如何在 Microsoft Word 中使用语音输入：详细分步指南

在日益数字化的世界中，效率就是关键。对很多人来说，打字可能会成为一个瓶颈，拖慢创作节奏或文档整理流程。而这正是 Microsoft Word 中的 voice typing 大显身手的时候。试想一下，你只需开口说话，就能直接将语音转换为文本，轻松起草文档、邮件或笔记，甚至完全不用碰键盘。本篇全面指南将带你了解使用 Word 中的 dictate 所需的一切知识，借助强大的 speech to text Word 功能，彻底升级你的工作流。

无论你是学生、职场人士，还是单纯想提升效率的人，掌握 Microsoft Word voice typing 都可能带来质的改变。我们将介绍多种方法，包括 Microsoft 365 内置的“Dictate”功能、Windows Speech Recognition 和 Mac dictation 等操作系统工具，甚至还会讲到如何在 Word Online 中使用它。此外，我们还会分享高效使用 voice commands 的关键技巧，帮助你把这项强大技术的价值发挥到最大。

核心要点：

• Microsoft 365 Dictate： 在 Word 中直接进行 voice typing 最简单、最强大的内置选项。
• Windows Speech Recognition： 可在包括 Word 在内的多种应用中使用的系统级听写工具。
• Mac Dictation： macOS 内置的 speech-to-text 功能，兼容 Word for Mac。
• Word Online： 面向没有桌面版订阅用户的免费浏览器听写方案。
• Voice Commands： 学习标点、格式和导航等常用命令，提升听写准确率和速度。
• 成功技巧： 使用优质麦克风、清晰表达，并做好校对，以获得最佳效果。
• Soz AI： 如果你有更高级的转录需求，可以考虑 Soz AI，它提供面向移动端、由 AI 驱动的 transcription，并支持摘要和 speaker diarization。

Voice Typing 的强大之处：为什么要放下键盘？

在进入具体操作之前，我们先简单聊聊“为什么”。既然你已经打字很多年了，为什么还值得尝试 Microsoft Word 中的 dictation 呢？原因很多，而且都很有说服力：

提高效率与速度

大多数人说话的速度明显快于打字。通过 voice typing，你可以按照说话的速度记录想法，写作输出甚至可能提升两到三倍。这对于快速整理初步想法、头脑风暴或转录笔记尤其有帮助。

减少身体负担，改善人体工学体验

长时间打字可能会导致重复性劳损（RSI），例如腕管综合征。voice typing 能让你的双手和手腕得到急需的休息，有助于改善姿势并减少身体不适。对于有身体限制的人来说，它也是非常实用的无障碍工具。

提升专注力与思路流畅度

打字时，大脑往往需要同时兼顾组织想法和实际敲键盘的动作。使用 voice typing 后，你可以更连贯地表达思路，把注意力集中在内容创作本身，而不被键盘操作打断。

支持轻度多任务处理

虽然并不总是适合复杂任务，但 voice typing 确实能帮助你进行一些轻度多任务处理。比如，你可以一边查看另一块屏幕上的文档，一边口述笔记，或者在做一些简单操作时同步记录内容。

快速对比

方法 1：使用 Microsoft 365 Word 内置的“Dictate”功能

对于订阅了 Microsoft 365 的用户来说，“Dictate”功能是在 Word 中使用 voice typing 最直接、最强大的方式。它直接集成在应用中，并利用先进 AI 提供高准确率。

分步指南：在 Microsoft 365 的 Word 中使用 Dictate

1. 确认你使用的是 Microsoft 365

“Dictate”功能主要在 Word for Microsoft 365（原 Office 365）中提供。如果你使用的是较旧的独立版 Word（例如 Word 2019、2016），可能看不到这个按钮。你可以通过“文件 > 账户 > 关于 Word”查看版本信息。

2. 连接麦克风

高质量麦克风对于准确听写至关重要。虽然笔记本内置麦克风也能使用，但外接 USB 麦克风或耳机麦克风会显著提升识别准确率。连接好后，请确保它在操作系统的声音设置中被设为默认输入设备。

3. 打开 Microsoft Word 并找到“Dictate”按钮

在 Microsoft Word 中打开一个新文档或现有文档。切换到 Word 功能区中的 Home 选项卡。在 Home 选项卡最右侧，你应该能看到一个标有“Voice”的区域，其中有一个“Dictate”按钮（通常是麦克风图标）。

4. 开始听写

• 点击“Dictate”按钮。
• 此时会出现一个小型听写工具栏，同时你会听到一声提示音，表示听写已开始。按钮通常会变成一个闪烁的红色麦克风。
• 以清晰、自然的语速开始说话。Word 会实时将你的语音转换为文本。

5. 使用 Voice Commands 添加标点和格式

这正是“Dictate”功能真正出彩的地方。你不需要手动输入标点，只要直接说出命令即可。以下是一些常用命令：

• 标点：“Period”、“Comma”、“Question mark”、“Exclamation mark”、“New line”、“New paragraph”、“Semicolon”、“Colon”
• 格式：“Bold that”、“Italicize that”、“Underline that”（先选中文本，或直接说“Bold [word/phrase]”）、“Delete that”、“Undo that”
• 导航：“Go to end of line”、“Go to start of document”
• 符号：“At sign” (@)、“Hashtag” (#)、“Dollar sign” ($)

如果想查看更完整的命令列表，可以点击听写工具栏上的“?”图标，或者直接说“Help”。

6. 停止听写

完成后，再次点击“Dictate”按钮（此时它通常是红色闪烁状态），或者直接说“Stop dictating”。麦克风图标会恢复为初始状态。

7. 检查并编辑

Voice typing 的准确率已经很高，但并非绝对完美。请务必检查听写后的文本，确认转录、标点和格式是否存在错误。你也可以随时用键盘和鼠标进行手动修改。

使用 Microsoft 365 时的最佳听写技巧

• 清晰发音：把每个词说清楚。
• 保持自然语速：不要说得太快，也不要太慢。
• 安静环境：尽量减少背景噪音，以提升准确率。
• 标点前后稍作停顿：在说出标点命令前后略微停顿，有助于 Word 正确识别。
• 进行语音训练（如有需要）：虽然现代 AI 已经足够强大，但某些系统仍支持语音训练，不过 Microsoft 365 Dictate 通常不强制要求这样做。
• 语言设置：确保听写语言与你实际说话的语言一致。你可以点击听写工具栏上的齿轮图标来更改设置。

方法 2：使用 Windows Speech Recognition（Windows 操作系统）

如果你没有 Microsoft 365，或者更喜欢一个可在多个应用中通用的系统级听写工具，那么 Windows Speech Recognition（WSR）就是很不错的选择。它内置于 Windows 中，不仅可用于 speech to text Word，还可以通过语音控制整台电脑。

分步指南：设置并使用 WSR

1. 设置 Windows Speech Recognition

• 打开控制面板：在 Windows 搜索栏中搜索“控制面板”并打开。
• 进入 Speech Recognition：前往“轻松使用” > “Speech Recognition”，或者直接搜索“Speech Recognition”。
• 启动语音识别向导：点击“Start Speech Recognition”开始设置向导。
• 设置麦克风：向导会引导你选择麦克风类型（耳机、桌面式、其他）并调整音量。
• 训练你的电脑：这是 WSR 非常关键的一步。系统会要求你朗读一系列句子，这能帮助系统学习你的声音和说话习惯，从而显著提升准确率。千万别跳过！
• 查看参考卡片：向导可能会提供一张常用命令参考卡，建议保留备用。

2. 启动 Windows Speech Recognition

• 设置完成后，你可以在 Windows 搜索栏中搜索“Windows Speech Recognition”来启动 WSR。
• 屏幕顶部通常会出现一个小工具栏，显示当前状态（例如“Off”、“Sleeping”、“Listening”）。

3. 在 Word 中使用 WSR 进行 Voice Typing

• 打开 Microsoft Word。
• 点击 WSR 工具栏并说“Start listening”，或者如果它当前处于关闭或休眠状态，就点击麦克风图标。状态应切换为“Listening”。
• 将光标放到 Word 文档中你希望开始听写的位置。
• 开始说话。WSR 会把你的语音输入到文档中。

4. 常用 WSR Voice Commands

WSR 提供了大量命令，不仅能用于听写，也能控制电脑。对于 Microsoft Word 中的 dictation，重点掌握以下命令即可：

• 标点：“Period”、“Comma”、“Question mark”、“Exclamation mark”、“New line”、“New paragraph”、“Semicolon”、“Colon”
• 选择：“Select [word/phrase]”、“Select all”
• 纠错：“Correct that”、“Correct [word]”（会打开纠错窗口）
• 格式：“Bold [word/phrase]”、“Italicize [word/phrase]”、“Underline [word/phrase]”
• 导航：“Go to end of line”、“Go to start of document”、“Scroll up”、“Scroll down”
• 通用控制：“Stop listening”、“Start listening”、“Sleep mode”

如需查看完整命令列表，可以说“What can I say?”，或者参考 WSR 的帮助文档。

5. 关闭 WSR

使用完毕后，你可以说“Stop listening”，或者右键点击 WSR 工具栏并选择“Off”或“Exit”。

使用 WSR 时的最佳听写技巧

• 定期训练：你用自己的声音训练 WSR 越多，它的表现就会越好。
• 自然说话：不用刻意一字一顿，但要保持清晰。
• 及时纠错：当 WSR 出错时，用“Correct that”命令进行修正，这能帮助系统持续学习。
• 正确使用麦克风：保持麦克风位置固定，并尽量靠近嘴部。

方法 3：在 Word for Mac 中使用 Mac Dictation

Apple 的 macOS 也提供了功能强大的内置 dictation 功能，并且能与 Microsoft Word for Mac 无缝配合。它设置简单、使用方便，是 Mac 用户非常值得使用的替代方案。

分步指南：设置并使用 Mac Dictation

1. 在 Mac 上启用 Dictation

• 前往系统设置（旧版 macOS 中为“系统偏好设置”）。
• 点击键盘。
• 在键盘设置中找到“Dictation”部分。
• 将“Dictation”切换为开启。
• 系统可能会提示你下载额外文件以启用增强听写（离线听写）。建议下载，以获得更好的性能和隐私保护。
• 从下拉菜单中选择你偏好的麦克风。
• 设置一个用于激活听写的快捷键（默认通常是按两次 Function（Fn）键或两次 Command 键）。

2. 在 Microsoft Word for Mac 中开始听写

• 打开 Microsoft Word for Mac。
• 将光标放到你希望开始听写的位置。
• 使用你设置的快捷键激活听写（例如按两次 Fn 键）。
• 屏幕上会出现一个小麦克风图标，并且你会听到提示音，表示系统正在监听。
• 以清晰、自然的语速开始说话。你的语音内容会显示在 Word 文档中。

3. Mac Dictation Voice Commands

Mac dictation 支持多种用于标点、格式和导航的命令，以下是一些常见示例：

• 标点：“Period”、“Comma”、“Question mark”、“Exclamation mark”、“New line”、“New paragraph”、“Semicolon”、“Colon”
• 格式：“Bold [word/phrase]”、“Italicize [word/phrase]”、“Underline [word/phrase]”（部分格式命令可能需要先选中文本）
• 纠错：“Correct [word/phrase]”、“Delete that”
• 符号：“At sign”、“Hashtag”、“Dollar sign”

如需查看完整命令列表，你可以在听写激活时说“Show Commands”，或者参考 Apple 关于 dictation 的支持文档。

4. 停止听写

要停止听写，再次按下你的听写快捷键即可；或者如果你停止说话几秒钟，系统通常也会自动关闭。

使用 Mac Dictation 时的最佳听写技巧

• 启用 Enhanced Dictation：这样可支持离线听写和连续听写，能显著改善使用体验。
• 清晰发音：和任何 speech-to-text 系统一样，清楚表达会更有帮助。
• 安静环境：减少背景噪音可以提升准确率。
• 检查并修正：始终记得校对听写后的文本。

方法 4：在 Word Online 中使用 Voice Typing（免费）

如果你没有 Microsoft Word 桌面版或 Microsoft 365 订阅，也仍然可以通过 Word Online 使用 Word 中的 voice typing。只要有 Microsoft 账户，就可以免费使用。这非常适合在浏览器中快速编辑文档或随时起草内容。

分步指南：在 Word Online 中使用 Dictate

1. 访问 Word Online

• 前往 office.com，并使用你的 Microsoft 账户（Outlook、Hotmail、Live 等）登录。如果你还没有账户，也可以免费注册一个。
• 点击 Word 图标打开 Word Online。
• 创建一个新的空白文档，或打开现有文档。

2. 找到“Dictate”功能

• 与桌面版类似，切换到 Word Online 功能区中的 Home 选项卡。
• 在最右侧的“Voice”区域中，你会看到“Dictate”按钮（麦克风图标）。

3. 授予麦克风权限

首次在浏览器中使用听写时，系统通常会提示你授权 Word Online 访问麦克风。出现提示后，点击“允许”或“授权”即可。

4. 开始听写

• 点击“Dictate”按钮。
• 按钮会变成闪烁的红色麦克风，表示正在监听。
• 开始清晰说话，你的内容就会出现在文档中。

5. 使用 Voice Commands

Word Online 的听写支持许多与桌面版 Microsoft 365 类似的 voice commands，可用于标点和基础格式。常用命令可参考方法 1 中的列表。

6. 停止听写

再次点击“Dictate”按钮即可停止听写。

使用 Word Online 时的最佳听写技巧

• 稳定的网络连接：Word Online 依赖云端处理，因此稳定网络对流畅听写非常重要。
• 浏览器兼容性：建议使用 Chrome、Edge 或 Firefox 等现代浏览器，以获得最佳体验。
• 麦克风质量：和桌面版一样，好的麦克风会提升准确率。

掌握 Voice Commands，实现更高效的听写

无论你选择哪种方法，理解并熟练使用 voice commands，都是高效使用 Microsoft Word voice typing 的关键。这样你就可以在不碰键盘的情况下完成格式设置、标点输入，甚至文档导航。

常见标点命令

• “Period”（.）
• “Comma”（,）
• “Question mark”（?）
• “Exclamation mark”（!）
• “Semicolon”（;）
• “Colon”（:）
• “New line”（将光标移动到下一行）
• “New paragraph”（创建新段落）
• “Open parenthesis” / “Close parenthesis”
• “Open quote” / “Close quote”

格式与编辑命令

• “Bold that”（将最近听写的短语或当前选中文本加粗）
• “Italicize that”（将最近听写的短语或当前选中文本设为斜体）
• “Underline that”（给最近听写的短语或当前选中文本加下划线）
• “Delete that”（删除最近听写的短语或当前选中文本）
• “Delete [word/phrase]”（删除指定单词或短语）
• “Undo that”（撤销上一步操作）
• “Select [word/phrase]”（选中指定单词或短语）
• “Capitalize [word]”（将单词首字母大写）
• “All caps [word/phrase]”（将整个单词/短语变成大写）

导航命令

• “Go to end of line”
• “Go to start of line”
• “Go to end of paragraph”
• “Go to start of paragraph”
• “Go to end of document”
• “Go to start of document”
• “Move right [number] words”
• “Move left [number] words”
• “Scroll up” / “Scroll down”

高效使用命令的小技巧

• 多练习：命令用得越多，就会越自然顺手。
• 稍作停顿：在命令前后短暂停顿，有助于系统将其与普通听写区分开。
• 结合上下文：有些命令依赖上下文（例如“Bold that”通常作用于刚刚听写的文本或当前选区）。
• 主动探索：别害怕尝试不同命令，也可以查阅你所使用听写工具的完整命令列表。

常见听写问题排查

虽然 speech to text Word 技术已经相当强大，但实际使用中仍可能遇到一些小问题。以下是常见情况及解决方法：

1. 准确率低

• 麦克风质量：建议使用高质量的外接麦克风或耳机。
• 背景噪音：尽量在安静环境中进行听写。
• 说话方式：清晰表达，语速适中，并保持稳定。
• 语音训练：如果使用 WSR，请确保已完成语音训练。
• 语言不匹配：确认听写语言设置与你实际说话的语言一致。

2. 听写无法启动或停止

• 麦克风已连接/已启用：检查麦克风是否正确连接，并在系统设置中启用。
• 权限设置：确保 Word（或 Word Online 所用浏览器）已获得麦克风访问权限。
• 软件异常：尝试重启 Word 或电脑。
• 命令是否正确：确认你使用的是对应方法下正确的启动/停止命令或按钮。

3. 命令无法识别

• 命令列表：再次确认命令的准确说法。
• 适当停顿：命令前后稍微停顿会有帮助。
• 系统差异：Microsoft 365 Dictate、WSR 和 Mac Dictation 之间的命令可能略有不同。

不止 Microsoft Word：探索更多 Speech-to-Text 选择

虽然 Microsoft Word voice typing 非常适合文档创作，但针对不同需求，市面上还有很多强大的 speech to text 工具可供选择。比如，如果你需要转录较长的音频文件、会议、采访，甚至 YouTube 视频，专业 transcription 服务通常会提供更高级的功能。

如果你更需要面向移动端、由 AI 驱动的 transcription，不妨考虑 Soz AI。它提供：

• 高准确率：借助先进 AI，在 100 多种语言中实现精准转录。
• 移动优先设计：在 iOS 和 Android 设备上都易于使用。
• Speaker Diarization：自动识别并标记不同说话人。
• Word Timestamps：精确定位音频中的具体时间点。
• AI Summaries：快速获取长录音的内容摘要。
• YouTube URL Transcription：直接通过链接转录视频。
• Web Tools：生成字幕、转换 SRT 文件等更多功能。

如果你需要更通用的 online voice typing，许多 Web 工具也能在无需特定应用的情况下快速完成听写。而如果你还需要把文本转换回自然语音，text to speech 工具同样非常丰富。

总结：拥抱写作的未来

掌握 Microsoft Word 中的 voice typing，可以从根本上改变你使用电脑和创作内容的方式。无论是借助 Microsoft 365 内置的“Dictate”功能、Windows Speech Recognition，还是 Mac dictation，你都能显著提升效率、减轻身体负担，并让创作过程更加流畅。记住：清晰说话、使用优质麦克风，并多练习 voice commands，才能真正释放 Microsoft Word 中的 dictation 的全部潜力。

无论你是在起草一封简单邮件，还是撰写一份复杂报告，让声音代替打字都能帮你节省大量时间和精力。建议你根据本指南中介绍的不同方法逐一尝试，找到最适合自己工作流的方案。而对于更高级的转录需求——从详尽的会议记录到视频内容整理——别忘了体验 Soz AI，这是一款强大、移动优先且超越基础听写能力的解决方案。