**¿Qué es la gestión documental digital? — Transcript & Summary | SozAI** Source: https://sozai.app/transcript/gestion-documental-digital/ Descubra cómo un sistema de gestión documental digital optimiza procesos, ahorra tiempo y mejora la eficiencia empresarial. ## Key Takeaways - Un sistema de gestión documental digital centraliza y facilita el acceso a todos los documentos empresariales. - Permite optimizar procesos internos y mejorar la atención al cliente mediante búsquedas rápidas y flujos de trabajo automatizados. - La digitalización y automatización reducen errores, pérdidas y tiempos de espera en la gestión documental. - El DMS ayuda a cumplir con normativas legales de retención y protege los documentos contra daños físicos. - La integración con otras herramientas y la accesibilidad remota aumentan la flexibilidad y eficiencia empresarial. ## What the video covers - Las empresas generan gran cantidad de documentos diarios que requieren gestión eficiente para optimizar recursos. - Un sistema de gestión documental (DMS) es clave dentro de la gestión de contenido empresarial (ECM). - El DMS permite almacenar, organizar y buscar documentos en formatos variados desde un archivador digital centralizado. - Mejora la rapidez en la atención al cliente al facilitar el acceso inmediato a documentos relevantes. - Optimiza procesos internos como la aprobación de facturas mediante flujos de trabajo electrónicos y seguimiento en tiempo real. - La digitalización puede ser semiautomática o automática, integrando documentos en papel y electrónicos con indexación por palabras clave. - Los correos electrónicos y documentos digitales se almacenan e indexan automáticamente, facilitando su gestión. - El sistema se integra con otras aplicaciones y no altera los procesos empresariales, solo los agiliza. - Beneficios incluyen ahorro de espacio, protección documental, cumplimiento legal y acceso remoto seguro. - El DMS contribuye a la eficiencia, transparencia y reducción de tiempos en la gestión documental empresarial. Answers ## Questions about this video ¿Qué es un sistema de gestión documental digital? Es una solución tecnológica que permite almacenar, organizar, buscar y gestionar documentos en formato digital para optimizar procesos empresariales. ¿Cómo mejora un DMS la atención al cliente? Facilita el acceso rápido y centralizado a todos los documentos relacionados con un cliente, permitiendo responder consultas en segundos y mejorar la eficiencia. ¿Qué tipos de documentos puede gestionar un sistema documental? Puede gestionar documentos en papel digitalizados, archivos electrónicos como PDF, Word, correos electrónicos, imágenes, vídeos y otros formatos integrados. ## Full Transcript — Download SRT & Markdown 00:06 Speaker A Su empresa produce una enorme cantidad de documentos cada día. La información que contienen es la piedra angular de su éxito. Estos documentos están relacionados con diversos procesos. Los documentos se crean, envían, comprueban, almacenan y, sobre todo, se buscan una y otra vez. Estas tareas consumen una gran cantidad de tiempo y recursos. Por eso, merece la pena dedicar tiempo a analizar estos procesos en detalle y optimizarlos. Aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión documental. A su vez, el DMS es el componente principal de la denominada gestión de contenido empresarial o ECM, por sus siglas en inglés. Con un DMS puede mejorar los servicios que ofrece a sus clientes y socios, ahorrando tiempo y [Música] dinero. Observemos más detenidamente un proceso empresarial, por ejemplo, la venta de un producto, desde la petición del producto y las posibles dudas hasta la realización del pedido y la recepción de la factura. Este proceso implica la creación de diversos documentos, tanto en formato papel como en formato electrónico. La oferta actual puede almacenarse como un archivo de Excel o Word en el ordenador local o en un servidor. La correspondencia de correo electrónico con el cliente se almacena en el servidor Exchange o Notes. El pedido se archiva en formato papel en una carpeta y la factura se guarda en el programa de gestión. Cuando un cliente llama, es recuperar estos documentos de las distintas ubicaciones de almacenamiento. Si en ese momento un compañero tiene uno de los documentos en formato papel y dicho compañero no está presente, el proceso se detiene. Con este sistema, su empresa no puede responder con la rapidez necesaria, lo cual tiene un impacto negativo en la relación con los clientes. En este caso, las empresas que usan un sistema de gestión documental tienen una gran ventaja. El sistema de gestión documental gestiona todos los documentos que se acumulan a diario en la empresa y los archiva correctamente en un archivador electrónico. Al igual que todos los empleados autorizados pueden acceder desde su estación de trabajo con una búsqueda por palabras clave predefinidas o de texto completo en todos los documentos, puede obtener una vista general de todo el proceso en cuestión de segundos. En la lista de resultados, todos los documentos se muestran claramente y se pueden abrir con tan solo hacer clic con el ratón, independientemente de si el documento es una hoja, un mensaje de correo electrónico, un archivo de Word, un fax o incluso una imagen o un archivo de vídeo. Con este sistema puede responder a las consultas en cuestión de segundos, ahorra tiempo y mantiene satisfechos a sus clientes. Pero los sistemas de gestión documental pueden hacer mucho más. También permiten optimizar los procesos empresariales internos, comúnmente conocidos como flujos de trabajo. Echemos un vistazo al proceso de aprobación de facturas, por ejemplo. Sin un sistema de gestión documental, todos los documentos se envían manualmente y permanecen en posesión de un empleado hasta que se procesan, incluso cuando un compañero no está en la oficina. Si esta persona decide posteriormente que el documento no forma parte de sus responsabilidades, devuelve la factura y el proceso empieza de nuevo. Con un sistema de gestión documental no hay ningún cambio en el proceso básico de aprobación de facturas. La diferencia radica en que las facturas listas para aprobar no se envían en formato papel, sino electrónico, por lo que permanecen almacenadas en el archivador electrónico. El responsable del departamento o centro de costes puede acceder a la factura desde cualquier estación de trabajo, incluso durante los viajes, y aprobarla con un sello digital. Durante este tiempo, todos los empleados autorizados pueden acceder al documento y ver el estado del proceso claramente en todo momento. Gracias a este sistema, es posible realizar un seguimiento de los documentos y evitar pérdidas. Además, la rapidez del proceso permite adaptarse a los periodos de descuento en el pago de la factura. Pero seguramente se está preguntando cómo llegan los documentos al archivador electrónico. Según el tipo de documento, el proceso de digitalización es semiautomático o totalmente automático, por lo que es extremadamente sencillo. Los documentos en papel, por ejemplo, facturas, cartas o copias impresas, se escanean. Una vez escaneados, a los documentos se les asignan términos de índice. Durante el proceso de escaneado es posible extraer varias palabras clave de manera automática. Además, los sistemas de gestión documental modernos pueden integrarse directamente en varios productos de software de otros desarrolladores. En el caso de los documentos en formato electrónico, por ejemplo, archivos en formato PDF, CAD o Word, basta con arrastrar los documentos al archivador del sistema de gestión documental o usar un controlador de impresión especial. En este procedimiento puede usted mismo asignar las palabras clave para búsquedas rápidas o usar mecanismos automáticos, como por ejemplo en el caso de una factura saliente, para extraer palabras clave específicas directamente del documento. Los mensajes de correo electrónico se almacenan automáticamente desde el programa de correo electrónico y se indexan con palabras clave como el remitente, el destinatario o el asunto. Si vincula además su base de datos de contactos, podrá obtener automáticamente el nombre y la empresa del remitente de manera automática. Como puede ver, los sistemas de gestión documental pueden integrarse en cualquier infraestructura y adaptarse a cualquier estructura empresarial. Los procesos y flujos de trabajo de la empresa no cambian en absoluto, aunque se llevan a cabo de manera electrónica, lo cual elimina procesos laboriosos y largos tiempos de espera. Los documentos se recopilan, organizan y archivan permanentemente en un archivador de documentos digital. A continuación, se ofrece un breve resumen de los beneficios de un sistema de gestión documental. Todos los documentos se almacenan en un archivador de documentos central al que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, gracias al acceso por internet. Independientemente del formato del archivo, la fecha o el autor de un documento, una vez realizado el almacenamiento automático o semiautomático, es posible hacer búsquedas rápidas y precisas en los archivadores. Además, la eficacia de la empresa aumenta con flujos de trabajo que optimizan los procesos y garantizan la transparencia. Gracias a este sistema, la empresa ahorra espacio, protege sus documentos contra incendios o inundaciones y podrá acceder a ellos rápida y fácilmente durante muchos años. Esto significa que los sistemas de gestión documental también le permiten cumplir con los periodos de retención legales. Estos son argumentos muy sólidos a favor de un sistema de gestión documental. Sin duda, esta es la solución que ha estado buscando. 00:30 Speaker A consumen una gran cantidad de tiempo y recursos por eso merece la pena dedicar tiempo a analizar estos procesos en detalle y optimizarlos aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión documental a su vez el dms es el 00:48 Speaker A componente principal de la denominada gestión de contenido empresarial o ecm por sus siglas en inglés con un dms puede mejorar los servicios que ofrece a su clientes y socios ahorrando tiempo y [Música] dinero observemos más detenidamente un proceso empresarial por ejemplo la venta 01:17 Speaker A de un producto desde la petición del producto y las posibles dudas hasta la realización del pedido y la recepción de la factura este proceso implica la creación de diversos documentos tanto en formato papel como en formato electrónico la oferta actual puede 01:36 Speaker A almacenarse como un archivo de Excel o Word en el ordenador local o en un servidor la correspondencia de correo electrónico con el cliente se almacena en el servidor exchange o noes el pedido se archiva en formato papel en una carpeta y la factura se 01:56 Speaker A guarda en el programa de gestión cuando un cliente llama Es recuperar estos documentos de las distintas ubicaciones de almacenamiento si en ese momento un compañero tiene uno de los documentos en formato papel y dicho Compañero no está presente el 02:13 Speaker A proceso se detiene con este sistema su empresa no puede responder con la rapidez necesaria lo cual tiene un impacto negativo en la relación con los clientes en este caso las empresas que usan un sistema de gestión ental tienen 02:31 Speaker A una gran ventaja el sistema de gestión documental gestiona todos los documentos que se acumulan a diario en la empresa y los archiva correctamente en un archivador electrónico al igual que todos los empleados autorizados pueden acceder desde su estación de trabajo con 02:50 Speaker A una búsqueda por palabras clave predefinidas o de texto completo en todos los documentos puede obtener una vista general de todo el proceso en cuestión de segund en la lista de resultados todos los documentos se muestran claramente y se 03:06 Speaker A pueden abrir con tan solo hacer clic con el ratón independientemente de si el documento es una hoja un mensaje de correo electrónico un archivo de Word un fax o incluso una imagen o un archivo de vídeo con este sistema puede responder a 03:24 Speaker A las consultas en cuestión de segundos ahorra tiempo y mantiene satisfechos a sus y clientes pero los sistemas de gestión documental pueden hacer mucho más también permiten optimizar los procesos empresariales internos comúnmente conocidos Como flujos de trabajo echemos un vistazo al proceso de aprobación de 03:53 Speaker A facturas por ejemplo sin un sistema de gestión documental todos los documentos en ví manualmente y permanecen en posesión de un empleado hasta que se procesan incluso cuando un compañero no está en la oficina si esta persona decide posteriormente que el documento no forma 04:13 Speaker A parte de sus responsabilidades devuelve la factura y el proceso empieza de nuevo con un sistema de gestión documental no hay ningún cambio en el proceso básico de aprobación de facturas la diferencia radica en que las facturas listas para 04:30 Speaker A aprobar no se envían en formato papel sino electrónico Por lo que permanecen almacenadas en el archivador electrónico el responsable del departamento o centro de costes puede acceder a la factura desde cualquier estación de trabajo incluso Durante los viajes y aprobarla 04:49 Speaker A con un sello digital Durante este tiempo todos los empleados autorizados pueden Acceder al documento y Ver el estado del proceso claramente en todo momento gracias a este sistema es posible realizar un seguimiento de los documentos y evitar pérdidas además la 05:09 Speaker A rapidez del proceso permite adaptarse a los periodos de descuento en el pago de la factura pero seguramente se está preguntando Cómo llegan los documentos al archivador electrónico según el tipo de documento el proceso de digitalización es semiautomático o 05:34 Speaker A totalmente automático por lo que es extremadamente sencillo los documentos en papel Por ejemplo facturas cartas o copias impresas se escanean una vez escaneados los documentos se les asignan términos de índice durante el proceso de escaneado es posible extraer varias 05:56 Speaker A palabras clave de manera automática además los sistemas de gestión documental modernos pueden integrarse directamente en varios productos de software de otros desarrolladores en el caso de los documentos en formato electrónico Por ejemplo archivos en formato pdf cad o 06:17 Speaker A Word basta con arrastrar los documentos al archivador del sistema de gestión documental o usar un controlador de impresión especial en este procedimiento puede usted mismo las palabras clave para búsquedas rápidas o usar mecanismos automáticos Como por ejemplo en el caso 06:37 Speaker A de una factura saliente para extraer palabas clave específicas directamente del documento los mensajes de correo electrónico se almacenan automáticamente desde el programa de correo electrónico y se indexan con palabras clave como el remitente el destinatario o el asunto 07:00 Speaker A si vincula además su base de datos de contactos podrá obtener automáticamente el nombre y la empresa del remitente de manera automática como puede ver los sistemas de gestión documental pueden integrarse en cualquier infraestructura y adaptarse a cualquier estructura 07:21 Speaker A empresarial los procesos y flujos de trabajo de la empresa no cambian en absoluto aunque se llevan a cabo de manera electrónica ón lo cual elimina procesos laboriosos y largos tiempos de Espera los documentos se recopilan organizan y archivan permanentemente en 07:41 Speaker A un archivador de documentos digital a continuación Se ofrece un breve resumen de los beneficios de un sistema de gestión documental todos los documentos se almacenan en un archivador de documentos central al que se puede acceder en cualquier momento y desde 08:00 Speaker A cualquier lugar Gracias al acceso por internet independientemente del formato del archivo la fecha o el autor de un documento una vez realizado el almacenamiento automático o semiautomático es posible hacer búsquedas rápidas y precisas en los archivadores además la eficacia de la 08:22 Speaker A empresa aumenta con flujos de trabajo que optimizan los procesos y garantizan la transparencia gracias a este sistema la empresa ahorra espacio protege sus documentos contra incendios o inundaciones y podrá acceder a ellos rápida y fácilmente durante muchos años esto significa que los 08:45 Speaker A sistemas de gestión documental también le permiten cumplir con los periodos de retención legales Estos son argumentos muy sólidos a favor de un sistema de gestión documental sin duda Esta es la solución que ha estado buscando Topics: gestión 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