**Cómo elegir un software de transcripción para un equipo**
Source: https://sozai.app/es/business/choose-transcription-software/

Guía para quien compra

# Cómo elegir un software de transcripción para un equipo

Qué comprobar antes de comprar puestos: bots, idiomas, adónde va el audio, cómo te limita el precio y cómo se sale. Después, pruébalo dos semanas con tus propias grabaciones.

[Probarlo con una de mis grabaciones](https://web.sozai.app/)

## La respuesta corta

Parte de lo que graba tu equipo y dónde: llamadas en línea, reuniones en una sala, entrevistas por teléfono, archivos que ya existen. Después comprueba cinco cosas que la mayoría de las listas de candidatos se saltan: si la herramienta mete un bot en las llamadas, cómo trata tus idiomas con tu propio audio, quién procesa los datos y en qué país, cómo limita el precio el uso (minutos, archivos, duración de un archivo) y cómo funcionan la cancelación y los reembolsos. Haz un piloto de dos semanas con grabaciones reales antes de que nadie firme. SozAI es una opción para equipos que quieren transcripciones y notas sin bot, en muchos idiomas, a $12.99 al mes o $99.99 al año por puesto; hoy es la opción equivocada si necesitas SSO, un informe SOC 2 o un espacio de trabajo de equipo compartido.

## Parte de lo que se graba

La misma palabra, transcripción, abarca productos pensados para trabajos muy distintos. Elige primero la categoría y compara después a los proveedores dentro de ella.

| Qué grabas | Categoría que mirar | La contrapartida |
| --- | --- | --- |
| Videollamadas, con notas para todos después | Asistentes de reuniones que añaden un bot a la llamada | El menor esfuerzo por reunión. El precio es un participante extra, el acceso a tu calendario y clientes que a veces preguntan qué es. |
| Llamadas que prefieres grabar desde tu propio ordenador | Grabadoras sin bot que capturan el sonido de la llamada en tu máquina | Alguien tiene que pulsar grabar. Nadie al otro lado ve un participante nuevo. |
| Reuniones y entrevistas en una sala | Una app de teléfono sobre la mesa | Las etiquetas de interlocutor y el micrófono del teléfono importan más que cualquier lista de funciones. |
| Un archivo de grabaciones atrasadas | Herramientas de subida de archivos | Comprueba el límite de tamaño, el límite de duración de un archivo y cualquier tope de archivos al mes. |
| Un acta judicial o una transcripción certificada | Un servicio de transcripción humana | Más lento y con precio por minuto. Los borradores de IA son copias de trabajo, no registros. |
| Información de pacientes en EE. UU. | Proveedores que firman un BAA | La mayoría de las herramientas generales, SozAI incluido, no lo firman. |

## Doce criterios y cómo responde SozAI a cada uno

La columna de la derecha es nuestra propia respuesta a octubre de 2026, escrita para que puedas comprobarla en vez de fiarte de ella.

| Criterio | Qué comprobar | La respuesta de SozAI |
| --- | --- | --- |
| Idiomas | Prueba tus propios acentos. Pregunta si hay que fijar el idioma de cada archivo y qué pasa cuando un interlocutor cambia de idioma a mitad de frase. | 99 idiomas, detectados por archivo sin ningún ajuste. Nuestra prueba publicada con frases cortas leídas: tasa de error de palabras del 1,8 % en español, 3,6 % en inglés, 8,0 % en portugués, 19,6 % en árabe y 50 % en kazajo. Las grabaciones con varios idiomas no se han medido. |
| Etiquetas de interlocutor | ¿Se distinguen los interlocutores por la voz? ¿Se pueden renombrar y llegan los nombres a la exportación? | Por la voz en archivos y grabaciones; en un enlace de YouTube, un modelo de IA lo deduce por las palabras. Renombrar funciona en la app del teléfono y en la web; Mac e iPad todavía no pueden renombrar. Todas las exportaciones salvo SRT llevan los nombres. |
| Bot o sin bot | ¿Se añade algo a la llamada? ¿La herramienta lee tu calendario o escribe a los participantes? | Sin bot y sin acceso al calendario. La app web graba una llamada abierta en Chrome o Edge; la app de Mac graba el sonido del Mac; los teléfonos graban la sala. |
| Dónde se guardan los datos | Pide la lista de subencargados del tratamiento con un país para cada uno y lo que recibe cada uno. | Los archivos se guardan en nuestros servidores en Alemania (Hetzner). El reconocimiento de voz de archivos y grabaciones se ejecuta en AssemblyAI, en EE. UU. Todas las empresas figuran en nuestra [lista de subencargados del tratamiento](https://sozai.app/subprocessors/). |
| Entrenamiento con tus datos | Consíguelo por escrito y pide lo mismo a cada subencargado. | Nuestro código nunca envía grabaciones a entrenar modelos. Los socios trabajan con sus propias condiciones, enlazadas desde la lista de subencargados del tratamiento. Las herramientas gratuitas de sozai.app usan modelos de IA gratuitos, así que no pongas en ellas texto confidencial. |
| Eliminación y conservación | ¿Qué borra eliminar? ¿Cuánto tiempo lo conservan las copias de seguridad? | El usuario elimina por sí mismo una grabación o toda la cuenta. Eso la borra de nuestros servidores; las copias de seguridad cifradas de la base de datos se conservan hasta 12 meses, y la copia del socio de reconocimiento de voz no se elimina. Cada cuenta puede hacer que el audio se elimine automáticamente, 30 días después de la transcripción o justo después. |
| Exportaciones | Formatos, nombres de interlocutores en ellos, exportación de muchos archivos a la vez. Irse debería salir barato. | Apps: PDF, TXT, SRT, VTT, JSON. Web: TXT (con códigos de tiempo e interlocutores opcionales), SRT y VTT, además de un único TXT para muchas grabaciones a la vez. Sin exportación a Word. |
| Plataformas | Dónde graba la gente de verdad: teléfono, portátil, navegador en un ordenador de trabajo restringido. | Teléfonos y tabletas (iPhone, iPad, Android), Mac, la app web y las extensiones de Chrome. Una cuenta para todo. |
| Modelo de precios y topes | ¿Por minuto o por puesto? Topes mensuales de minutos, número de archivos, duración de un archivo. Lee la letra pequeña de los planes que se venden como sin límite. | Por puesto. Hasta 700 horas de transcripción por puesto; archivos de hasta 500 MB; una grabación web de hasta 3 horas. Las reuniones grabadas en la app de Mac se transcriben en el Mac y no consumen minutos. |
| Cancelación y reembolsos | Pruebas que se convierten en un cobro, avisos de renovación, plazo de reembolso. | Ninguna prueba que se convierta en cobro: 30 minutos gratis una sola vez por cuenta, sin tarjeta. Cancela cuando quieras y conserva Premium hasta el final del periodo pagado. Los reembolsos en la web siguen la [política de reembolso](https://sozai.app/refund-policy/). |
| Funciones de administración | Espacio de trabajo compartido, roles, aprovisionamiento, registro de auditoría, inicio de sesión mediante tu proveedor de identidad. | Un gestor compra puestos e invita a las personas. Sin espacio de trabajo compartido ni roles. Sin SSO ni SCIM. Sin registro de auditoría. |
| Certificaciones | Pide el informe en sí y de quién es: del proveedor o de su proveedor de alojamiento. | Sin informe SOC 2 y sin BAA de HIPAA. Los centros de datos de Hetzner tienen la certificación ISO/IEC 27001; el certificado es de Hetzner, no nuestro. |

## Un bot o grabarlo tú mismo

Esta es la elección que decide casi todo lo demás, y las reseñas de herramientas de reuniones vuelven a ella más que a cualquier otra cosa.

|  | Un bot en la llamada (bots como Otter, Fireflies, Fathom, Read) | Grabar desde tu propio dispositivo |
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| Esfuerzo por reunión | Ninguno una vez conectado el calendario | Alguien pulsa grabar |
| Lo que ven los demás participantes | Un participante extra con nombre | Nada nuevo en la llamada; les dices que estás grabando |
| Acceso que necesita | Tu calendario, a menudo tus enlaces de reunión | Tu micrófono y el sonido de la llamada en tu ordenador |
| Quién recibe las notas | Depende de la herramienta; algunas las envían por correo a todos los asistentes | Quien tú decidas |
| Reuniones en una sala | Un bot no oye la sala; necesitas una grabadora aparte | La misma app, en un teléfono |

Ninguna de las dos opciones resuelve el consentimiento. Elijas la que elijas, avisa a las personas de la llamada de que se graba y cumple la ley sobre grabaciones del lugar donde estáis tú y ellas.

## Preguntas que enviar a cada proveedor

1. ¿Qué empresas reciben nuestro audio o nuestras transcripciones? ¿En qué países y para qué?
2. ¿Entrenáis modelos con nuestros datos, vosotros o alguna de ellas? ¿Dónde consta?
3. Cuando un usuario elimina una grabación, ¿qué copias se borran y cuánto tiempo la conservan las copias de seguridad?
4. ¿Qué limita exactamente nuestro uso? ¿Minutos, número de archivos, duración de un archivo, límites diarios?
5. ¿Qué pasa en la renovación? ¿Enviáis un aviso y cuál es el plazo de reembolso?
6. ¿Podemos exportarlo todo, con los nombres de los interlocutores, en un formato que lean nuestras otras herramientas?
7. ¿Algo se une a nuestras llamadas o escribe a nuestros participantes?
8. ¿Qué informes de seguridad nos podéis enviar y de quién son?
9. ¿Quién es el vendedor en nuestra factura y puede llevar nuestro número de identificación fiscal?
10. ¿Cómo llegamos a una persona en soporte y con qué rapidez responde?

## Un piloto de dos semanas

Un piloto existe para encontrar las grabaciones que rompen la herramienta, así que reúne las difíciles a propósito.

1. Elige de tres a cinco personas que graben cosas distintas. Una debería ser la que más se queja.
2. Reúne diez grabaciones reales: una sala con ruido, un acento marcado, dos idiomas en una misma conversación, al menos seis interlocutores, una entrevista por teléfono y el archivo más largo que tengas.
3. Pasa las diez por cada herramienta de la lista. Usa los minutos gratis donde los haya.
4. Cronometra la limpieza. Los minutos de corrección por hora de audio son la cifra que distingue unas herramientas de otras; un resumen que se lee bien puede aun así poner palabras en boca de alguien.
5. Revisa línea a línea las etiquetas de interlocutor en el archivo de seis interlocutores.
6. Exporta al lugar donde el texto acabará de verdad, por ejemplo un editor de documentos o un programa de codificación, y mira qué sobrevive al viaje.
7. Elimina una grabación y una cuenta. Comprueba qué dice el proveedor que queda.
8. Lee una factura; después cancela una suscripción y anota cuántos pasos llevó.
9. Haz a soporte una pregunta real y cronometra la respuesta.
10. Puntúa cada herramienta primero por tiempo de limpieza y etiquetas, y después por la exportación y las respuestas a las preguntas al proveedor. El precio va el último, porque una herramienta barata que duplica el tiempo de limpieza es la cara.

Con SozAI, cada persona del piloto puede usar los 30 minutos gratis en su propia cuenta, así que el piloto en sí no cuesta nada. Comprar puestos después se explica en [cómo comprar SozAI para un equipo](https://sozai.app/business/buying/).

## Cuándo SozAI no es la elección adecuada

Elige otra cosa si tu revisión de seguridad exige un informe SOC 2 o inicio de sesión único. Tampoco hay registro de auditoría. Elige otra cosa si un responsable debe ver todas las grabaciones en una única biblioteca compartida, o si quieres notas de todas las reuniones del calendario sin que nadie pulse grabar. Los datos de pacientes necesitan un proveedor que firme un BAA. Un acta judicial necesita un servicio de transcripción humana.

SozAI encaja con un equipo cuyas personas graban sus propias entrevistas y reuniones en muchos idiomas y no quieren ningún bot en sus llamadas. Cómo se ve eso para [redacciones](https://sozai.app/business/newsrooms/), [equipos de investigación](https://sozai.app/business/research-teams/) y [consultores](https://sozai.app/business/consultants/) está en páginas aparte, y la visión general está en [SozAI para equipos](https://sozai.app/business/). Los detalles detrás de la columna de la derecha están en nuestra [página de seguridad](https://sozai.app/security/).

Actualizado: 27 de octubre de 2026 Por [Merey Tleugazin](https://sozai.app/es/about/merey/)

Respuestas

## Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor forma de elegir un software de transcripción para una empresa?

Decide primero qué grabas y dónde, y después prueba las herramientas candidatas con diez grabaciones tuyas durante dos semanas. Puntúalas por tiempo de limpieza por hora de audio y por etiquetas de interlocutor, y después por las respuestas del proveedor sobre los datos. Mira el precio el último.

¿Es mejor para un equipo un bot de reuniones o una grabadora sin bot?

Depende de quién esté en tus llamadas. Un bot no exige esfuerzo por reunión, pero aparece como participante y necesita tu calendario; una grabadora sin bot necesita que alguien pulse grabar y no añade nada a la llamada, lo que los clientes suelen preferir.

¿Tiene SozAI un informe SOC 2 o SSO?

No. SozAI no tiene informe SOC 2 ni inicio de sesión único; se inicia sesión con una cuenta de Google o Apple, o con un código de un solo uso por correo. Los servidores están en Hetzner, en Alemania, cuyos centros de datos tienen la certificación ISO/IEC 27001, un certificado que es de Hetzner, no nuestro.

¿Qué preguntas debo hacer a un proveedor de transcripción sobre los datos?

Pregunta qué empresas reciben tu audio y en qué países, si alguna entrena modelos con él y qué copias se borran cuando un usuario elimina una grabación. Pregunta también cuánto tiempo conservan las copias de seguridad los datos eliminados.

¿Cuánto debe durar un piloto de un software de transcripción?

Dos semanas bastan para entre tres y cinco personas y unas diez grabaciones difíciles. Es suficiente para cubrir los casos duros (ruido, acentos, muchos interlocutores) y una prueba de cancelación.

¿Cumple SozAI con HIPAA?

No. SozAI no firma un BAA, así que no debe usarse para información de pacientes en EE. UU. Sirve para entrevistas y reuniones de trabajo.

¿Cuánto puede durar una grabación o un archivo en SozAI?

Un archivo subido puede pesar hasta 500 MB, y una grabación hecha en la app web se detiene sola a las 3 horas. Cada puesto incluye hasta 700 horas de transcripción.

Convierte tu próxima grabación en texto

Graba, sube un archivo o pega un enlace. Recibirás la transcripción, los hablantes y un resumen.

 [Probarlo con una de mis grabaciones](https://web.sozai.app/)

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