziari dall’oggi al domani,” spiega David. “Le trascrizioni legali devono soddisfare standard probatori. Quindi abbiamo gestito un sistema parallelo: reporter giudiziari tradizionali più SozAI per trascrizioni di lavoro immediate.”
Framework del programma pilota
- 1 Fase 1 (Mese 1): Test - Utilizzato SozAI per 10 deposizioni mantenendo il reporter giudiziario. Confrontate le trascrizioni riga per riga per verificare l'accuratezza.
- 2 Fase 2 (Mese 2): Modello ibrido - Mantenuto il reporter giudiziario per deposizioni critiche, utilizzato SozAI per interviste ai testimoni, riunioni con i clienti e sessioni di strategia interne.
- 3 Fase 3 (Mese 3): Adozione completa - Reso SozAI il metodo di trascrizione principale, riservando i reporter giudiziari solo per deposizioni che probabilmente andranno in giudizio o richiederanno trascrizioni certificate.
I risultati: Risparmio sui costi e vantaggio competitivo
Dopo il pilota di tre mesi, lo studio si è impegnato con SozAI come soluzione di trascrizione principale. I risultati in sei mesi di implementazione completa sono stati sostanziali:
Riduzione dei costi
I costi di trascrizione sono scesi da $10.000 al mese a $4.000—una riduzione del 60% che si traduce in $72.000 di risparmi annuali andati direttamente al risultato finale.
Vantaggio di velocità
Trascrizioni immediate vs attesa di 7-10 giorni significa che gli avvocati possono adattare la strategia del caso entro ore da una deposizione, non settimane. Questo ha portato a negoziazioni di accordo più rapide e risultati migliori.
Crescita della capacità
Con lo stesso budget di trascrizione, lo studio può ora gestire il 40% in più di deposizioni, permettendo loro di assumere casi più grandi che in precedenza erano proibitivi in termini di costi.
Tasso di vittoria
Una migliore preparazione dei casi ha portato a un aumento del 15% di accordi e sentenze favorevoli. L'accesso rapido ai dettagli delle testimonianze ha dato agli avvocati un vantaggio nelle negoziazioni.
"SozAI ha trasformato l'economia della nostra pratica. Non stiamo solo risparmiando denaro—stiamo vincendo più cause perché i nostri avvocati hanno accesso alle testimonianze immediatamente. Nelle controversie, la velocità è un vantaggio competitivo."
Fattori chiave di successo
Verifica dell'accuratezza
Il confronto affiancato del programma pilota ha rivelato un'accuratezza del 98,7% su 30 deposizioni. Lo studio ha stabilito protocolli per quando i reporter giudiziari certificati sono ancora necessari (testimonianza in tribunale, determinati procedimenti regolamentari).
Adesione degli avvocati
I soci senior erano inizialmente scettici. Il programma pilota li ha convinti dimostrando che la trascrizione IA soddisfaceva i loro standard di qualità fornendo al contempo trascrizioni in minuti invece che giorni.
Integrazione del flusso di lavoro
Lo studio ha integrato SozAI nel suo sistema di gestione dei casi, creando modelli per diversi tipi di procedimenti e standardizzando come le trascrizioni vengono organizzate e archiviate.
Riserva strategica
Mantenere relazioni con reporter giudiziari per deposizioni ad alto rischio e testimonianze in tribunale garantisce allo studio flessibilità quando le trascrizioni certificate sono legalmente richieste.
Il quadro generale
L’esperienza di Thompson & Associates riflette una trasformazione più ampia che sta avvenendo nella pratica legale. La trascrizione IA non sta sostituendo completamente i reporter giudiziari—sta creando un sistema a livelli più efficiente dove gli studi possono scegliere lo strumento giusto per ogni situazione.
“Utilizziamo ancora reporter giudiziari per circa il 20% delle nostre deposizioni,” nota David. “Ma per interviste ai testimoni, riunioni con i clienti, sessioni di strategia interne e deposizioni di routine, SozAI ci fornisce trascrizioni di qualità professionale istantaneamente a una frazione del costo.”
L’impatto finanziario è stato abbastanza sostanziale da permettere allo studio di espandersi in nuove aree di pratica che in precedenza erano proibitive in termini di costi. Con i costi di trascrizione sotto controllo, possono gestire proficuamente casi di mercato medio che gli studi più grandi trascurano e gli studi più piccoli non possono permettersi di documentare adeguatamente.
“Non si tratta solo di risparmiare denaro,” conclude David. “Si tratta di dare ai nostri avvocati le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, in modo che possano servire meglio i clienti. Questo è il vero vantaggio competitivo.”
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